MANUAL DE INVENTÁRIO

MANUAL DE PROCEDIMENTOS PARA EXECUÇÃO DE INVENTÁRIO

1 - INTRODUÇÃO

O inventário é o processo de contagem unitária dos itens de revenda existentes no estoque das lojas e centros de distribuição. Através do resultado desta contagem obtém-se a posição real do nosso estoque, unitário e financeiro, e o valor das perdas de estoque, a partir da diferença entre o estoque apurado fisicamente e o estoque existente no Sistema de Mercadorias C&C.

Além de ser uma exigência fiscal, o inventário físico de mercadorias é um indicador da situação da Empresa, e por isso, é necessário extremo rigor na sua realização e nas atividades de pré-inventário.

2 - CONCEITO

A princípio, os inventários serão realizados anualmente em todas as lojas e depósitos, em datas determinadas e aprovadas pela Diretoria da C&C, divulgadas antecipadamente à Gerências das Lojas, Depósitos, Equipe de Inventário, CPD e Contabilidade.

A execução dos inventários é de responsabilidade da Equipe de Inventário, já a sua coordenação deve ficar a cargo do Gerente Geral e do Gerente Administrativo das Lojas e Centros de Distribuição.

3 - OBJETIVO

Este manual visa estabelecer os procedimentos, descritos detalhadamente, para a execução de inventário físico das mercadorias existentes nas lojas e depósitos, desde a preparação dos locais, determinando as responsabilidades, para que o processo de contagem ocorra de forma ágil e segura, com garantia de um bom resultado.

4 - APLICAÇÃO

Equipe de Inventário, Gerência Geral e Administrativa das Lojas e CD Guarulhos e CD Rio, Promotores de Venda, Vendedores, Repositores e Operadores Comerciais.

5 - PRÉ-INVENTÁRIO

São todas as atividades do dia-a-dia que podem interferir no resultado do inventário, e o bom resultado, que depende da rapidez do processo, está diretamente relacionado com as atividades da loja.

5.1 – PREVENÇÃO DE PERDAS

Seguir criteriosamente todas as diretrizes da Coordenação de Prevenção de Perdas, com cuidados especiais para controle das mercadorias localizadas no depósito da loja, troca de mercadorias, etiquetagem e fiscalização da loja.

Os responsáveis pelas unidades deverão verificar se todas as mercadorias encontram-se etiquetadas com códigos C&C ou códigos de barra corretamente, principalmente no depósito, e quando as caixas estiverem fechadas, deverão expor um produto no lado de fora, com código visível, para facilitar a leitura dos scaners.

5.2 - ARRUMAÇÃO

A arrumação das mercadorias para contagem é o segredo do inventário. Com as mercadorias agrupadas por referência, cor e padrão, e arrumadas seguindo uma ordem de contagem a partir do local de início e um fluxo determinado de acordo com este manual, o tempo de inventário se reduz consideravelmente, além de garantir uma contagem correta e sem dúvidas durante o processo.

6 - ATIVIDADES PREPARATÓRIAS

6.1 - RESPONSABILIDADES DO GERENTE GERAL DA LOJA

• Paralisar os inventários rotativos uma semana antes da data marcada para realização do inventário geral.

• Garantir o cumprimento dos procedimentos em todo o processo de realização do inventário.

• Garantir os melhores recursos humanos e materiais possíveis, entendimento e seriedade necessários a um bom desempenho da equipe da loja.

• Definir a equipe e suas funções, com programação de horários para lanche, por escrito, com antecedência.

• Coordenar a equipe para acompanhamento da Equipe de Inventário durante as contagens.

• Orientar a equipe antecipadamente sobre os procedimentos e supervisionar seus trabalhos durante o inventário.

• Garantir que todas as mercadorias existentes na loja estejam devidamente cadastradas no Sistema.

• Garantir que todas as mercadorias estejam etiquetadas com códigos C&C ou códigos de barra.

• Garantir que todas as mercadorias sejam contadas, excetos as vendidas e baixadas do estoque.

• Garantir que todos os integrantes da equipe da loja estejam preparados e cientes da importância do inventário realizado.

6.2 - RESPONSABILIDADES DA EQUIPE DE INVENTÁRIO

• Demarcar os locais a serem inventariados com etiquetas de identificação de áreas.

• Utilizar separadores de mercadorias após as contagens realizadas e identificar os locais inventariados com etiquetas apropriadas.

• Após a contagem, eleger, por amostragem, algumas áreas para a realização de uma segunda contagem, identificando-as com etiquetas de cor diferente da utilizada na primeira contagem.

• Permanecer no estabelecimento para pesquisar as divergências, sob coordenação de responsável da Auditoria Interna presente no evento.

7 - CUIDADOS ESPECIAIS

7.1 - MERCADORIAS VENDIDAS QUE AINDA ESTÃO NA LOJA

Todas as mercadorias vendidas (com nota fiscal emitida) que ainda não foram retiradas ou entregues, deverão permanecer segregadas das demais, em local específico, identificado com aviso “não inventariar”, juntamente com as notas fiscais para verificações.

NOTA: Quando existirem mercadorias pendentes no “Retira” a loja deve entrar em contato com os clientes para agilizar a retirada.

7.2 - TRANSFERÊNCIA DE MERCADORIAS

A paralisação das transferências entre lojas, lojas e depósito, depósito e lojas, será definida no cronograma de cada inventário e deverá ser obedecida rigorosamente.

7.3 – RECEBIMENTO DE MERCADORIAS

Todas