OSM FORMULÁRIOS

1 - FORMULÁRIOS

1.1 - Importância: meio de comunicação, transmissão e registro de informações com função de controle que é uma realidade no processo administrativo e exige determinados números de formulários. O formulário "Guia de Movimentação" apresenta informações para a movimentação física do bens patrimoniais e é importante para o Departamento de Material e Patrimônio ter ciência de onde se encontra o patrimônio da universidade. A unidade/órgão cedente deverá preencher todos os campos do formulário com os detalhamentos para a devida especificação do bem e seu respectivo número de tombamento. A Guia acompanhará o bem, devendo o recebedor assinar o campo próprio relativo ao seu recebimento, e encaminhá-la ao DMP para controle patrimonial.

1.2 - Requisito de um bom modelo de formulário: o formulário deve criar uma "atitude mental favorável" para a tarefa de preenchimento, ou seja, ter uma aparência que facilita a anotação dos registros e a compreensão do que foi registrado. O formulário "Guia de Movimentação" para preenchimento eletrônico (visto que o arquivo é editável) ou manual, para atender este requisito, apresenta em sua estrutura: espaços suficientes para as anotações, distâncias convenientes entre as linhas para o preenchimento e sequência racional e fácil para o registro. A ausência de elementos, como o título do documento realçado, que facilitam a guarda e ou arquivamento não torna o formulário analisado um bom modelo em sua plenitude.

1.3 - Formato do papel: padronizado com todas os campos relevantes em uma única folha A4 (21 cm x 29,7 cm) o que diminui os custos e a economia de papel e facilita o arquivamento, pela padronização dos tamanhos.

2 - SIG - SISTEMA DE INFORMAÇÃO GERENCIAL

2.1 - Decisões não programadas: pelo formulário "Guia de Movimentação" as decisões não podem ser determinadas antecipadamente. Com os dados disponíveis pode-se decidir se há necessidade de compra ou venda de bens patrimoniais ou se servirá apenas para controle.

2.2 - Área funcional: o formulário está numa área funcional meio na parte de administração de material cuja função é relativa ao suprimento de materiais e equipamentos, bem como a normatização, armazenamento e movimentação de materiais e equipamentos das empresas.

3 - ESTRUTURA ORGANIZACIONAL

3.1 - Linha e assessoria: o formulário "Guia de Movimentação" é de um departamento que dentro do componente da estrutura organizacional sistema de responsabilidades desenvolve atividade de linha, ou seja, que tem ação de comando e de execução dentro da universidade.

3.2 - Tipo de autoridade: em relação ao componente da estrutura organizacional, sistema de autoridades, o Departamento de Material e Patrimônio que administra os dados do formulário "Guia de Movimentação" da UFG não tem autoridade hierárquica sobre nenhuma outra unidade organizacional, mas apresenta autoridade funcional em toda a universidade ao estabelecer políticas, premissas e orientações administrativas quanto à movimentação de bens patrimoniais da UFG.

3.3 - Fluxo de informação: o formulário "Guia de Movimentação"