Ana Claudia

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O orçamento é uma ferramenta muito importante para o sucesso de qualquer organização, em especial as indústrias. Ele tem seu início nos objetivos que a organização almeja alcançar, passando pela análise dos pontos fortes e das limitações deste tipo de empresa, sempre buscando alocar da maneira mais eficiente os recursos para aproveitar as oportunidades identificadas no meio ambiente, trazendo um retorno satisfatório para os recursos empregados pela empresa.

No que diz respeito às fases do orçamento, deverá ser iniciado com pelo menos três meses de antecedência da sua implementação, partindo do inventário das hipóteses e seguida pela escolha das hipóteses que puderem ser validadas, implementação das hipóteses e acompanhamento dos resultados - controle.

Caberá ao administrador financeiro verificar as diferenças entre o orçado e o planejado, com o intuito de implementar as mudanças necessárias, quando o orçado ficar abaixo do real e a manutenção dos resultados, e de manter os resultados, quando estes forem superiores aos orçados.

Os orçamentos dividem-se em: (a) orçamento de vendas, (b) orçamento de produção, (c) orçamento de custos da produção, (d) orçamento de custos administrativos e com vendas, (e) orçamento de outros itens DR – demonstrativo de resultados, (f) orçamento de capital e (g) orçamento de caixa.

Os seus métodos de controle de todos os orçamentos (relatórios, sistemas de informática, check-lists) devem possuir uma linguagem comum, visando facilitar o fluxo dos dados e sua integração, bem como possibilitar o bom entendimento, o acompanhamento e a tomada de decisões por parte dos gestores.

O orçamento requer uma discussão dos objetivos em todos os níveis hierárquicos da organização, o que gera um aumento da integração e do comprometimento por parte dos colaboradores, uma vez que eles envolvem-se diretamente com os resultados planejados. Outro ponto importante seria o detalhamento por meio de metas que prevêem o que deverá ser feito - Como? Quando? E por quem? Ainda, pode ser citada a possibilidade de se identificar problemas com antecedência, o que aumenta a chance de se encontrar soluções apropriadas e eficazes.

Uma das desvantagens do orçamento empresarial é a geração de custos em todas as suas etapas e, por isso, é necessário que a organização tenha clareza dos seus objetivos e envolvimento, desde a alta direção até a área operacional, para a geração de um retorno ainda maior que estes custos.

Ressalte-se que para o orçamento possa ser bem acompanhado, necessário se faz que os dados sejam constantemente atualizados e comentados, exigindo, conseqüentemente, mais esforço dos colaboradores, o que por sua vez pode gerar indiferença para aqueles que não compreendem a sua importância.

Um dos pontos mais importantes do orçamento empresarial é a previsão de vendas, que deve ser iniciada pela análise dos aspectos internos e externos da organização. Internamente deve ser cuidadosamente levantado se a empresa te uma capacidade produtiva que atenda às suas metas de vendas, analisado se a mão-de-obra está qualificada para atingir a produtividade na qualidade pretendida e, por fim, se a estrutura administrativa da organização é adequada ao atendimento da demanda. Já externamente deve se examinar a concorrência, detalhando as suas forças e fraquezas competitivas, o comportamento das políticas econômicas e o seu impacto sobre o consumo e ainda acompanhar atentamente a legislação, para identificar novas oportunidades e promover mudanças amparadas ns aspectos legais.

Posteriormente, adotando-se um enfoque mercadológico, deve-se basear no que diz (pesquisa), no que se faz (lançamento em pequeno mercado como teste) e no que se fez (análise de regressão).

O orçamento tem um desafio importante que é atender eficazmente as vendas e ainda minimizar os custos com matéria-prima, estoques e produtos acabados. Para tanto é necessária à identificação do melhor tipo de produção para determinado bem, pois com produção constante há ganhos de produtividade e diminuição do turnover de funcionários. Em contrapartida, crescem os custos com armazenagem e estocagem; já com a produção ao nível de vendas, caem estes custos, mais tende a se perder produtividade devido ao alto turnover dos funcionários, além da possibilidade maior do atraso nos pedidos. Por fim, a produção por ciclo deverá ser usada quando se fizer necessário um alto investimento para novas máquinas e/ou instalações.

Sendo assim, o controle será a peça fundamental para a retro alimentação do sistema, possibilitando ao administrador financeiro tomar decisões alinhadas ao planejamento estratégico, sendo fundamental para o sucesso destas decisões, o entendimento e o comprometimento de todos os colaboradores.

Fonte: CATHO EDUCAÇÃO EXECUTIVA - Cursos Online, Cursos executivos, Cursos de formação, MBA, MBA Online, Artigos