Análise Da Eficácia De Reuniões No Ambiente De Trabalho

Análise da Eficácia das reuniões no ambiente de trabalho

As reuniões de trabalho fazem parte do mundo profissional: servem para lançar idéias, definir projetos, discutir problemas e determinar soluções… no meio de tudo isto, e para assegurar que as reuniões sejam realmente produtivas e não esquecidas, é importante saber como tirar apontamentos eficazes para mais tarde recordar. As reuniões são essenciais. Porém, muitas reuniões desperdiçam uma grande quantidade de tempo da gerência e do pessoal. Alguns gestores afirmam que cerca de metade do seu tempo de trabalho é gasto em reuniões. Um tempo adicional é gasto na preparação das reuniões e na redação das minutas. Um esforço consciente e contínuo tem de ser feito para diminuir esse tempo e tornar as reuniões mais eficazes, produtivas e satisfatórias. Reuniões eficazes e construtivas enfocam os temas presentes, incluem somente participantes necessários e se concentram em alcançar uma solução praticável.

Preparação e disciplina são vitais. Também ajuda a tornar as reuniões práticas e focadas

na tarefa.

Antes da reunião

Tirar apontamentos produtivos começa ainda antes da reunião propriamente dita. Por norma, sabe-se qual o tema(s) da reunião de trabalho e isso já permite dividir os apontamentos em secções, onde pode ainda aproveitar para apontar dúvidas ou sugestões relevantes a cada assunto, aproveitando a reunião para esclarecê-las. Deixe espaço suficiente junto a cada tópico/pergunta para poder tomar as notas necessárias durante a reunião. No caso de não saber qual o assunto, averigúe junto da pessoa responsável, explicando que pretende preparar a reunião da melhor forma possível. Portanto, deve ainda juntar qualquer informação adicional que possa ser útil para a reunião (datas, dados, estatísticas, relatórios, gráficos…), evitando que tenha de sair a meio da mesma, deixando uma sala cheia de pessoas à espera que regresse.

Durante a reunião

Cada pessoa tem o seu próprio esquema de tirar apontamentos numa reunião de trabalho e a realidade é que deve usar o sistema que for mais fácil, mais rápido e mais compreensível para si. Pode utilizar um caderno específico para o efeito, um computador portátil ou uma aplicação no tele móvel. Utilize abreviações, listas, gráficos, tudo aquilo que consegue facilmente identificar e interpretar mais tarde. Se houver apresentações na reunião por parte de algum dos participantes, averigúe a possibilidade de essa apresentação ser enviada por e-mail no final da reunião e limite-se apenas a anotar as suas impressões sobre a mesma. Deve procurar fazer as perguntas e sugestões que tiver no momento em que se está a debater esse assunto e não quando já se avançou para outro tema. Alternativa pode passar por gravar (em áudio ou vídeo) a própria reunião e transcrevê-la posteriormente: esta opção requer apenas o consentimento prévio de todos os participantes e/ou da pessoa responsável. Embora seja um processo algo moroso – nomeadamente a vertente da transcrição porque a reunião em si será certamente menos exigente – é a melhor forma de não perder o essencial da reunião.

Depois da reunião

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