Modelo de planejamento e organização da reunião

1 INTRODUÇÃO

Reunião se caracteriza pelo encontro entre duas ou mais pessoas com a finalidade de apresentar, debater e discutir tópicos relativos ao tema central escolhido (NAKANE, 2000).

A reunião é uma importante ferramenta de comunicação e, durante a comunicação, as pessoas visam formar um entendimento comum ao compartilhar ideias, discutir, negociar e tomar decisões (FUKS et al., 2002).

Segundo Cibotto e Tide (2010), a principal responsabilidade pelo sucesso da reunião é daquele que a conduz, ou de quem convocou a reunião. Mas, todos os participantes devem contribuir para fazer a reunião eficaz. As reuniões podem ser muito úteis quando se trata de tomar alguma decisão. Mas, na maioria das vezes, consomem tempo dos participantes, sem trazer resultados proveitosos.

O presente trabalho vem ilustrar um modelo de planejamento e organização de uma reunião a ser realizada em um condomínio residencial, para definir estratégias e ferramentas para melhorar o bem estar e melhor convivência dos moradores.

 

2 REFERENCIAL TEÓRICO

2.1 Evento

Reunião de Condomínio Ponto Imperial

2.2 Especificação do Evento

Tipo: Reunião

Data: 20/03/2014

Local: Salão de Festas do Condomínio Ponto Imperial

Duração prevista: Inicio 19:30 h Término: 22:00 h

N° de participantes: 66

Promotor: Sindico

2.3 Justificativa e Objetivos

Devido ao aumento na quantidade de moradores, é importante definir regras, padrões e procedimentos de normas e condutas do condomínio. Além disso, será definido algumas melhorias a serem realizadas na área comum do condomínio.

2.3.1 Objetivo Geral

Elaborar um manual de normas, definir melhorias para o condomínio.

2.3.2 Objetivo específico

Definir um manual de normas afim de regulamentar os procedimentos e padrões das ações realizadas no condomínio pelos moradores ,como exemplo: horário de obras nos apartamentos, grades nas janelas, funcionamento do salão de festas, etc.

Levantar juntos aos moradores as necessidades de melhoria do condomínio.

2.4 Público alvo

Um representante de cada unidade (apartamento) do condomínio.

2.5 Estratégia

Os moradores receberão uma convocação da reunião por email, com os tópicos que serão discutidos na reunião, será afixado no quadro de aviso localizado nas entradas do condomínio um material impresso avisando sobre a reunião.

No dia da reunião será apresentado pelo sindico um modelo de manual de normas para apreciação, adaptação e validação das regras e procedimentos do condomínio. Além disso, os moradores poderão sugerir as melhorias a serem realizadas na área comum do condomínio, bem como definir aquelas prioritárias para execução imediata.

A validação dos objetivos da reunião será feita por meio de votação daqueles que estarão presentes no evento, sem a necessidade de quórum mínimo.

2.6 Recursos

A reunião será conduzida pelo sindico, utilizando 1 notebook, 1 impressora, 1 data show e 66 cadeiras. O espaço destinado para realização do evento será o salão de festas do condomínio.

2.7 Implantação

A reunião seguirá o cronograma abaixo:

• 19:30 - Apresentação e validação do manual de normas e conduta do condomínio;

• 21:00 - Sugestão das melhorias no condomínio;

• 21:30 - Definição das melhorias a serem executadas e prazo;

• 21:50 - Impressão e assinatura da ata de reunião;

• 22:00 - Encerramento;

2.8 Acompanhamento e controle

O processo de organização da reunião será de responsabilidade do sindico, este será responsável por disponibilizar os recursos