Análise E Redesenho De Processos

1. Resumo

A análise e redesenho de processos é uma atividade de grande relevância e, se bem feita, pode elevar a eficiência na produtividade das empresas, de modo a cortar gastos desnecessários, obter o máximo dos empregados e maximizar a qualidade do produto oferecido ao cliente.

Temos como objetivo, levar ao aluno de administração o conhecimento de como trabalhar com processos, uma vez que, muitas das vezes, este é um dos encargos daqueles que adquirem um estágio na área.

Portanto, buscamos transmitir tal conhecimento através de uma metodologia simples, explicando o passo a passo dos procedimentos para que, por fim, o leitor possa compreender as funções e atividades contidas em um processo, e a importância, em determinada situação, de sua reengenharia.

2. Conceito de processo

“Processo é a forma pela qual um conjunto de atividades cria, trabalha ou transforma insumos (entradas), agregando-lhes valor, com a finalidade de produzir bens ou serviços, com qualidade, para serem entregues a clientes (saídas), sejam eles internos ou externos ”.

O processo tem como função essencial produzir bens ou serviços de maneira ordenada e repetitiva, primando pela excelência do produto. Quando uma atividade não apresenta bons resultados, surge a necessidade de redesenhar o processo envolvido a fim de otimizar sua eficiência e alcançar seu potencial máximo.

Exemplo:

 Processo de entrada, armazenamento e distribuição de alimentos em um restaurante;

 Definição de cargos e salários dos colaboradores;

 Folha Salarial.

3. Análise de Processos

Ao se fazer a análise de um processo, o analista deve se atentar a, antes de tudo, entender o processo, de modo a compreender as necessidades do cliente e saber distinguir as necessidades primárias das secundárias para que, dessa forma, a análise seja eficiente.

Após feito isso, deve-se levantar e documentar os dados inerentes ao processo a ser analisado. Esta é uma tarefa difícil, mas de suma importância para a decorrência da atividade, pois é através desse procedimento que o analista será capaz de compreender todas as variáveis do processo.

Os analistas possuem basicamente, três ferramentas para que sejam levantados os dados. São elas as entrevistas, os questionários e a observação em campo. Cada uma dessas técnicas possui seus pontos positivos e negativos frente a determinadas situações. Dessa forma, cabe ao analista avaliar qual é a mais cabível e mais eficiente para o tipo de trabalho a ser realizado.

Concluído o levantamento das informações necessárias, deve-se agora, documentá-las. Normalmente, para que seja feita essa documentação, utiliza-se um fluxograma – o que permite que a empresa, através de seu analista, tenha em mãos um conjunto de valiosas informações que podem levá-la a aumentar sua produtividade, melhorar a qualidade dos produtos e evitar que haja uma má distribuição dos seus empregados em suas funções, permitindo, assim, uma participação mais efetiva na vida da empresa.

Feito o fluxograma, o próximo passo é, finalmente, analisar o processo. Sua análise requer certa experiência, não é tão fácil lidar com toda a simbologia utilizada nem conseguir fazer uma análise efetiva.

A análise pode começar a partir de cinco perguntas básicas:

 Qual o motivo da existência das atividades que o compõem?

 Há alguma atividade cuja existência é desnecessária?

 É possível eliminar alguma atividade?

 Há a possibilidade de unir várias atividades em uma única?

 Há a necessidade de criar uma nova atividade?

Respondidas corretamente essas perguntas, o analista obtém uma base do que deverá ser feito na seqüência: se será necessário um redesenho ou não.

Outra forma de se fazer essa análise é através da análise SWOT . Nessa técnica, dispõe-se os quatro pontos que serão analisados: pontos positivos e negativos, oportunidades e ameaças – contrapondo pontos positivos e oportunidades; e pontos negativos e ameaças.

A partir daí, listam-se todos os pontos positivos, depois, listam-se as oportunidades que estes pontos positivos geram. Na seqüência, listam-se os pontos negativos e as ameaças geradas por eles.

Ao final desta análise, o foco deve ser, nas palavras de Tadeu Cruz, “concentrar-nos em desenvolver as oportunidades e atacar as ameaças de forma objetiva”, para que seja evitada a perda de tempo com coisas irrelevantes.

Uma vez que tenha sido analisado o processo, inicia-se o desenvolvimento da solução, a qual foi objetivada até aqui. A solução pode ser a:

 Racionalização: se o observado na análise remontar a uma necessidade de simplificação do processo. Pode ser feita através de cortes ou modificações de determinadas atividades;

 Implementação de um Programa de Qualidade: a implementação de um programa de qualidade visa, principalmente, tornar eficiente o método de produção da empresa. Mais a frente será tratado mais especificamente sobre isso;

 Análise de Valor : ferramenta que permite a redução de até 60% nos custos de produção. É realizada através da identificação de pontos relevantes dentro da cadeia produtiva;

 Redesenho: caso nenhuma das outras soluções seja cabível, resta, finalmente, o redenho do processo. Procedimento onde é feita a reengenharia total do processo a fim de implantar as melhorias necessárias observadas pelo analista.

4. Redesenho de Processos

A gestão dos processos muitas vezes atinge o limite de sua capacidade de maximizar sua produtividade. Condições estruturais, novos objetivos e estratégias organizacionais,

transformações da base tecnológica, alterações de expectativas dos clientes, mudanças legais, obsolescência de sistemas e equipamentos e outros motivos podem levar à identificação da necessidade de realizar transformações estruturais nos processos, o chamado redesenho dos processos.

A decisão de redesenhar processos exige uma cuidadosa reflexão prévia. É preciso ter clareza dos benefícios pretendidos e estabelecer diretrizes e orientações gerais quanto às expectativas para os processos redesenhados. Além disso, face ao