COMO FAZER ATA

ATA

O QUE É?

Ata é um documento usado para relatar todas os acontecimentos, discussões, propostas, votações e decisões ocorridas numa sessão, reunião, assembléia, congresso, evento, etc...

COMO FAZER?

 A ata deve ser redigida em linguagem corrente, sem parágrafos, a fim de impedir a introdução de modificações e alterações indevidas;

 Não deve apresentar rasuras nem emendas;

 Nos casos de erro ou esquecimento de algo importante no momento em que você estiver escrevendo-a, basta escrever a palavra digo seguida da forma correta;

Ex: ....e foram traídos, digo, trazidos para a assembléia....

 Quando as falhas e erros só forem percebidas após a redação da ata, você deve utilizar a expressão em tempo, seguida da correção;

Ex: Em tempo: na décima sétima linha desta ata, onde lê-se “foram escolhidos os representantes”, leia-se “foram escolhidos 2 (dois) representantes”.

 É melhor que os números sejam escritos por extenso em parênteses, para que não ocorram dúvidas ou falsificações;

Ex: sortearam-se 3 (três) vagas no curso de capacitação.

 No caso de importância em dinheiro, é necessário escrever assim:

Ex: R$ 13.500,00 (treze mil e quinhentos reais)

 Não devemos usar abreviaturas;

Ex: SSA. para dizer Salvador.

 Quando se tratar de reuniões ou assembléias previstas em estatutos e regulamentos, a ata será lavrada (escrita) em livro próprio, com as páginas do livro enumeradas e autenticadas pelo responsável;

 Usamos letras maiúsculas para escrever as iniciais das seguintes palavras e expressões: Assembléia Geral Ordinária, Assembléia Geral Extraordinária, Reunião da Diretoria, Reunião do Conselho, Presidente, Mesa, Livro de Presença, Edital;

 Quando o responsável por escrever a ata não encontra-se na reunião ou assembléia, os participantes da sessão escolhem entre os presentes, pessoas que escreverão a ata;

Ex: ...para esta Reunião da Diretoria, não estando presente o encarregado de redigir “ad hoc” a ata, (“ad doc” expressão do latim que quer dizer “para isto” ou “para esta reunião”) foi eleito pelos membros de diretoria presentes, João Silva que substituirá o encarregado, especialmente nesta reunião.

 

 A redação da ata obedece a seguinte seqüência:

a) Dia, mês, ano, hora e local da reunião ou evento;

b) Nomeação das pessoas presentes, com suas qualificações e cargos;

c) Referência ao modo utilizado para a convocação da reunião ou assembléia (se foi edital, aviso, comunicado, carta);

d) Referência à abertura dos trabalhos pelo presidente, que geralmente, lê a ata da reunião anterior para que sejam feitas as correções ou alterações de acordo com a vontade dos participantes;

e) Registro do cumprimento da pauta ou ordem do dia (assuntos a serem discutidos), seguindo a descrição fiel e resumida de todas as ocorrências e das decisões que tiverem sido discutidas e adotadas pela maioria dos participantes;

f) Fecho, contendo os seguintes dizeres:

Ex: Nada mais havendo a tratar, foi lavrada a presente ata que vai assinada por mim, secretário ad hoc que a redigiu e lavrou, pelo Presidente que dirigiu os trabalhos e pelos que estiveram presentes na qualidade de participantes da Sessão (reunião, assembléia, etc).

h) As assinaturas devem ser colocadas logo após a última palavra do texto, para não deixar espaço livre.

OBS¹: além desse modelo tradicional de ata em algumas ocasiões de caráter menos oficial e solene é possível adotar a Ata-Síntese, conforme modelo 02 a seguir.

OBS²: É comum que todos os presentes assinem todas as páginas da Ata.

MODELO 01 ATA TRADICIONAL:

ATA DA ASSÉMBLEIA GERAL EXTRAORDINÁRIA DA ASSOCIAÇÃO DE PESCADORES DE AMARALINA

Aos vinte (vinte) dias do mês de Novembro de 2003 (dois mil e três), pelas 22:00 (vinte e duas horas), na sede social localizada na Rua Timbó, número 20 (vinte), no bairro de Amaralina, desta cidade de Salvador, reuniram-se em Assembléia Geral Extraordinária, sócios da Associação de Pescadores de Amaralina, CNPJ. no.8009090/0001, representando a totalidade dos associados com direito a voto, conforme se verifica pelas assinaturas colocadas no Livro de Presença. Assumindo a presidência dos trabalhos, na forma prevista no Estatuto, o sócio Figueiras, convidou a mim, sócio Roberto Luis, para secretariar a Assembléia. Formada assim a Mesa, o Sr. Presidente encerrou o Livro de Presenças e declarou aberta a Assembléia, convocada pelo Aviso do dia 16 (dezesseis) deste corrente mês, publicado no pátio da Creche “Filhos de Peixe”, situada neste bairro de Amaralina. Aviso –“Ficam convidados os senhores sócios para se reunirem em Assembléia Geral Extraordinária, em primeira convocação, no dia vinte de Novembro corrente, às 22:00, com o quorum declarado no Estatuto, ou às 22:30 (vinte duas e trinta) minutos, com qualquer número de participantes, na sede social, Rua Timbó, número 20, desta cidade, a fim de avaliarem a proposta da Diretoria, com a segui te pauta: a) reforma e consolidação do Estatuto; b) o que ocorrer. Salvador, 16 de novembro de 2003. Figueiras – Diretor-Presidente”. Dando prosseguimento aos trabalhos, o Senhor Presidente determinou que se procedesse à leitura da proposta (deve-se escrever toda a proposta) da Diretoria, citada na pauta da convocação. Terminada a leitura do documento de proposta, que foi feita em voz alta, por mim, na qualidade de Secretário ad hoc,o Senhor Presidente submeteu à discussão dos presentes a nova redação da proposta para o Estatuto, artigo por artigo, e, ao final da discussão, como não houve qualquer sugestão ou emenda, foi a matéria posta em votação pelo Senhor Presidente, resultando unanimemente aprovada, em conseqüência do que ele declarou que o Estatuto da Associação passava, então, a vigorar com a