Controle os custos operacionais e de manutenção da academia

1. Introdução

O presente documento visa estabelecer os aspectos gerais sobre o processo de construção do sistema para o gerenciamento de academia esportiva. Já existem no mercado outras ferramentas semelhantes, mas essas muitas vezes são custosas o que impossibilita o uso por empresas menores.

Este documento será utilizado pela equipe de desenvolvimento como orientador de etapas e processos a serem seguidos. Serão abordadas informações como andamento do projeto, estimativas de custos, cronogramas, riscos envolvidos nas diversas etapas do projeto e alocação de recursos humanos e tecnológicos.

2. Objetivos

2.1 Objetivos geral

O sistema tem como idéia principal controlar o funcionamento e custos de manutenção da academia. Para tal fim, foi idealizada uma ferramenta de gerenciamento que permitirá a administração e monitoramento dos diversos aspectos necessários ao funcionamento de uma academia. A ferramenta provirá uma interface de acesso fácil e de alto nível divida em módulos de uso de acordo com o nível de acesso do usuário. Outro Objetivo também é proporcionar um software de baixo custo e que seja viável para academias de pequeno e médio porte.

2.1 Objetivos específicos

O aplicativo da academia será dividido em módulos que terão acesso protegido e serão liberados mediante identificação do usuário. A divisão dos módulos de acesso será a seguinte:

• Gerenciamento: É responsável pelo controle de toda a academia, provendo meios para gerenciar a contratação e pagamento de funcionários assim como horário de trabalho e controle de frequência dos mesmo, horário de aulas, compra, venda e catalogação dos equipamentos, geração de dados de frequência de alunos e horários mais frequentados, entre outras.

• Financeiro: Possibilitará o controle financeiro da academia, controlando todo o fluxo de caixa como pagamentos de funcionários, mensalidade de alunos, gastos com manutenção, produtos de limpeza, etc.

• Controle: Gerenciará as informações cadastrais do aluno e receber seus pagamentos. Possibilita a marcação de horários de atividades opcionais, avaliações físicas, entre outras. Será utilizada também para o acesso do aluno à academia, verificando se o mesmo se encontra em dia com a mensalidade.

3. Definição da Abrangência

Macro Função Nome do Responsável Descrição

Gerenciador de Clientes Secretario(a)

Cliente Responsável pelas seguintes funcionalidades: Adicionar Cliente, Remover Cliente, Alterar Cadastro, Checar Condição de pagamento, Solicitar Avaliação Física.

Gerenciador de Funcionários Gerente Responsável pelas seguintes funcionalidades: Adicionar Funcionário, Remover Funcionário, Alterar Cadastro, Adicionar Cargo.

Gerenciador de Equipamentos Secretario(a)

Gerente

Instrutor Responsável pelas seguintes funcionalidades: Adicionar Equipamento, Remover Equipamento ,Solicitar Reparo.

Gerenciador de Fornecedores Gerente Responsável pelas seguintes funcionalidades: Adicionar Fornecedor, Remover Fornecedor, Solicitar Equipamento/Produtos Fornecedor.

Gerenciador de Custos Gerente Responsável pelas seguintes funcionalidades: Adicionar Conta, Remover Conta, Solicitar Relatório de Custos.

Gerenciar Vendas/Materiais Gerente

Secretário(a) Responsável pelas seguintes funcionalidades: Adicionar Produtos/Materiais Remover Produtos/Materiais, Solicitar Relatório de Produtos/Materiais, Controle Estoque.

4. Analise de requisitos

4.1 Requisitos funcionais

• O sistema deve cadastrar o cliente/aluno; (Essencial)

• O sistema deve cadastrar os funcionários: professor, instrutor, secretaria; (Essencial)

• O sistema deve cadastrar digital (indicador) do cliente, instrutor, professor e secretaria. (Opcional)

• O sistema deve poder consultar os cadastros dos clientes; (Essencial)

• O sistema deve poder consultar os cadastros dos funcionários; (Essencial)

• O sistema deve agendar avaliação médica para o início do treinamento; (Essencial)

• O sistema deve controlar o fluxo do caixa; (Essencial)

• O sistema deve gerar o faturamento diários, mensais, semestrais e anuais; (Essencial)

• O sistema deve registrar produtos para venda: suplementos, massas, roupas e materiais esportivos;(Opcional)

• O Sistema deve gerenciar os equipamentos de forma com que pudesse solicitar novos equipamentos e reparos dos já existentes. (Essencial)

• O Sistema deve gerenciar as informações relacionadas aos cursos como: frequência, Clientes participantes e Professores. (Opcional)

4.2 Requisitos não-funcionais

• O sistema deve ter segurança de acesso; (Essencial)

• Apresentação da logomarca da academia na tela inicial;(Opcional)

• Interface simples objetiva e funcional; (Essencial)

• Implementação de rotinas de backup; (Essencial)

• Sistema 'no-break' em caso de queda de energia;(Opcional)

• Treinamento aos usuários uma vez na semana;(Opcional)

• Acesso diferenciado (com privilégios diferenciados) para cada tipo de usuário através de senha.

5. Viabilidade

O custo do projeto foi baseado nos custo de trabalho de integrante da equipe. A remuneração de cada membro da equipe com sua respectiva função está descrita na tabela abaixo.

Cargo Carga horária diária (horas) Custo