Equipamento de escrever

EQUIPAMENTOS DE ESCRITÓRIO

Um escritório é um local que se destina à realização de um trabalho, geralmente na área administrativa. O equipamento por sua vez, é o conjunto de objetos, elementos, e ferramentas que são necessárias para a realização de algo concreto. Podemos dizer que os equipamentos de escritório são compostos pelas máquinas e pelos aparelhos eletrônicos.

Computadores, telefones, fax, fotocopiadora, calculadora, são alguns dos elementos indispensáveis do dia-a-dia de um escritório. E é sobre esses elementos que falaremos um pouco a seguir:

TELEFONE

Um aparelho muito comum, simples e essencial dentro de uma empresa, seja ela de grande ou pequeno porte. Cada empregado deve ter este aparelho em sua mesa.

Utilizado para comunicação com clientes, fornecedores ou até mesmo a comunicação interna dentro da empresa, através dos ramais.

FAX

Uma fotocopiadora é uma máquina de impressão para reprodução de documentos. De manuseio simples, é peça fundamental dentro de um escritório. Deve ser sempre verificada se está em perfeitas condições para não acabar danificando documentos importantes. Um exemplo simples de onde se pode encontrar essa máquina, é em uma agência bancária, onde todos computadores estão interligados à fotocopiadora.

CALCULADORA

Objeto tão importante quanto a uma caneta, indispensável em uma mesa de escritório. Utilizado na realização de cálculos, do mais simples, ao mais complexo. Existe três tipos de calculadoras: a financeira, a científica e a comum.

COMPUTADOR

Um equipamento desenvolvido na segunda guerra mundial, e presente até os dias de hoje. É a máquina mais completa que existe, e sem discussão, a mais importante dentro de uma empresa.

Pode se concentrar todos programas utilizados na empresa, dentro de uma única máquina, através de software. Permiti a entrada e a saída de dados em segundos, de modo muito simples.

ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS

Em toda empresa, seja ela grande ou de pequeno porte, sempre existe um grande fluxo de documentos. Por isso esses documentos devem ser arquivados de forma correta, segura, e de fácil acesso.

Documento é tudo aquilo que serve de suporte material para fixar e transmitir uma informação. Guardar documentos em seu devido lugar é apenas uma das etapas do trabalho de arquivar. É preciso saber selecioná-los, classifica-los de acordo com os critérios preestabelecidos.

PRICÍPIOS DE ARQUIVAMENTOS

Em geral, identifica-se com o nome de arquivo tanto a coleção de documentos organizada quanto o móvel e o local que servem para abriga-los. Um arquivo de ter as características básicas relacionadas a seguir:

• Simplicidade;

• Flexibilidade;

• Acessibilidade;

• Uniformidade e disciplina.

Simples para que seja possível outras pessoas identifica-los, e entender como consultar o arquivo. Flexível para que possa expandir o arquivo sempre que o número de documentos aumente, sem prejudicar