Administração Aplicada

Conceito de Administração

Administração é o ato de administrar ou gerenciar negócios, pessoas ou recursos, com o objetivo de alcançar metas definidas. É uma palavra com origem no latim “administratione”, que significa “direção, gerência”.

A administração é um ramo das ciências humanas que se caracteriza pela aplicação prática de um conjunto de princípios, normas e funções dentro das organizações. É praticada especialmente nas empresas, sejam elas públicas, privadas, mistas ou outras.

O conceito de administração representa uma governabilidade, gestão de uma empresa ou organização de forma que as atividades sejam administradas com planejamento, organização, direção, e controle.

A administração não é uma coisa mecânica que dependa de certos hábitos físicos que devem ser superados ou corrigidos a fim de se obter o comportamento correto. Pode-se ensinar o que um administrador deve fazer, mas isto não irá capacitá-lo efetivamente a fazê-lo em todas as organizações.

A finalidade da administração

O princípio da finalidade imprime à autoridade administrativa o dever de praticar o ato administrativo com vistas à realização da finalidade perseguida pela lei. O princípio da legalidade, por outro lado, é o que submete a Administração Pública a agir de acordo com o que a lei, tácita ou expressamente, determina. Logo, o administrador deve cumprir as finalidades legalmente estabelecidas para a sua conduta.

Tendo em vista o alcance de determinados fins de lucros ou adequada prestação de serviços públicos, a Administração tem finalidade de dar ênfase nas tarefas, fixar objetivos, conhecer os problemas, solucionar problemas, organizar e alocar recursos.

Evolução do pensamento e da Teoria Administrativa

O Surgimento

Surgiu no despontar do século XX a chamada “Ciência da Administração” e com isso o desenvolvimento da Administração foi muito rápido A administração tal como conhecemos hoje é resultado histórico e integrado de inúmeros precursores. Referencias histórica mostram que até hoje conceitos administrativos de mais de 1200 A.C ainda são usados no nosso meio. A Revolução Industrial foi o evento que proporcionou o inicio e o desenvolvimento da Administração como ciência baseada apenas em cada vez maior especialização do trabalho humano.

2. Administração Científica

Administração Científica faz uso da exploração dos funcionários em prol de seus interesses. Há um estímulo à alienação do funcionário, falta de consideração do aspecto humano e deficiência das condições sociais. Esse é um momento onde o patrão pensa que como ele paga o salário pode explorar o empregado, não percebendo que esse ser humano tem uma vida social fora do trabalho e que o ambiente influencia nas ações e satisfação do empregado.

3. Teoria Clássica da Administração

Surgiu na França o pilar da Escola Clássica, comandado por Henry Fayol - engenheiro, nascido na Grécia e educado no França, onde trabalhou e desenvolveu seus estudos. Na Teoria Clássica de Fayol e seus seguidores a ênfase é posta na estrutura da organização. O objetivo é buscar a maior produtividade do trabalho, maior eficiência do trabalhador e da empresa.

4. Teoria das Relações Humanas

Na teoria das relações humanas, os enfoques são nas "pessoas". A máquina, o método de trabalho e a organização formal dão lugar aos aspectos psicológicos e sociológicos.

5. Teoria Neoclássica

A Teoria Neoclássica surgiu com o crescimento exagerado das organizações. Uma das questões foi o dilema sobre centralização versus descentralização. Os neoclássicos focalizam os fatores de descentralização e as vantagens e desvantagens da centralização.

6. Teoria Estruturalista

A Teoria Estruturalista representa um desdobramento da Teoria da Burocracia e uma leve aproximação à Teoria das Relações Humanas. Representa também uma visão extremamente crítica da organização formal. O movimento estruturalista teve um caráter mais filosófico na tentativa de obter a interdisciplinaridade das ciências.

7. Teoria do desenvolvimento organizacional

Esse conceito utiliza a noção tradicional de divisão do trabalho ao se referir às diferentes atividades e à coordenação existente na organização e refere-se às pessoas como contribuintes das organizações, em vez de estarem elas próprias, as pessoas, totalmente nas organizações.

