Apostila De Access Básico

Access Básico

SUMÁRIO

INTRODUÇÃO 1

BANCO DE DADOS 1

DEFINIÇÕES SOBRE BANCO DE DADOS RELACIONAIS 2

ABRINDO UM BANCO DE DADOS PRONTO 3

JANELA BANCO DE DADOS 4

TABELAS 4

ASSISTENTE DE BANCO DE DADOS 9

CRIANDO BANCO DE DADOS COM ASSISTENTE 9

NAVEGANDO PELO BANCO DE DADOS 13

OPERANDO UM SISTEMA DE BANCO DE DADOS 13

CRIANDO UMA CONSULTA SIMPLES 24

CRIANDO UM BANCO DE DADOS DESDE O INÍCIO 28

PLANEJANDO UM BANCO DE DADOS NOVO 28

CRIAÇÃO DE TABELAS 28

TABELAS 32

RELACIONAMENTOS 38

CONSULTAS 43

FORMULÁRIOS 47

DESENVOLVIMENTO DE FORMULÁRIOS 47

RELATÓRIOS 56

CRIAÇÃO DE UM MENU DE CONTROLE 59

MACROS 64

UTILIZAÇÃO DE MACROS PARA AUTOMATIZAÇÃO DE ALGUMAS TAREFAS DO SISTEMA 64

LISTA DE EXERCÍCIOS 66

INTRODUÇÃO

O Microsoft Access, é um sistema de gerenciamento de banco de dados relacional, uma ferramenta poderosa que pode ser usada para classificar, organizar e exibir em forma de relatórios as informações que você necessita sobre seus dados a qualquer momento. Devido à sua facilidade de uso, ele é uma ferramenta excelente para aqueles que estão começando a usar os bancos de dados, assim como para aqueles que já têm experiência.

Banco de Dados

Quando você escreve um relatório, consulta sua agenda, procura por um número de telefone ou confere o extrato bancário, estará processando dados. Todos estes dados são armazenados em diversos documentos que formam o seu banco de dados.

O resultado de todos estes processamentos é a informação, e é com essa informação que você toma decisões durante suas atividades. Quanto melhor informado você estiver, mais facilmente alcançará seus objetivos.

Quando não é utilizado o computador para armazenar todos estes dados, leva-se um certo tempo para organizá-los e coordená-los de forma adequada a gerar informação, pois você terá que rastrear dados de diversas fontes. Este tempo é diminuído significativamente com a utilização de um banco de dados eletrônico.

Banco de dados eletrônico é definido como um caso especial de arquivo, que armazena um conjunto de dados relacionados a determinado assunto ou objetivo. Ele é organizado como se fosse uma tabela com suas colunas e linhas. Sendo as colunas chamadas de campos e as linhas de registros.

Um banco de dados pode conter diversas tabelas, cada uma contendo dados sobre uma determinada entidade, como por exemplo: clientes, vendedores, empregados, vendas, detalhe das vendas, produtos, estoque, compras, detalhe das compras e assim por diante.

Definições sobre Banco de Dados Relacionais

Um arquivo simples pode ser acessado apenas pelo modo que é ordenado. Cada tipo adicional de acesso requer o acréscimo de redundância (repetições). Um bom exemplo disso é o arquivo em fichas de uma biblioteca. Quando a bibliotecária decidiu que três tipos de acesso eram necessários (pelo título, pelo autor e pelo assunto), não havia nada a ser feito, a não ser triplicar o arquivo escrevendo fichas com os três tipos de ordenação. Um segundo exemplo é a lista telefônica que apesar de não ser totalmente duplicada, contém dois tipos de acesso: pelo nome e pelo tipo de serviço oferecido, quando o assinante anuncia nas páginas amarelas da mesma lista.

Com a utilização de um banco de dados, há a possibilidade de um tipo muito limitado de redundâncias, com o uso de ponteiros (ligações entre as tabelas). O processador de banco de dados é um programa que fornece modos de acesso múltiplos a um arquivo complexo, através do uso de redundância controlada. A redundância no banco de dados é invisível ao usuário.

Suponhamos que uma empresa comercial que distribui utensílios domésticos por atacado, tenha um livro que armazena informações sobre os clientes. A mesma empresa também possui outro livro com dados para controle de pedidos, que inclui colunas para o número do cliente, número da mercadoria, preço unitário, quantidade pedida e o custo total. Estes dois livros (clientes e pedidos) formam o banco de dados desta empresa, que para saber qual cliente fez determinado pedido, precisa consultar estes dois livros.

Em um banco de dados eletrônico estes dois livros transformam-se em duas tabelas: clientes e pedidos, que são relacionadas, pois possuem o campo cliente número em comum.

Ao pesquisar pelo número do cliente e encontrá-lo na tabela de pedidos, o gerenciador de banco de dados pode determinar quem é o cliente e onde está localizado, consultando a tabela clientes, e o que foi pedido e o custo total do pedido através da tabela pedidos. Um gerenciador de banco de dados que projeta informações através de tabelas ligadas por um campo em comum é chamado gerenciador de banco de dados relacional, ou sistema relacional de gerenciamento de banco de dados (RDBMS).

Com o Microsoft Access, podemos gerenciar todas as informações de várias tabelas em um único arquivo de banco de dados, contendo, além de tabelas, formulários, consultas e relatórios, que veremos no decorrer deste curso.

ABRINDO UM BANCO DE DADOS PRONTO

Ao executar o Microsoft Access, você verá o quadro de diálogo Microsoft Access, que possibilita a criação de um novo banco de dados (a partir de um arquivo vazio ou utilizando um