Informação e seu papel estratégico nas organizações

1 INTRODUÇÃO

Neste trabalho, falaremos sobre a informação e de seu papel estratégico dentro das organizações. Sua importância na tomada de decisão dos gestores, auxiliados por sistemas integrados de informação que facilita seu acesso. Trataremos da dimensão da informação com surgimento da internet, os cuidados com sua segurança nos ambientes empresariais e domésticos, com abordagem de procedimentos básicos para garantir a segurança da informação nesses ambientes. Abordaremos a relação do homem com as novas tecnologias. A inserção dessas no ambiente profissional, com a automação e informatização das empresas, bem como a interação homem-máquina e a consequência dessa nova realidade, principalmente, nas relações interpessoais no trabalho com um ponto de vista ético e humano.

2 DESENVOLVIMENTO

Nossa Locadora de Livros é uma empresa privada com fins lucrativos localizada na região central da cidade de São Paulo, fundada em 20 de janeiro de 1.990, pelo Sr. João Carlos com o objetivo de atuar na área de locação de livros. Além de seu fundador e diretor Sr. João Carlos, a Nossa Locadora de Livros conta com a colaboração de mais (06) seis funcionários divididos em (04) quatro departamentos, são eles: Maria Elena (Dpto financeiro), Maria Regina (Dpto de compras), Paulo Rodrigues, Ana Paula e José Roberto (Dpto de locação) e André Augusto (Dpto de controle de estoque). Hoje Nossa Locadora de Livros possui um estoque de (20.000) vinte mil títulos e com a crescente demanda das locações, não é possível com a atual estrutura do seu sistema de informação prestar um serviço de qualidade aos seus locatários e dificultando também o controle de seus processos internos como: controle financeiro, contabilidade, folha de pagamento, faturamento, logística e estoque.

Diante dessa realidade a Nossa Locadora de Livros por meio do seu diretor, Sr. João Carlos, tomou a decisão de contratar uma empresa de TI (tecnologia da informação), a Alunos da Unopar, empresa especializada em análise e desenvolvimentos de sistemas que terar o compromisso e a responsabilidade de desenvolver e implementar todo sistema de informação da organização.

Depois das análises feitas nos processos e práticas da organização seguida de uma entrevista feita com os funcionários de todos os departamentos, a Alunos da Unopar, empresa de TI contratada, chegou à conclusão de que a Nossa Locadora de Livros precisa de um sistema integrado de informação para agregar todos os departamentos da empresa e o sistema que será adotado é o : (ERP) sistema de gestão integrados. Ficou definido o fornecedor do software a ser implantado e um projeto de implantação de todo sistema.

O software (ERP) Enterprise Resource Planning ou sistema de gestão integrada, será fornecido pela AOKI SISTEMAS, empresa com sistemas voltado para pequenas e médias empresas. O nome do software (ERP), muda de um fornecedor para outro. No caso da AOKI SISTEMAS, ele recebe o nome de: (E2CORP), mais será tratado aqui de sistema de gestão integrada, (ERP). A AOKI SISTEMAS, é uma empresa com mais de (22) vinte e dois anos de mercado e o seu software ERP, já tem mais (10) dez anos de mercado e é uma tecnologia desenvolvida pela própria empresa. E a lista dos módulos do pacote escolhido é bem interessante, vejam a composição dos módulos:

Cadastros

Vendas

Administração de vendas

Serviços

Estoques

Compras

Entregas/Logísticas

Financeiro

Produção MRP

Projetos(Make-to-Project)

Contabilidade

Escrita Fiscal

Nota Fiscal Eletrônica

R.H

Controle de Qualidade

BI-businnes intelligence

e-CRM

Esta lista é só para ilustrar os módulos existentes no modelo de ERP, fornecido pela AOKI SISTEMAS que será implantado na Nossa Locadora de Livros, observando que já encontra no pacote o CRM, gestão de relacionamento com o cliente, o BI, inteligência empresarial. Serão implantados os módulos segundo as necessidades de todos os processos operacionais e administrativos da Nossa Locadora de Livros, seguindo todo planejamento. A ALUNOS DA UNOPAR, empresa de (TI) contratada, antes de definir o fornecedor do ERP, fez um estudo bem detalhado de todo sistema operacional administrativo da empresa contratante, NOSSA LOCADORA de LIVROS, e contou com a colaboração de todos seus funcionários, por meios das entrevistas e também com o apoio do seu diretor, Sr. JOÃO CARLOS.

IMPLANTAÇÃO DO SISTEMA

A implantação será imediata seguindo alguns critérios:

1. A ALUNOS DA UNOPAR irá montar uma rede de computadores interligando todos os departamentos da empresa. Será trocados toda estrutura de hardware mesas e cadeira de escritório.

1.1 A rede será montada sem comprometer as atividades da empresa que não serão interrompidas com esse processo.

1.2 Será feita um teste operacional da rede.

Essa etapa faz parte de toda reestruturação tecnológica da organização que se moderniza para receber o sistema de gestão empresarial (ERP)

2. Nesta fase entra a empresa fornecedora do (ERP) que fará toda implantação do sistema que será acompanhada e supervisionada pela ALUNOS DA UNOPAR.

2.1 Nesta outra fase fica definido a implantação dos módulos por departamento que seguiram a seguinte ordem:

1- Dpto financeiro:

Tabela de centros de Receita/despesas; Contas Correntes de fornecedor, Clientes e funcionários; cobrança escritural bancária padrão CNAB – Remessa e Retorno; fechamento de saldos de contas a Receber/pagar; controle de despesas fixas ( água, luz, aluguel, etc...)

2- Dpto contabilidade:

Histórico Padrão; Rateio Por Centro de Custo; Planos de Contas Configuráveis; Plano auxiliar; Eventos; Lançamentos simples/múltiplos; entre outros;

3- Dpto estoque:

Controle de Produtos; Tabela de Preços; Trata a rastreabilidade por lote e série dos produtos entre os diversos