8. Teoria Contingencial

A Teoria da Contingência enfatiza o mais recente estudo integrado na teoria da Administração é sem dúvida a mais eclética de todas, pois além de considerar as contribuições das diversas teorias anteriores, consegue coordenar os princípios básicos da Administração como: as tarefas, a estrutura, as pessoas, a tecnologia e o ambiente. Dentro de seu estado, as teorias administrativas anteriores são colocadas à prova, suas conclusões são confirmadas (cada uma de acordo com sua época, necessidade, ambiente, interação, compatibilidade, etc.), atualizadas, ampliadas, integradas dentro de uma abordagem mais complexa, permitindo assim uma visão conjunta, abrangente com maior maleabilidade e adaptação para cada organização e para a Administração como um todo.

Administração e sua relação com o desenvolvimento social

No cenário mundial contemporâneo observa-se o processar de inúmeras transformações de ordem econômica, política, social e cultural que, por sua vez, ambientam o aparecimento de novos modelos de relações entre instituições e mercados, organizações e sociedade. No âmbito das atuais tendências de relacionamento, verifica-se a aproximação dos interesses das organizações e os da sociedade resultando em esforços múltiplos para o atendimento de objetivos compartilhados. Através da convergência entre metas econômicas e sociais, emergem os modelos de organizações preocupadas com a elevação do padrão de qualidade de vida de suas comunidades. Estas organizações–cidadãs desenvolvem o processo denominado responsabilidade social. Educação, saúde, habitação, nível de empregabilidade, segurança, entre outras, são áreas críticas em nosso país que se contrapõem ao processo de desenvolvimento sustentado, atualmente percebido como fator inerente à sobrevivência das diversas organizações da sociedade. A chamada sociedade da informação e do conhecimento não poderá se constituir apenas através de algumas de suas parcelas, antes, terá que promover o acesso às informações e ao saber do conjunto social. Nesse sentido, a força da Administração emerge como fator facilitador para a inclusão e integração entre os indivíduos, as diversas organizações e classes sociais, posto que, o saber compartilhado pressupõe as responsabilidades divididas, pressupõe um ambiente democrático no qual direitos e deveres são discutidos e processados.

O papel do cliente nas organizações

Sabe-se que o cliente pode exercer o papel de usuário: pagante e comprador. No entanto, sua atuação dentro da organização é de múltipla importância, para o caminhamento das ações e para as pertinentes buscas por melhorias e revisões. Todo o processo de captação e fixação de clientes é feita através de investimento e planejamento, porém, o método utilizado só pode ser avaliado com o feedback (positivo ou negativo) do consumidor. Os instrumentos utilizados para ouvir os clientes, o cruzamento das informações levantadas por categorias, entre outros, levam ao conhecimento do que os clientes pensam, esperam e como se manifestam em relação a você (empresa). Do ponto de vista do Marketing Estratégico para o relacionamento com o cliente, esta é uma realidade-chave, pela qual todas as organizações passam, algumas “de olhos fechados” e outras, pelo contrário, “de olhos bem abertos”, para aprender o máximo possível com os próprios clientes – alma do negócio.

Processos administrativos: Planejamento, organização, liderança e controle

Planejamento: É definir o futuro da empresa, principalmente, suas metas, como serão alcançadas e quais são seus propósitos e seus objetivos, como uma ferramenta que as pessoas e as organizações usam para administrar suas relações com o futuro. É uma aplicação específica do processo decisório. O planejamento envolve a determinação no presente do que se espera para o futuro da organização, envolvendo quais as decisões deverão ser tomadas, para que as metas e propósitos sejam alcançados.

Organização: Pode-se constatar que se fosse possível sequenciar, diríamos que depois de traçadas as metas organizacionais, é necessário que as atividades sejam adequadas às pessoas e aos recursos da organização, ou seja, definir o que deve ser feito, por quem deve ser feito, como deve ser feito, a quem a pessoa deve reportar-se e o que é preciso para a realização da tarefa. Logo, organizar é o processo de dispor qualquer conjunto de recursos em uma estrutura que facilite a realização de objetivos. O processo organizacional tem como resultado o ordenamento das partes de um todo, ou a divisão de um todo em partes ordenadas.

Liderança: Envolve influenciar as pessoas para que trabalhem num objetivo comum. “Metas traçadas, responsabilidades definidas, é preciso neste momento uma competência essencial, qual seja, a de influenciar pessoas de forma que os objetivos planejados sejam alcançados.” A chave para tal, está na utilização da sua afetividade, na sua interação com o meio ambiente que atua. Na gestão não basta apenas ser uma pessoa boa, é necessário que tenha nascido para vencer, vitória essa que está relacionada com a busca constante de desafios, com a coragem de mobilizar-se, de assumir seu papel diante de seus pares, de seus colaboradores e de seus supervisores.

