Controle tático

O controle tático é exercido ao nível intermediário das empresas, é denominado controle departamental ou controle gerencial. Refere-se aos aspectos menos globais da empresa. Sua dimensão de tempo é o médio prazo. Aborda geralmente cada unidade da empresa – como um departamento ou cada conjunto de recursos tomados isoladamente.

A teoria do controle se baseia em dois conceitos importantes:

a. Retro informação: é a retroação ou realimentação, o mecanismo que fornece informações relativas ao desempenho passado ou presente, capazes de influenciar as atividades futuras ou os objetivos futuros do sistema. Fornece as informações necessárias às decisões para promover o ajuste do sistema.

b. Homeostase: é a tendência que todos os organismos e organizações têm para autorregular-se, isto é, para retornarem a um estado de equilíbrio estável toda vez que forem submetidas a alguma perturbação por força de algum estímulo externo.

Uma vez estabelecidos os objetivos no nível institucional, elaborados os planos no nível intermediário, reunidos os recursos necessários e baixadas as instruções e procedimentos, o executivo precisa assegurar que o desempenho da execução corresponda aos planos. Neste sentido, o executivo – no nível intermediário – precisa desenvolver um processo de controle que envolve as quatro fases seguintes:

Estabelecimento de padrões.

Avaliação de resultados.

Comparação dos resultados com os padrões.

Ação corretiva quando ocorrem desvios ou variâncias.

1. ESTABELECIMENTO DE PADRÕES

Os padrões de controle dependem diretamente dos objetivos, especificações e resultados previstos resultantes do processo de planejamento. Um padrão significa um nível de realização ou de desempenho que se pretende tomar como referência. Um padrão pode servir como um resultado esperado em função do planejamento.

Os padrões fornecem parâmetros que deverão balizar o funcionamento do sistema. As decisões sobre os padrões geralmente são tomadas no decorrer do processo de planejamento, mas poderão ser reajustados à medida que o processo de controle comece a produzir a informação de realimentação capaz de definir se os padrões estão adequadamente prefixados ou se devem ser alterados para mais ou para menos, a fim de se ajustar à realidade dos fatos.

O padrão fornece os critérios para medir o desempenho e avaliar os resultados.

No nível intermediário, os padrões de controle são geralmente estabelecidos a partir de certos objetivos departamentais tomados como critérios para avaliar os resultados e o desempenho de cada departamento. Cada departamento, ao fixar os seus objetivos principais e secundários, define os padrões pelos quais poderá verificar se está ou não atingindo o leque de objetivos a que se propôs alcançar.

2. AVALIAÇÃO DOS RESULTADOS

O controle tático se baseia fundamentalmente nas informações obtidas no acompanhamento da execução dos planos de ação ou da operação dos programas previamente estabelecidos. Seu objetivo é avaliar o desempenho ou os resultados dentro dos limites previstos pelos padrões, a fim de garantir o alcance dos objetivos traçados. Constitui o meio adequado de influir nas decisões para corrigir a atividade planejada ou a operação programada e possibilitar o ajustamento da atividade ou da operação em relação aos objetivos.

A descentralização administrativa influencia poderosamente o controle: à medida que aumenta a descentralização, deve haver alguma modificação nos controles da empresa. Quando as decisões são centralizadas, o administrador geralmente estabelece padrões detalhados para os métodos e resultados de cada fase do trabalho: padrões rigidamente definidos, métodos e resultados de cada fase do trabalho.

A frequência com que são feitas as avaliações também muda com a descentralização. Na centralização, o administrador geralmente se preocupa com detalhes e com o curto prazo. À medida que descentraliza, o administrador deixa de lado detalhes e os relatórios diários para dirigir sua atenção para resultados globais e para amplitudes de tempo mais longas.

3. COMPARAÇÃO DOS RESULTADOS

A comparação é geralmente uma atividade especializada de assessoria (staff) por envolver especialização. Aliás, boa parte das atividades de planejamento e de controle é geralmente um encargo de assessoria e não de linha. Muitos dos componentes da comparação envolvem alguma especialização técnica e os seus resultados são transmitidos aos gerentes de linha por meio de relatórios, mapas, circulares, etc. A partir desse material, que geralmente constitui o sistema de informação gerencial (SIG), os gerentes de linha avaliam o funcionamento geral de seus departamentos ou unidades e tomam as decisões necessários para sua adequada condução.

A comparação proporciona a informação a respeito da quantidade, qualidade, do tempo e custo das atividades de cada departamento, capaz de permitir sua avaliação em relação aos padrões preestabelecidos. O processo de comparação repousa na mensuração, na variância e no princípio da exceção, que são os seus três elementos essenciais.

a. Mensuração: refere-se à informação sobre o desempenho de um departamento, de forma a avaliá-la de acordo com algum critério quantitativo ou qualitativo. As principais técnicas de mensuração utilizadas são a observação e os relatórios.

- Observação: A observação do nível de atividade – indagações feitas ao empregados, observação do desempenho e comportamento