Fase III E Fase V TCC - Implementação De Um Sistema De Gestão Ambiental

Fase III: Atualização do Sistema de Gestão Ambiental

A Fase III, fase de atualização consiste em 17 passos:

1. Definir a estrutura de documentação e o sumário do manual ambiental.

2. Formar e trinar os subcomitês.

3. Preparar as seções individuais do manual ambiental.

4. Preparar os fluxogramas das atividades ou processos do SGA.

5. Orientar o teste de verificação do processo para avaliar a precisão do fluxograma.

6. Comparar os processos atuais com a ISO 14001 e níveis de desempenho ambiental minimamente aceitáveis e identificar as discrepâncias.

7. Alterar os fluxogramas de processo para corrigir as discrepâncias e incluir as atualizações sugeridas.

8. Documentar as atividades ou processos.

9. Comparar o procedimento inicial aos documentos relacionados no manual ambiental para identificar discrepâncias e inadequações. Alterar, então, a documentação, para corrigir quaisquer discrepâncias ou inadequações.

10. Analisar cada procedimento e seu fluxograma de apoio para identificar as atividades que requerem instruções ou controles operacionais documentados (documentos de nível três).

11. Selecionar pessoas ou equipes para produzirem os controles operacionais ou instruções necessárias.

12. Preparar uma matriz de inter-relação e analisa-la para identificar documentos que faltam.

13. Preparar os documentos que faltam.

14. Expandir as atividades de gestão da mudança organizacional.

15. Circular os documentos para comentários e aprovações.

16. Enviar os documentos para a agência de certificação para análise e comentários.

17. Liberar os documentos preliminares somente para estudo-piloto.

Durante a Fase III, a ESA deve criar os subcomitês responsáveis por documentar e/ou atualizar os processos do SGA existente e sua documentação para que fiquem em conformidade com os requisitos definidos na norma ISO 14001, acrescidos de quaisquer outros requisitos que a organização introduziu no SGA. Umas das principais vantagens de atualizar o SGA é o desafio ao sistema existente e a criação de um novo sistema que esteja mais alinhado com as melhores práticas e ofereça mais recursos à organização. O novo SGA deve funcionar num ambiente que se transforma consistentemente e deve, por isso, ser de ação preventiva e não de ação corretiva.

Acrescente-se a essas considerações a complexidade organizacional. Ao redesenhar o SGA, você deve considerar a força de trabalho em permanente mutação numa organização de base tecnológica e informativa, que elimina grande parte do controle e direção oferecidos pela administração. Esse novo mundo de organizações concentradas no cliente e energizadas pelo corpo funcional fez novas exigências ao SGA, tornando obsoletas, as que antes eram relevantes.

Hoje, o sistema de gestão ambiental precisa ser proativo e preventivo em vez de reativo e corretivo com era antes. Aproveite o redesenho de seu SGA para recriar e reinventar processos comerciais que darão à organização uma vantagem competitiva. Você é chamado a agir toda vez que ouvir “Esta é a maneira como fazemos há muitos anos.”

Cada membro de cada subcomitê dever ser treinado em todos os requisitos necessários para a conformidade com a ISO 14001 e deve saber por que esses requisitos são necessários para ajudar a organização a funcionar melhor. Se for caro atualizar o SGA e/ou a organização estiver planejando a certificação, todos os funcionários devem receber treinamento inicial relacionado à política ambiental e aspectos ambientais relativos à sua função. Deve entender completamente por que a atualização do SGA é importante para a organização. O treinamento é exigido durante a fase III porque muitos funcionários de nível operacional estarão envolvidos no preparo do novo SGA, ou por terem que documentar suas atividades ou por meio de entrevistas com membros do subcomitê ambiental. O resultado da Fase III será o conjunto de

documentos ambientais e um conjunto de procedimentos de apoio, um conjunto de instruções de trabalho, e um conjunto de níveis de desempenho ambiental minimamente aceitáveis. Todos terão sido analisados e aprovados pela função apropriada.

Fase IV: Implementação

A Fase IV, da implementação, consiste em 12 passos:

1. Determinar quando os conjuntos de documentos estão prontos para implementação.

2. Expandir o SGA e as atividades individuais de gestão da mudança organizacional.

3. Desenvolver um plano de implementação de conjunto de documentos.

4. Definir a área piloto e preparar o plano de estudo-piloto.

5. Executar o plano de estudo-piloto.

6. Analisar os resultados-piloto e alterar os processos ou atividades, se necessário.

7. Circular a documentação analisada para divulgação formal.

8. Implementar o conjunto de documentos divulgados formalmente.

9. Avaliar os novos processos, para identificar falhas e corrigi-las antes de se tornarem problemas.

10. Realizar auditorias internas.

11. Medir o nível de desempenho das atividades/processos do SGA.

12. Analisar o sistema de gestão ambiental em sua totalidade.

Fase V: Auditoria, Avaliação e Análise

A fase V, fase de auditoria, consiste em seis passos:

1. Estabelecer e manter o processo de auto avaliação do funcionário.

2.