A chave para uma boa Liderança está na utilização da sua afetividade e na sua interação com o meio em que atua. Quando se fala em Liderar é necessário que haja certo conhecimento em gestão de pessoas, onde é preciso ser atencioso e cuidadoso, ser competente e reconhecer a competência alheia. Trabalhar ou liderar pessoas é uma tarefa árdua, em que mais depressa se detectam os fracassos do que o sucesso, já que no primeiro caso toda a empresa se poderá ressentir, no segundo, o mérito é geralmente assumido de forma solitária.

Controle: Estando a organização devidamente planejada, organizada e liderada, é preciso que haja um acompanhamento das atividades, a fim de se garantir a execução do planejado e a correção de possíveis desvios dos alvos pré-estabelecidos. Cada uma das características podem ser definidas separadamente, porém dentro da organização, são executadas em conjunto, ou seja, não podem ser trabalhadas separadamente.

Estruturas organizacionais

Estrutura organizacional é o instrumento administrativo resultante da identificação, análise, ordenação e agrupamento das atividades e dos recursos das empresas, incluindo o estabelecimento dos níveis de alçada e dos processos decisórios, visando ao alcance dos objetivos estabelecidos pelos planejamentos das empresas.

- A Estrutura Organizacional pode ser de dois tipos: formal e informal.

Estrutura Formal: é aquela representada pelo organograma. Todas as relações são formais. Não se pode descartá-la e deixar funcionários se relacionarem quando eles não devem ter relações diretas. As estruturas organizacionais formais podem ser dos seguintes tipos:

Funcional - é estruturada por função da empresa. Ex.: Departamento de Produção, Departamento Financeiro, Departamento de Marketing etc.

Territorial - é usada quando a empresa é dispersa. Ex.: região norte, região sul etc.

Produtos/Serviços – quando a empresa tem várias linhas de produtos. Ex.: têxtil, farmacêutico, químico etc.

Clientes - por tipo de cliente. Ex.: feminino, infantil etc.

Processos - etapas de um processo. Ex.: em uma indústria, tem os setores de corte, montagem, estamparia etc.

Projetos - a alocação de pessoas e recursos é temporária. Quando acaba um projeto, a equipe muda para outro. Ex.: uma construtora tem várias obras. Quando acaba uma construção, o pessoal e os equipamentos vão para outra obra.

Matricial - a equipe trabalha para dois comandos simultaneamente. Ex.: em uma fábrica, a equipe de manutenção recebe ordens da gerência de manutenção e também da gerência de produção.

Mista - mistura os vários tipos de estruturas para se adaptar à realidade.

Síntese: Vimos assim, o conceito de organização, seus principais tipos, a estrutura organizacional e suas partes.

Estrutura Informal: é o relacionamento entre as partes fora do Organograma, ou seja, as relações não estão previstas. A estrutura informal surge naturalmente. Ela pode ajudar a empresa, facilitando o trabalho, mas pode, também, atrapalhar, realizando procedimentos errados.

Funções administrativas

Todo diretor, gerente, chefe e encarregado exercem estas sete funções administrativas, a saber: Planejar, Comandar, Organizar, Coordenar, Avaliar, Supervisionar e Controlar. O conjunto dessas funções e suas interações constituem o conceito de administração.

Planejar: O planejamento funciona como a primeira função administradora, pois serve de base para as demais. É a função administrativa em que se estima os meios que possibilitarão realizar os objetivos, a fim de poder tomar decisões acertadas, com antecipação, de modo que sejam evitados entraves ou interrupções nos processos organizacionais. É também uma forma de se evitar a improvisação. Nesta função, o gerente especifica e seleciona os objetivos a serem alcançados e como fazer para alcançá- los.

Comandar: É a função administrativa que consiste basicamente em decidir a respeito de como fazer, tendo em vista determinados objetivos a serem conseguidos.

Determinar as pessoas, as tarefas que tem que executar.

É fundamental para quem comanda desfrutar de certo poder:

Poder de decisão, poder de determinação de tarefas a outras pessoas, poder de delegar a possibilidade de conferir a outra parte do próprio poder, poder de propor sanções àqueles que cumpriram ou não as determinações feitas.

