ESCRITURAÇÃO ESCOLAR

TRABALHO

Discorra sobre os documentos necessários à atuação do Secretário Escolar, listados abaixo:

1. Requerimento de Matrícula.

O Requerimento de matrícula é a forma específica de correspondência oficial, por meio do qual se solicita à autoridade escolar competente a matrícula de um determinado aluno em um determinado curso, no qual este tem direito legal de estar matriculado. Enfim, pode ser entendido como um documento formal que vincula o aluno a uma unidade escolar.

Habitualmente o requerimento é composto de:

Vocativo (título funcional da autoridade):

Exmo, Sr. Diretor. ...

DD. Diretor da Escola de ...

Preâmbulo (parte em que o interessado se qualifica, declarando tudo o que possa identificá-lo: nome, nacionalidade, estado civil, profissão, endereço, etc.)

Texto (onde o assunto é exposto):

Fecho (compreendendo a formula terminal, data e assinatura);

Nestes Termos,

Pede Deferimento

Cidade/ Data...

__________________________

Assinatura.

No preenchimento do Requerimento são proibidos: rasuras; espaços em branco ou aplicação de corretivos. Um requerimento de Matrícula é elaborado na unidade escolar, contém os dados de informação do aluno, endereço residencial, curso, série, turno, turma, ano letivo, cor, raça, etc. (Anexo A). É um documento que não pode ser preenchido simplesmente pelo aluno ou responsável, mas acompanha e assistido por um secretário escolar. Sendo ainda, a matrícula somente deferida pelo(a) Diretor(a) quando for constatado que os documentos do aluno estão completos, conforme a legislação vigente, assumindo a responsabilidade sobre qualquer irregularidade na documentação apresentada pelo aluno ou responsável legal.

2. Diário de Classe.

Este pode ser entendido como um documento importante para o professor e o crescimento escolar do aluno e a plena efetivação de seus planos e objetivos descritos no decorrer do ano letivo. Segundo a SED (Secretaria de Estado de Educação, 2005) o Diário de Classe, é um documento que contem o registro do diagnóstico inicial da turma, freqüência do aluno, planejamento, avaliações e relatório final do trabalho do professor, bem como da carga horária prevista na Matriz Curricular.

Em um diário de classe são transcritos a sequencia didática do trabalho do professor; a freqüência escolar dos alunos; os registros de avaliação escolar; as notas dos alunos em cada atividade e por períodos. Em outras palavras, trata-se de um documento de escrituração escolar coletivo, no qual são registrados, sistematicamente, as atividades desenvolvidas com a turma e o resultado do desempenho e freqüência dos alunos.

Também nos diários do ensino fundamental (nas séries iniciais é descritos uma ficha individual de cada aluno, mostrando seus avanços e retrocessos). O diário é como o próprio nome diz: o Dia a dia de uma determinada turma, em uma determinada série e turno, no decorrer do ano letivo.

Segundo a SED (2005) os objetivos do diário são: registrar (freqüência do aluno, avaliação e aproveitamento do aluno; dias letivos, recuperação, provas, exames finais; currículo escolar e conteúdos programados, carga horária); comprovar a veracidade e a regularidade dos atos praticados (registros que efetivam a prática).

A Secretaria Escolar fornece os Diários de Classe aos professores com a Relação Nominal dos alunos (legível e sem rasuras) e só a esta compete acrescentar o nome dos alunos matriculados no decorrer do ano letivo. Também compete a Secretaria verificar as notas registradas nos Diários de Classe com as notas registradas nos respectivos canhotos.

3. Mapa colecionador de Canhotos.

Este é um documento de cunho obrigatório no arquivo escolar, composto por canhotos bimestrais entregues pelos professores à Secretaria Escolar, logo que se encerram os bimestres, na data prevista no Calendário Escolar previamente aprovado. Esses canhotos devem conter: freqüência, aproveitamento do aluno, nº de aulas previstas e dadas, devidamente assinados pelo professor.

Cabe a Secretaria escolar conferir as medidas dos canhotos com as dos Diários de Classe no ato de seu recolhimento, fazendo constar data e assinatura do responsável pelo recebimento. Como também, de elaborar o canhoto da Média Anual e Final.

4. Ata de resultados finais.

De acordo com Silva (2000) a Ata é um documento destinado a registrar o resumo das ocorrências de decisões e reuniões e assembléias. A ata tem valor jurídico, devendo ser redigida seguidamente, sem espaços vazios, sem rasuras, e lançada em livro próprio, com suas páginas numeradas e rubricadas.

Conforme a SED (2005) a Ata de Resultados Finais é o principal documento de escrituração escolar onde se registra o resultado final da situação do aluno no ano letivo, sendo o documento que legitima sua vida escolar e que servirá de base para expedição do Histórico Escolar e Guia de Transferência. Esta ata deve ser elaborada pela Secretaria Escolar, confeccionada em duas vias, sem rasuras e abreviaturas. A relação nominal dos alunos deve estar de acordo com o Diário de Classe.

No espaço destinado ao Resultado Final deverão constar as notas obtidas pelo aluno em conformidade com as registradas nos canhotos. A nomenclatura das áreas de conhecimento ou disciplinas deve ser registrada conforme o estabelecido na Matriz Curricular aprovada. A data de encerramento do processo de avaliação deve ser a data do último dia de atividade previsto no Calendário Escolar (SED, 2005).

No termo de encerramento deve constar a data da elaboração do documento. Os espaços em branco devem ser cancelados. As Atas de Resultados Finais devem ser conferidas e assinadas pelo Diretor e pelo Secretário Escolar, cabendo-lhes inteira responsabilidade por estes atos. Uma via do documento será arquivada na unidade escolar, após sua compatibilização pelo Assessor Técnico Escolar e a outra via será recolhida no Órgão Competente ao qual a unidade escolar é jurisdicionada (SED, 2005).

5. Histórico Escolar.

O Histórico