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ETAPA 1

A Administração de Materiais é definida como sendo um conjunto de atividades desenvolvidas dentro de uma empresa, de forma centralizada ou não, destinadas a suprir as diversas unidades, com os materiais necessários ao desempenho normal das respectivas atribuições. Tais atividades abrangem desde o circuito de reaprovisionamento, inclusive compras, o recebimento, a armazenagem dos materiais, o fornecimento dos mesmos aos órgãos requisitantes, até as operações gerais de controle de estoques etc.

Em outras palavras: “A Administração de Materiais visa à garantia de existência contínua de um estoque, organizado de modo à nunca faltar nenhum dos itens que o compõem, sem tornar excessivo o investimento total”.

A Administração de Materiais moderna é conceituada e estudada como um Sistema Integrado em que diversos subsistemas próprios interagem para constituir um todo organizado. Destina-se a dotar a administração dos meios necessários ao suprimento de materiais imprescindíveis ao funcionamento da organização, no tempo oportuno, na quantidade necessária, na qualidade requerida e pelo menor custo.

A Administração de Materiais tem por finalidade principal assegurar o contínuo abastecimento de artigos necessários para comercialização direta ou capaz de atender aos serviços executados pela empresa.

As empresas objetivam diminuir os custos operacionais para que elas e seus produtos possam ser competitivos no mercado.

Mais especificamente, os materiais precisam ser de qualidade produtiva para assegurar a aceitação do produto final. Precisam estar na empresa pronta para o consumo na data desejada e com um preço de aquisição acessível, a fim de que o produto possa ser competitivo e assim, dar à empresa um retorno satisfatório do capital investido.

Segue os principais objetivos da área de Administração de Recursos Materiais e Patrimoniais:

a) Preço Baixo - este é o objetivo mais óbvio e, certamente um dos mais importantes. Reduzir o preço de compra implica em aumentar os lucros, se mantido a mesma qualidade;

b) Alto Giro de Estoques - implica em melhor utilização do capital, aumentando o retorno sobre os investimentos e reduzindo o valor do capital de giro;

c) Baixo Custo de Aquisição e Posse - dependem fundamentalmente da eficácia das áreas de Controle de Estoques, Armazenamento e Compras;

d) Continuidade de Fornecimento - é resultado de uma análise criteriosa quando da escolha dos fornecedores. Os custos de produção, expedição e transportes são afetados diretamente por este item;

e) Consistência de Qualidade - a área de materiais é responsável apenas pela qualidade de materiais e serviços provenientes de fornecedores externos. Em algumas empresas a qualidade dos produtos e/ou serviços constitui-se no único objetivo da Gerência de Materiais;

f) Despesas com Pessoal - obtenção de melhores resultados com a mesma despesa ou, mesmo resultado com menor despesa - em ambos os casos o objetivo é obter maior lucro final. “Às vezes compensa investir mais em pessoal porque se pode alcançar com isto outros objetivos, propiciando maior benefício com relação aos custos”;

g) Relações Favoráveis com Fornecedores - a posição de uma empresa no mundo dos negócios é, em alto grau determinada pela maneira como negocia com seus fornecedores;

h) Aperfeiçoamento de Pessoal - toda unidade deve estar interessada em aumentar a aptidão de seu pessoal;

i) Bons Registros - são considerados como o objetivo primário, pois contribuem para o papel da Administração de Material, na sobrevivência e nos lucros da empresa, de forma indireta.

ETAPA 2

O gerenciamento das informações é o instrumento eficiente e eficaz que fundamenta o processo decisivo da empreda. Sem controles e, consequentemente, sem informações gerenciais, torna-se impraticável decidir acertadamente e, no tempo necessário. A administração de estoques tem o objetivo de permitir que a empresa consiga produzir e comercializar seus produtos de forma eficiente e com a menor utilização do capital de giro.

O planejamento de estoques é uma atividade de importância fundamental e deverá ser integrado tanto com a produção como também com as vendas, de modo a aperfeiçoar os volumes das compras:

• mantenha constantemente atualizado o custo de cada produto;

• determine o período de compra e o tamanho de lote de cada produto para cada fornecedor. Isto irá otimizar o planejamento dos estoques e, consequentemente, as compras;

• estabeleça políticas de cobertura (estoque de segurança, estoque mínimo, estoque máximo) para cada produto, baseadas em valor unitário, tamanho de lote de compra, giro e lead time de obtenção, dependendo do fator mais crítico para cada item;

• mantenha controles para reduzir estoques ultrapassados/arcaicos;

• efetue o planejamento constante das necessidades de estoques baseadas em previsões de vendas para garantir tanto a disponibilidade dos produtos como também a redução do nível dos estoques de acordo com o mercado. A integração do planejamento dos estoques com as finanças permite uma melhor gestão do fluxo de caixa;

• mantenha controle permanente sobre a disponibilidade do estoque para suprir as faltas rapidamente, quando estas acontecerem;

• determine o custo de falta de cada produto e compare com o seu custo de estocagem;

• fique alerta para evitar estoques dormentes;

• mantenha controle rigoroso do estoque físico com os lançamentos diários;

• realize inventários físicos periódicos para conferi-lo com os dados do controle de estoques;

• mantenha os estoques em local estratégico;

• mantenha os itens fisicamente ordenados em prateleira e devidamente classificados e identificados por etiquetas;

• evite almoxarifados abertos;

• mantenha separação física entre a recepção e o almoxarifado;

• estabeleça uma codificação dos materiais para maior facilidade de consulta;

• mantenha sistemas de informações integrados para acesso e consulta imediata da quantidade disponível