EDI - Nova Tecnologia De Compras

EDI

Electronic Data Interchange

O aparecimento do EDI :

Durante séculos, os documentos de papel formaram a base das transações comerciais. De anúncios de concursos a pagamentos finais, existe um intercâmbio de numerosos documentos entre parceiros comerciais. Atualmente, na maioria dos casos, estes documentos comerciais são tratados eletronicamente, metidos em sobrescritos e enviados pelo correio. Preparados à velocidade da luz, são enviados por um processo que é um milhão de vezes mais lento. Para além da lentidão da entrega pelo correio, este meio de atividade comercial tem outras grandes desvantagens, como recodificação dos dados, erros de transcrição, duplicação de dados, tempo perdido, atrasos no tratamento dos dados e baixa produtividade. Em termos globais, isto significa custos acrescidos. A transferência eletrônica de dados (EDI) surge como solução para tais problemas. O EDI é o intercâmbio de informação entre parceiros autônomos que se associam, computador a computador, de todo o tipo de documentos comerciais, formatados segundo Standards ou normas previamente acordadas. Estamos perante um processo empresarial que é ao mesmo tempo técnico e organizativo, já que consiste na transferência de dados estruturados entre empresas, utilizando meios eletrônicos e protocolos que respeitam mensagens normalizadas e estabelecidas por organismos internacionais de normalização. O EDI, faz fluir a informação ao nível das aplicações informáticas, implementadas em diversos computadores instalados intra-empresa e inter-empresas, sem interferência humana, num processo transparente para as partes envolvidas na comunicação. É necessário reforçar o conceito de que o EDI é uma ferramenta que além da componente tecnológica de mudança é antes de mais considerada um processo organizativo e uma forma inevitável de no futuro estabelecer as relações entre os parceiros comerciais. Pode definir-se como sendo a transferência eletrônica de informação estruturada, entre os sistemas de computadores de diferentes organizações, de acordo com normas pré-estabelecidas.

Implementação de um sistema EDI

A TED-EDI (Troca Eletrônica de Documentos – Electronic Data Interchange) permite fazer negócios ou realizar transações, entre diferentes parceiros comerciais, eletronicamente. Com a TED é possível acabar com todas aquelas transações comerciais que eram realizadas utilizando comunicações baseadas na troca de papel, como por exemplo, fazer encomendas junto dos fornecedores, ou estabelecer transações financeiras.

Mais formalmente, podemos descrever a TED como a troca de dados estruturados baseados em formatos de mensagens normalizados, entre sistemas computacionais, por meios eletrônicos. Dados estruturados, significa um método, não ambíguo, de representar dados existentes num documento, seja ele uma fatura, uma encomenda ou qualquer outro tipo de documento. O método para assegurar a correta interpretação da informação pelo sistema computacional, é definido pela normalização. O conceito importante que devemos notar é que a troca eletrônica de informação, no contexto da TED pura, significa efetivamente, sem intervenção humana.

Pode ser difícil distinguir entre correio eletrônico (e-mail) e TED-EDI, uma vez que ambos envolvem a transmissão de mensagens eletrônicas entre sistemas computacionais. O que realmente diferencia a EDI, do e-mail, é a estrutura interna e o conteúdo da mensagem. O conteúdo de uma mensagem e-mail não tem como finalidade ser processado, de nenhuma forma, pelo sistema que recebe a mensagem, enquanto que as mensagens EDI, têm essa finalidade e são por isso estruturadas para o seu processamento automático.

O EDI no mundo

A transferência eletrônica de dados (EDI), tem crescido a um ritmo alucinante, no mundo inteiro. O número de utilizadores, aumenta exponencialmente de ano para ano e cada vez mais as empresas investem neste tipo de tecnologia. Só na Europa, o ritmo de investimento em EDI está a crescer 21% por ano. Os países, que mais fortemente têm contribuído, para o desenvolvimento do EDI, começam a ver como fruto imediato, as suas empresas muito mais competitivas em relação às suas rivais estrangeiras, e com possibilidade de oferecer serviços de qualidade como o Just In Time (JIT) e o Quick Response (QR), além de diminuírem imenso as despesas relacionadas com atrasos devidos a burocracia, e envios normais de correspondência entre as empresas. O EDI vai evoluindo em cada país, conforme as áreas comerciais de maior interesse econômico nesse país. Deste modo, o desenvolvimento, não é uniforme, isto é, um país que tenha por exemplo um setor automobilístico muito forte, tem tendência a desenvolver muito o EDI nesse setor, criando e melhorando, nesse caso, o grupo de desenvolvimento de mensagens, relacionado com a industria automóvel (ODETTE). Neste momento, a maioria destes grupos já estão criados, e existem a nível europeu. Para além dos grupos privados, nota-se em alguns países, um empenhamento muito forte do estado em utilizar a tecnologia EDI. Um dos maiores exemplos, são os Estado Unidos. O presidente Clinton em 1993, anunciou que a partir de Janeiro de 1997, todas as transações comerciais relacionadas com as compras públicas do governo federal americano apenas funcionarão via EDI. O orçamento anual deste sector ronda os duzentos mil milhões de dólares para compras. Este tipo de medida, além de facilitar e desburocratizar muito as compras públicas, ainda permite que um maior número de empresas possam participar nos concursos