Gerenciamento De Custos

Gerenciamento de custoUm projeto só pode ser considerado totalmente implantado com sucesso se a relação “previsto x realizado” atender plenamente o escopo elaborado previamente, e isto é de extrema relevância tanto na sua concepção técnica quanto fincanceira, e dentro do cronograma preestabelecido.

É de suma importância a elaboração do planejamento financeiro e o controle de sua execução nos projetos, e que sejam abordados seus principais aspectos. Para tanto se devem buscar no referencial teórico os aspectos do planejamento e controle financeiro, em que o planejamento financeiro seja o processo formal que conduz o gerente a acompanhar as diretrizes de mudanças e a rever, quando necessário, as metas já estabelecidas. Por sua vez, o controle financeiro é uma função do processo administrativo que procura medir e avaliar o desempenho e o resultado das ações a fim de auxiliar na tomada de decisão.

O planejamento dos recursos envolve determinar quais recursos físicos (pessoas, equipamentos e materiais) e quais quantidades de cada um desses recursos devem ser usados para a realização das atividades do projeto. A estimativa dos custos inclui identificar e considerar várias alternativas durante o processo de desenvolvimento e implantação. O processo de estimativa dos custos deve considerar se o custo de qualquer trabalho adicional irá compensar a economia esperada.

O gerenciamento do custo é o acompanhamento dos recursos e custos de forma que o orçamento do projeto seja cumprido conforme o previsto. É importante quantificar o valor agregado à solução e não simplesmente ater-se ao controle de custos. De qualquer modo, em projetos de TI este controle de custos deve ser preciso, pois a constante adição de inovações devido à mudança tecnológica ou necessidade de competição com soluções similares gera incrementos de custo no decorrer do projeto.

Assim, para a elaboração do planejamento financeiro, e posterior controle, é salutar observar alguns itens que aparentemente podem ser considerados irrelevantes, mas tem um peso muito grande na análise financeira, tais como:

• Descrição do quadro de recursos

O conhecimento de quais e quantos recursos (pessoas, equipamentos, materiais, espaço) estão potencialmente disponíveis, já que a utilização de cada recurso deve ter seu custo associado.

• Custo unitário dos recursos

O indivíduo ou grupo que elabora a estimativa deve ter o conhecimento das taxas unitárias (por exemplo, custo horário de pessoal) de cada recurso com a finalidade de calcular o custo do projeto. Se as taxas não forem conhecidas, as mesmas podem ser estimadas, tomando-se o cuidado para que sempre esteja o mais proximo possível da realidade.

• Estimativa de duração da atividade

A estimativa de duração de cada atividade afetará diretamente os custos totais do projeto, pois no eixo do tempo cada recurso poderá ter insumos utilizados por prazos maiores ou menores, o que implicará nos custos de financiamento ou na gestão financeira dos recebíveis.

• Estimativas de valores: Para se determinar um valor aproximado do custo total do projeto, pode ser adotada uma das técnicas a seguir, lembrando que cada uma tem seus prós e seus contras e em função da amplitude da solução que se busca, deve-se adotar a melhor alternativa para precificar o projeto:

* Estimativa por analogia, também chamadas de estimativa top-down, utiliza-se os custos reais de projetos similares como base para a estimativa do custo do projeto em questão. É freqüentemente usada na estimativa dos custos totais do projeto quando existe uma quantidade limitada de informações detalhadas sobre o projeto (por exemplo, nas fases iniciais). Geralmente menos dispendiosas que outras técnicas, mas, também freqüentemente menos precisas. São mais confiáveis quando (a) os projetos anteriores são semelhantes de fato e não apenas na aparência (b) os indivíduos ou grupos que estão preparando as estimativas possuem a experiência ou perícia necessária.

* Estimativa de baixo para cima (bottom-up), esta técnica envolve estimar o custo individual dos itens de trabalho, depois sumarizá-los ou agregá-los para obter a estimativa total do projeto. O custo e a precisão das estimativas de baixo para cima são direcionados pelo tamanho dos itens individuais de trabalho: itens mais detalhados de trabalho aumentam tanto o custo quanto a precisão. A equipe de gerência do projeto deve pesar o aumento da precisão contra o custo adicional.

* Estimativa de custo, são avaliações quantitativas dos prováveis custos dos recursos requeridos para a implementação das atividades. Podem ser apresentadas detalhadamente ou sumarizadas. Os custos devem ser estimados para todos os recursos que estarão empenhados no projeto. Isto inclui, mas não está limitado a mão-de-obra, materiais, suprimentos e categorias especiais tais como despesas extras ou reserva de custo.

• Controle dos Custos

O controle dos custos está associado a elementos e conceitos que influenciam os fatores que criam as mudanças na meta de custo, de forma a garantir que estas mudanças sejam benéficas, assim como determinar que a meta de custo foi alterada, e gerenciar as mudanças reais quando e da forma que elas surgirem.

O controle dos custos inclui ainda: o monitoramento do desempenho do custo para detectar as variações do plano, objetivando assegurar que todas as mudanças adequadas estejam registradas corretamente no baseline de custo, impedindo que mudanças incorretas, não apropriadas ou não autorizadas sejam incluídas no baseline de custo, implicando, desta forma, Informar adequadamente as partes envolvidas das mudanças autorizadas.

O controle de custo deve estar fortemente integrado com os outros processos de controle (o controle de mudança de escopo, o controle do cronograma e o controle da qualidade). Por exemplo, uma resposta não apropriada para variações do custo pode causar problemas de qualidade ou de cronograma, ou produzir, mais adiante no projeto, um nível de risco inaceitável.

• Determinando o custo de cada elemento:

Custos referentes