Como Fazer Atas

3.7. Ata

É o documento em que se registram, de forma exata e metódica, as ocorrências, resoluções e decisões das assembléias, reuniões ou sessões realizadas por comissões, conselhos, congregações, corporações ou outras entidades semelhantes.

3.7.1. Elaboração

a) Cuidados – A ata é documento de valor jurídico. Por essa razão, deve ser lavrada de tal maneira que não se lhe possam introduzir modificações posteriores. Geralmente é lançada em livro próprio, devidamente autenticado, cujas páginas são rubricadas por quem redigiu os termos de abertura e de encerramento, o que lhes dá cunho oficial. Há os que substituem os livros por folhas soltas, sistema que, embora ofereça algumas vantagens de caráter prático, tem, por outro lado, sérios inconvenientes, tais como a facilidade de extravio e de acréscimos ou modificações posteriores, com objetivos fraudulentos.

Na ata não se fazem parágrafos ou alíneas: escreve-se tudo seguidamente, para evitar que, nos espaços em branco, se façam acréscimos. Existem, no entanto, tipos de atas que, por se referirem a atos rotineiros e de procedimento padronizado, são lançados em formulários com espaços a serem preenchidos. Mesmo nesse tipo de ata é conveniente, com a finalidade de prevenir qualquer fraude, preencher os eventuais espaços em branco com pontos ou outros sinais convencionais.

b) Ressalvas – Na ata não se admitem rasuras. Para ressalvar erro constatado durante a redação, usa-se a palavra digo, depois da qual se repete a palavra ou expressão anterior ao mesmo erro:

Aos dezesseis dias do mês de agosto, digo, do mês de setembro, de mil, novecentos e setenta e quatro, reuniu-se o...

Quando se constata erro ou omissão após a redação, usa-se a expressão em tempo, que é colocada após o escrito, seguindo-se a emenda ou o acréscimo:

Em tempo: Na linha onde se lê “abono”, leia-se “abandono”.

Em tempo: Na linha..., onde se lê “os seguintes critérios”, acrescente-se “de julgamento”.

É também oportuna esta observação: “Em caso de contestações ou emendas ao texto apresentado, a ata só poderá ser assinada depois de aprovadas as correções.”

c) Redação e estilo – A ata é redigida por um secretário efetivo do órgão ou, na falta desse, por um secretário “ad hoc”, isto é, eventual, designado na ocasião ou somente para ela.

Como a ata deve ser um registro fiel dos fatos ocorridos em determinada reunião, sua linguagem deve ser simples e despretensiosa, clara, precisa e concisa, não se prestando, por isso mesmo, para a demonstração ou extravasamento de prováveis ou supostos dotes literários do redator.

d) Assinatura – Assinam a ata, geralmente, todas as pessoas presentes à reunião. Às vezes, todavia, ela é assinada somente pelo presidente e pelo secretário. Não há, sobre este assunto, disposição de caráter geral.

3.7.2. Partes da Ata

As partes de uma ata variam segundo a natureza das reuniões cujos eventos se registram. Entretanto, as mais importantes e que mais freqüentemente aparecem, além do título e