A Etiqueta Do E-mail Corporativo

Escreva como fala

Em uma busca rápida sobre e-mails corporativos, uma avalanche de informações como “não use abreviações em e-mails de trabalho” o atingirá. Não é bem assim! O uso do “vc” já é aceitável na troca de e-mails comerciais.

O que é muito complicado são os conflitos de posicionamento – a pessoa é super informal ao telefone, mas escreve um e-mail repleto de palavras de polidez, como “vossa” ou “atenciosamente”. Acaba sendo óbvio que aquilo é forçado e falso. Seja você mesmo! As relações corporativas estão mais flexíveis, permitindo dar mais personalidade para tudo que fazemos.

A regra é clara: escreva da mesma maneira que fala, pontuando com vírgulas suas pausas naturais. Essa empatia com o leitor é uma fórmula mágica de conversão!

Um assunto por e-mail

Essa prática irá auxiliá-lo na organização de suas ideias ao escrever. Ficará mais fácil ir direto ao ponto, ser mais breve e delimitar o campo assunto de maneira mais clara.

Outra vantagem é a facilidade de busca. Quantas vezes buscamos por determinados termos em nossas caixas de entrada, na esperança de encontrar e-mails antigos? Ao manter o padrão de tratar somente um assunto por envio, essa engenharia se tornará muito mais simples.

Importante: sempre envie e-mails com campo assunto preenchido! Não vale colocar “Oi” ou “nome da empresa”. Seja específico! Pessoalmente, sigo a regra do gerenciamento de projetos – raiz mais desdobramento.

Se preciso enviar um e-mail sobre uma ação promocional no Facebook que está em lançamento, delimito o campo assunto da seguinte maneira: Ação no Facebook > Lançamento. A maioria das pessoas determina como assunto somente “Ação no Facebook” ou “Lançamento”. OK, sobre o que se trata exatamente? E na hora de buscar?

Siglas Importantes: o que são e como usa-las

Algumas siglas e abreviações são muito importantes na troca de e-mails, é importante que você as conheça. Seu uso é uma escolha pessoal. A seguir, apresento as principais delas e suas aplicações práticas.

O que são:

PSC: Para Seu Conhecimento, pode ser substituída por PSI (Para Sua Informação). Em inglês, usa-se FYI (For Your Information).

ASAP: As Soon As Possible – é a mesma coisa que urgente.

Atte: Atenciosamente.

Cuidado para não cometer o erro comum de escrever “Att.”, assim como fazia a autora desse post até ser informada por uma leitora muito gentil. A abreviatura “Att.” vem do inglês e significa “at this time”.

Quando usa-las:

De uma maneira geral, para ganhar tempo. Muitas vezes, recebemos e-mails encaminhados sem nenhuma informação adicional. Fica aquela dúvida – esse e-mail era para mim? É de muito bom tom, ao encaminhar um e-mail, escrever:

“Olá, Fulano!

Segue e-mail abaixo, PSC.”

Quanto ao ASAP e ao Urgente, uma ressalva. Se você envia todos os e-mails com essa marcação, é fato que muito em breve essa urgência será ignorada. Use-os com moderação, considerando-os um pedido de socorro. Certa vez, ouvi de uma amiga gerente de projetos que ela tinha completo terror de quem escrevia e-mails repletos de “ASAPs” e isso faz sentido – parece que o remetente considera o profissional do outro lado do e-mail um completo irresponsável. Por isso, cautela! :)

Copie todos os interessados no e-mail

Regra suprema do mundo corporativo. Se você está coordenando uma ação que envolve uma agência de comunicação, uma agência digital e uma assessoria de imprensa, copie todos nos e-mails referentes ao tema. Depois, não adianta reclamar que não ficou sabendo de algum detalhe. O e-mail é utilizado como uma prova, uma formalização daquilo que foi acordado verbalmente. Quantas vezes recebemos e-mails que começam com “conforme conversado anteriormente”? Aproveite essa particularidade e use-a a seu favor, sempre copiando todos os interessados.

Garanta a entrega de seus e-mails

Segundo um estudo realizado pela empresa Return Path, 35,5% dos emails corporativos não foram entregues no Brasil, na segunda metade de 2011. É muito e-mail que não aterrissa na caixa de entrada. Nesse caso não tem muito mistério, é confirmar o recebimento com novo e-mail ou telefonema. As vezes, uso o Facebook para confirmar, as mensagens privadas são acessadas pelo celular e costumam ser muito eficazes. Se você está do outro lado, responda! É super simpático responder confirmando o recebimento de e-mails, especialmente se as mensagens tratarem de agendamentos e documentos.

Redação de e-mails longos

Escrever é uma ciência, ir direto ao ponto é uma arte! Evite escrever e-mails com o vício de atualizar o destinatário com todos os detalhes da história, entregue o necessário.

Uma dica valiosa? Entregue também a solução, ou então, a informação mais importante de forma precisa! É muito comum receber e-mails que dizem “preciso