Estudo De Caso Hamilton Dutra

I – INTRODUÇÃO

O fluxo de comunicação dentro de uma organização é uma das ferramentas mais importantes para a dinamização do trabalho e incentivo da cultura organizacional.

A comunicação é o canal na qual os administradores realizam funções como planejamento e organização, exercendo assim controle e liderança sobre a equipe de trabalho.

Também espera-se que a comunicação seja o meio que funcionários estejam cientes sobre o qual é a cultura da organização, bem como missão, valores e estratégias em atender seus clientes externos.

Falhas de comunicação causam problemas diretamente relacionados com a produtividade e motivação de cada indivíduo dentro da organização, uma vez que não sabendo o que deve ser feito de maneira clara e dinâmica, o trabalho torna-se algo confuso e sem sentido.

No estudo de caso que segue vemos como a falta de comunicação e direcionamento de informação levou uma agencia bancária ao completo caos administrativo, cabendo à Hamilton Dutra o desafio de reformular a administração da informação e à reciclagem de comunicação da agencia, bem como motivar funcionários sobrecarregados e desinteressados pelo próprio trabalho.

I.1. Ecologia da informação e estratégia de gestão

A Ecologia da informação favorecerá Hamilton se ele utilizar a estratégia certa para aplica-la.

A metáfora da Ecologia da Informação o ajudará a compreender como está o ambiente informacional atual da empresa e como este mesmo ambiente pode ser modificado.

Essa visão o ajudará a organizar, reciclar e repassar as informações necessárias aos funcionários de maneira clara e estruturada, evitando assim ruídos internos (informações ambíguas, confusas e dispersas por parte dos emissores) e ruídos externos (como comunicação horizontal desorientadaou a falta dela).

Visando integrar os meios de comunicação já existentes na empresa, aceitando a flexibilidade das possíveis evoluções, detalhando e compartilhando as informações de maniera aplicável a Ecologia da informação estratura-se de maneira dinâmica enfatizando o comportamento pessoal e informacional dentro da empresa:

Primeiramenre Hamilton deve ter em mente a estratégia que ele irá utilizar: “O que fazer com a informação que eu preciso passar?”

Definindo o objetivo principal “do que comunicar”, ele deverá passar para o “Como comunicar”.

Isso envolve o conceito de Arquitetura de Informação e de Processos de Administração da Informação.

Arquitetar a informação é fundar as bases nas quais a informação circulará.

A Política da Informação definirá de que maneira a informação será centralizada, quem terá poder de gerenciamento e responsabilidade sobre ela, definindo o que deve ser comunicado à que setor.

Depois de definir quem comunicará, é necessário o incentivo à circulação dessa comunicação, motivando os indivíduos a estarem abertos às novas informações; assim como comportamentos que influenciam a boa circulação da informação.

Os Processos de Administração da Comunicação definirão como o trabalho é feito, por quem é feito e de que maneira.

Uma equipe especializada deverá ter o conhecimento das ferramentas comunicativas já existentes mas obsoletas e identificar, categorizar, filtrar, integrar, reciclar e interpretar as informações para que sejam passadas da maneira correta, dentro da estratégia proposta, atingindo assim, todo o ambiente informacional da empresa.

I.2. Efeitos da fidelidade da comunicação e o ambiente de trabalho em agências financeiras: o que interfere e o que pode ser favorável para

a comunicação eficaz

Considerando que a fidelidade da comunicação está determinada por fatores idênticos, tanto na fonte como no recebedor, possíveis ruídos devem ser reduzidos ao máximo, ou em caso ideal, eliminados, através da garantia de tais fatores, a saber:

• Habilidade de Comunicação por meio de habilidades verbais codificadoras e decodificadoras e, raciocínio;

• Atitudes de ambos em relação a si mesmos, em relação ao(s) recebedor(es) e para com o assunto ;

• Nível de conhecimento do assunto, e,

• Sistema sócio-cultural em que estão inseridos a fonte e o recebedor.

Já na mensagem, o código e o conteúdo, bem como o tratamento usado pela fonte, para apresentá-los são igualmente importantes e Interferem na eficácia da comunicação interpessoal.

No caso de Hamilton Dutra, a maneira como ele decodificou a situação da agência e o estado em que encontravam seus funcionários, indica uma falha em sua habilidade de comunicação. Hamilton descartou a possibilidade de introduzir de imediato a reorganização da agência delegando aos Chefes de Seção poderes de gerente para que atuassem em seus setores. Considerou que esta seria “uma medida muito avançada” para começar e titubeou em seu raciocínio. Optou, então, por conquistar primeiro a confiança das pessoas. Esta atitude, embora positiva e confiante em si, denota insegurança em relação a suas próprias conclusões diante da ‘leitura’ do quadro, e também em relação ao nível de conhecimento do assunto; uma vez que, a rotina da agência bancária, como um todo, e ele próprio como seu diretor, diferem de sua antiga rotina profissional como Analista de Investimentos. Nesta última sim, a ‘confiança’, ou ainda a ‘sensação de confiança’, é essencial na construção da relação Investidor – Analista de Investimento.

Hamilton não percebeu de imediato que a própria rotina da agência (funcionários desanimados, estressados e com intensa carga de trabalho; clientes descontentes; baixa produtividade; clima tenso, entre