DESAFIOS DA ADMINISTRAÇÃO E DO EMPREENDEDORISMO

1 DESENVOLVIMENTO

Qualquer organização requer estratégias para desenvolvimento de suas atividades; principalmente as empresas que estão inseridas e envoltas num ambiente cada vez mais competitivo e globalizado capaz de extrair do mercado as organizações que não possuem um projeto para manutenção ou evolução de seus negócios.

De acordo com o Project Management Institute (2000, p. 4), podemos definir que um projeto é: “Um empreendimento temporário, planejado, executado e controlado, com o objetivo de criar um produto ou serviço único”.

Um projeto possui início e fim. Partindo deste fato, podemos observar que ele passa por um ciclo de vida em que há o desenvolvimento, a estruturação, a implantação, o acompanhamento e a conclusão; além disso, o ciclo de vida do projeto define quais técnicas de trabalho e quais pessoas serão utilizadas em cada fase do projeto.

E quais são essas fases ou processos? Iniciação, planejamento, execução, controle e encerramento.

No início são definidos os objetivos do projeto e das metas a alcançar. São produzidas as informações necessárias para o projeto, as quais servirão de apoio para o planejamento. Nesta fase são realizadas atividades fundamentais para o sucesso do projeto, tais como: a verificação da disponibilidade dos recursos disponíveis - principalmente pessoal e material; a avaliação da viabilidade do objetivo a ser alcançado, a qual pode ser deduzida a partir de um pré-projeto; a estimativa dos recursos necessários - prevendo um tempo consideravelmente bom para o projeto transcorrer e a elaboração da proposta de projeto.

No planejamento são detalhadas as tarefas, este detalhamento das atividades pode ser visto na Estrutura Analítica de Projetos (EAP) que é um documento facilitador da visualização do projeto em partes menores, contribuindo com o gerenciamento. Nesta fase se monta a equipe de trabalho, onde há a definição do gerente do projeto. Os meios e recursos são alocados e é feita uma programação da utilização dos recursos materiais e humanos. É realizada uma estrutura formal do sistema de comunicação e de decisão a ser adotado e é estabelecido o cronograma e a relação entre as tarefas. Este processo serve de suporte de informações para os processos de execução e controle.

Na fase execução as tarefas definidas são colocadas em prática. Este processo coordena pessoas, atividades e todos os recursos necessários para efetiva realização do projeto; de maneira a enfatizar a organização, a disciplina, a direção e ao controle das atividades. Nesta fase o projeto ganha forma e se consolida por meio da dedicação e do trabalho de cada pessoa envolvida na execução das etapas previstas e programadas. A execução oferece informações para os processos de controle, sendo que, é realizado o controle da utilização dos recursos dentro dos limites preestabelecidos e, se necessário, pode ser feita uma reprogramação no projeto.

O controle - monitoramento do projeto é responsável em assegurar que os objetivos estão sendo cumpridos e por meio de uma monitoração eficaz pode-se identificar desvios, falhas, perdas e desperdícios. Por isso que, ao mesmo tempo em que as atividades são executadas, elas são monitoradas e, se preciso for serão reprogramadas para nova execução. Nesta fase há o gerenciamento das etapas previstas; a avaliação constante dos riscos; um feedback à equipe e um controle da aplicação dos recursos necessários. A fase de controle possui informações para os processos de planejamento, execução e encerramento.

No encerramento e conclusão o projeto chega ao fim, formaliza-se oficialmente a aceitação dos produtos/serviços e o resultado obtido é comparado com o resultado previsto. Após esta análise comparativa são realizados: o registro do projeto; a elaboração de relatórios finais; a emissão de avaliações sobre o desempenho da equipe e o alcance dos objetivos esperados. O projeto, no entanto, se encerra somente a partir da consolidação de que o novo bem – produto ou serviço foi ou não aceito pelo seu público alvo e que este esteja integrado à rotina da organização.

Compreendendo a significativa relevância das fases do projeto podemos observar que o gerente de projeto é a “peça humana” fundamental para que um determinado projeto possa ser realizado. Contudo, para que a equipe possa desenvolver suas atividades de maneira eficaz, o gerente de projeto deve dominar um conjunto de conhecimentos técnicos abrangendo áreas específicas que servirão de apoio nas tarefas de gerenciamento.

Então, quais são estas áreas de conhecimento da gestão de projetos?

São nove áreas que formam este conjunto de conhecimentos que devem ser utilizadas ao longo do projeto. São elas:

1. Gestão de Integração do Projeto: processos que integram todas as áreas. Identificam os integrantes; definem e combinam tarefas específicas, ou seja, quem vai fazer tal atividade; unificam e coordenam os grupos do projeto. Esta área possui a pretensão de integrar todos os envolvidos no projeto e definir as tarefas de cada pessoa envolvida no processo, de modo que todos tenham um “norte” a seguir.

2. Gestão de Escopo: é o conjunto de atividades para identificar e controlar o fluxo das tarefas dentro daquilo que foi planejado. O escopo do projeto é a intenção de cuidar para que o projeto seja feito e concluído com êxito, preferencialmente, com o menor número possível de mudanças.

3. Gestão de Tempo: descreve quando cada processo deve ser terminado, para que as atividades possam ser desenvolvidas e encerradas no prazo correto.

4. Gestão de Custo: descreve os processos envolvidos em planejamento, na estimativa de gastos e no controle de custos, de modo que o projeto termine dentro do “budget” (orçamento) aprovado.

5. Gestão de Qualidade: abrange a garantia de que o projeto irá satisfazer os objetivos para os quais foi realizado. Um projeto de qualidade supera as expectativas tanto dos seus idealizadores quanto das pessoas que irão consumir o bem produzido.

6. Gestão de Recursos Humanos: definem os processos que organizam e gerenciam a equipe do projeto. Esta gestão é essencial porque o fator humano: suas intenções e motivações contribuem para o sucesso ou fracasso do projeto.

7. Gestão de Comunicação: refere-se aos processos relativos à coleta, disseminação, armazenamento e destinação final das informações do projeto de forma oportuna e adequada. A comunicação é imprescindível e deve ser eficaz e compreensiva para que as tarefas sejam executadas da melhor forma possível,