Estudo De Caso

INTRODUÇÃO

É sabido que se vive em um tempo de rápidas mudanças, onde novos desafios e novas oportunidades surgem a todo o momento, sendo que, para isso, é necessário que haja cada vez mais o incremento de desempenho por parte das empresas, a fim de atingirem sua eficácia para se manterem competitivas no mercado global.

De acordo com os conceitos teóricos estudados nesse semestre, o trabalho em questão diz respeito à Gestão da Informação, que é um conjunto de componentes inter-relacionados que coleta, armazena e distribui informações a apoiar a tomada de decisões.

A partir dos fundamentos teóricos das disciplinas do semestre letivo e da observação, descrição e análise de importantes temas e desafios presentes em uma organização, foi possível a realização da APS (Atividades Práticas Supervisionadas). Trata-se de um trabalho semestral, extraclasse e em equipes, tendo por objetivo contrapor a teoria com a prática, ou seja, relacionar a teoria adquirida em sala de aula com a realidade. Assim, fazer com que os alunos tenham uma visão crítica de uma situação real, tendo como objetivos a contribuição no desenvolvimento dos mesmos para as competências requeridas futuramente no mercado de trabalho, contrapondo esta com os fundamentos teóricos da disciplina de Gestão da Informação do curso de Administração da Universidade Paulista.

A organização em estudo trata-se de uma empresa privada de médio porte do ramo supermercadista situada no município de Nova Granada, no estado de São Paulo.

Para a elaboração desse trabalho foi feito um estudo através de conceitos baseado em obras de especialistas no assunto, resultando, portanto em uma fundamentação teórica, com intuito de aprofundar os temas abordados pelos professores em sala de aula. Dando continuidade ao trabalho, houve uma visita técnica à empresa estudada.

Enfim, para a realização da análise das condições encontradas na organização, houve a necessidade de contrapor a teoria com a situação real da mesma, a fim de concluir o trabalho com a sugestão de melhoria.

1 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA

Atualmente, todos acreditam que a gestão da informação é essencial para as organizações, pois através dela é possível sobreviver e prosperar. Auxiliam as empresas a estender seu alcance a locais distantes, oferecer novos produtos ou serviços, além de reorganizar fluxos de tarefas/trabalho e até mesmo transformar radicalmente o modo de conduzir a organização.

Tornou-se essencial para ajudar a organização a enfrentar as mudanças nas economias globais e na empresa comercial. Essa gestão oferece a empresa comunicação e ferramentas para conduzir e administrar em escala global. Pode ser comparado como alicerce de novos produtos e serviços, permite que as empresas adotem uma estrutura descentralizada e torna-se mais flexíveis de funcionários e administradores.

Um sistema pode ser definido como um conjunto de partes que formam um todo com um determinado objetivo e efetuam determinada função. Já gerencial é um processo administrativo voltado para resultados. Podemos definir como sendo um processo de transformação de dados em informação. E, quando esse processo está voltado para a geração de informações que são necessárias e utilizadas no processo decisório da empresa, definimos como sistema de informações gerenciais.

A gestão da informação é um sistema de pessoas, equipamentos, procedimentos, documentos e comunicações que coleta, valida, executa operações, transforma, armazena, recupera e apresenta dados para uso no planejamento, orçamento, contabilidade, controle entre outros processos gerenciais de fins administrativos.

Como o objetivo é tornar-se mais competitiva e eficiente, a gestão da informação transforma a empresas em organizações digitais, onde quase todos os seus processos e relacionamentos são habilitados digitalmente.

As empresas buscam com esta tecnologia resolver problemas organizacionais, reagir a uma mudança de ambiente frente a concorrentes, melhorar o atendimento das demandas dos clientes, a negociação com fornecedores. Por isso, os sistemas de informações são classificados por especialidades funcionais e pelo tipo de problemas que eles enfocam dentro da organização. Nesses sistemas trabalha-se com três diferentes tipos de abordagens, que são elas: estratégica, tática e operacional.

“A Gestão da informação pode ser definida tecnicamente como um conjunto de componentes inter-relacionados que coleta, processa, armazena e distribui informações destinadas a apoiar a tomada de decisões, a coordenação e o controle de uma organização. Além de dar suporte à tomada de decisões, à coordenação e ao controle, esses sistemas também auxiliam os gerentes e trabalhadores a analisar problemas, visualizar assuntos complexos criar novos produtos.” (LAUDON e LAUDON, 2005, p. 7).

Conforme Laudon (2005), a gestão da informação contém informações sobre pessoas, locais e coisas significativas. A informação quer dizer dados apresentados significativos e úteis para a organização. Os dados são decorrentes de fatos que representam eventos que estão ocorrendo no ambiente físico, antes de terem sido planejados.

As três atividades necessárias para que seja produzida a informação na qual as organizações necessitam para a tomada de decisões, controlar operações, analisar problemas e criar novos produtos ou serviços, são:

Entrada: captura/coleta de dados dentro da organização ou no seu ambiente externo;

Processamento: converte os dados de maneira significativa;

Saída: transfere as informações processadas para as pessoas que a utilizarão.

Laudon (2005), em sua obra ilustra da seguinte maneira:

Figura. 1 – Funções de um Sistema de Informação. Laudon, 2005, p.8.

[...] esse sistema contém informação sobre uma organização e o ambiente que a cerca. Três atividades básicas – entrada, processamento e saída – produzem as informações de que as organizações necessitam. Feedback é a saída que volta e determinadas pessoas e atividades para analise e refino da entrada. Fatores ambientais, como clientes, acionistas, fornecedores, concorrentes e agencias regulamentadoras, interagem com a organização e seus sistemas de informação.

(LAUDON e LAUDON, 2005, p. 8).

“A Gestão da Informação desempenha um papel fundamental nas organizações atuais e afeta diretamente o modo como os administradores decidem, planejam