Organizar: É a função administrativa que visa dispor adequadamente os diferentes elementos (materiais, humanos, processos, etc.) que compõem ou vierem a compor a organização, com o objetivo de aumentar a sua eficiência, eficácia e efetividade.

Coordenar: É a função administrativa que visa ligar, unir, harmonizar todos os atos e todos os esforços coletivos através da qual se estabelece um conjunto de medidas, que tem por objetivo harmonizar recursos e processos.

Dois tipos de Coordenação:

Vertical Hierárquico: É aquela que se faz com as pessoas sempre dentro de uma rigorosa observância das linhas de comando.

Horizontal: É aquela que se estabelece entre as outras pessoas sem observância dos níveis hierárquicos dessas mesmas pessoas. Essa coordenação possibilita a comunicação entre as pessoas de vários departamentos e de diferentes níveis hierárquicos.

Avaliar: É a função administrativa através da qual se procura verificar e analisar se o determinado ou o estabelecido atingiu os objetivos esperados. São mecanismos através dos quais se torna possível corrigir as decisões das pessoas que determinam ou estabelecem o que deve ser feito. Tem, portanto, um propósito bem diferente da função de controle, a qual visa diretamente corrigir as pessoas que devem cumprir o determinado. A avaliação interessa, fundamentalmente, para corrigir os objetivos fixados e/ou os procedimentos que levam a fixação errada de objetivos.

Supervisionar: É a função administrativa que consiste, basicamente, em motivar e orientar pessoas a desenvolver suas atividades dentro de determinadas normas, julgadas as melhores, para alcançar os objetivos. Não confundir Supervisão com Treinamento, decorrentes do mando e da coordenação.

Controlar: Esta função se aplica tanto a coisas quanto a pessoas . Para que a função de controle possa efetivamente se processar e aumentar a eficiência do trabalho é fundamental que o estabelecido ou determinado esteja perfeito, claramente explicado. É a função administrativa através da qual se verifica se o que foi estabelecido ou determinado foi cumprido.

Enfoque crítico da administração

O pensamento administrativo, em certo momento, ficou confinado à explicação de teorias. As organizações, cada vez maiores e mais complexas, necessitavam investir no conhecimento da essência, da finalidade última de suas atividades, Principiou, então, a tomar forma uma corrente de pensamento voltada para os objetivos.

Vale lembrar que o enfoque da administração científica se preocupava mais com a eficiência fabril do que com o desempenho da organização. Todavia, a administração que focar em enfrentar aspectos de eficiência sem considerar as implicações da poluição, do comportamento humano, dentre outras, irá estabelecer mais problemas ao invés de resolvê-los. Seu ponto crítico é a relatividade: todos os indivíduos possuem as mesmas necessidades e estas são hierarquizadas.

Perspectivas da administração na sociedade contemporânea

Seguramente, nos próximos anos, assistiremos ao fim da forma organizacional de hoje (a organização burocrática) e veremos o surgimento de novos sistemas mais adequados às demandas da pós-industrialização. Resultado de: Mudanças rápidas e inesperadas, principalmente no campo do conhecimento, impondo novas e crescentes necessidades a que as atuais organizações não têm condições de atender. Crescimento no tamanho das organizações, que se tornam complexos e internacionais. Atividades novas que exigem pessoas de competências diversas, criatividade e altamente especializadas, envolvendo problemas de coordenação e, principalmente, de acompanhamento das rápidas mudanças.

Paradigmas das novas organizações: Rede de parcerias com valor agregado, criar mudanças com valor agregado, equipes de trabalho interfuncionais.

A Administração, por e através de seus agentes cada vez mais, necessitará compreender as normas, valores e visões do mundo dos colaboradores diretos, grupos, unidades e de toda a organização. A compreensão de tais questões forma a base a partir da qual se perscruta o futuro e se decide sobre os novos conhecimentos que são legítimos e os que não são. Trata-se, portanto, de algo que ultrapassa a mera referência à visão/missão da organização, descrição de postos de trabalho, organograma e ferramentas a serviço da organização. As pessoas participam e contribuem para o seu conhecimento, para o conhecimento da organização onde trabalham, para a família, a igreja, o clube social, etc. Todas essas experiências de mão dupla influenciam a maneira de ser da organização onde trabalham e vice-versa.