Ferro Carbono

Introdução

Os Formulários constituem uma forma de mostrar os dados de uma tabela ou consulta com uma melhor apresentação. É um instrumento administrativo, pré-impresso onde são preenchidos os dados e informações de uma pessoa ou unidade, que permite a formalização das comunicações, o registro e o controle das atividades das organizações, como empresas ou instituições estatais. Destinados a receber preservar e transmitir informações para definir a natureza ou cobrir um fluxo, desde o início até sua conclusão.

12.1 Conceito

O Formulário adquiriu grande importância com o crescimento das organizações , em virtude de se tratar de um excelente véiculo de transmissão das informações que se tornam indispensaveis para o planejamento, execução e controle das diferentes atividades tanto mais necessária a existência desenvolvidas. É mesmo lícito afirmar-se que quanto mais complexa a empresa tanto mais necessária a existência de métodos racionais de coleta, análise, processamento e disseminação de dados.

Contudo, é significativo assinalar, a maioria das organizações pouco se precupava com o problema, resultando no tratamento da matéria por quaisquer de seus orgãos, sem diretrizes, padrões ou experiência, criando-se, em cosequência, formulários que, além de não considerarem os existentes, tampouco eram precedidos do estudo prévio de sua real necessidade, utilidade, característica básicas, unidades envolvidas em sua manipulação, seu fluxo, número de vias necessário, tamanho,layout e outros aspectos relevantes.

Consequentemente, o tratamento desse papelório, de forma altamente empírica, onerava os custos operacionais, forçando o aumento de quadros de pessoal e criando, por outro lado, uma série de atividades paralelas, controles em duplicatas, métodos e processos de trabalho complicados, inadequados e redundantes, gerando entropia na organização.

Assim, as organizações modernas, que dependem de processos otimizados de funcionamento, como condição indispensável para sua sobrevivência e desenvolvimento, sentiram a necessidade de tratar da papelada com maior lucidez, introduzindo métodos adequados de implantação, supressão e racionalização de formulários, reduzindo, dessa forma, os custos operacionais e tornando mais simples os fluxos de trabalho e de manipulação de informação.

Por essa razão, ganhou importância, dentro da organização, no âmbito da atividade O&M, a especialização, que tem como objetivo permitir que as informações sejam eficazmente tratadas. O analista, por conseguinte, deve dar especial atenção á elaboração, processamento e controle dos formulários utilizados em todas as unidades da empresa. Um formulário pode ser conceituado como um documento padronizado, estruturado segundo sua finalidade específica, possuindo características e campos apropriados, destinado a receber, preservar e transmitir informações, cujos lançamentos são necessários para definir a natureza ou cobrir um fluxo qualquer de trabalho, desde o inicio até sua conclusão. Portanto, para que um documento atinja esses objetivos, sua criação e/ou racionalização deve ser efetivada por um orgão que tenha condições de estudar sua necessidade, verificar as informações realmente indispensáveis, definir os campos apropriados, identificar seu fluxo e outros aspectos relevantes.

12.2 Sequência de Elaboração

Qualquer providência no sentido de se criar, suprimir e/ou racionalizr um formulário, dentro de uma organização, deve ser precedida de uma análise administrativa, cujo modelo pode ser tirado daquele apresentado no capítulo sobre o assunto, com simplificações para um projeto desse tipo e compreendido as seguintes etapas:

Levantamento das Necesidade: É a fase de coleta de dados, permitindo o estudo da finalidade do formulário, do exame dos instrumentos normativos ou objetivos que justificam ou justificaram sua criação, identificando ainda as características do formulário, o número de vias, as unidades interbas ou externas à organização, envolvidas em sua manipulação e outros dados significativos. Logo depois o relatório deverá ser elaborado;

Crítica de Levantamento: É importante, após o levantamento, efetivar sua crítica. Para isso, é interessante dispor o analista, além dos instrumentos normativos, dos competentes fluxogramas, descrevendo os passos do formulário, desde sua emissão até seu arquivamento. Inexistindo esses documentos, o analista deverá elaborá-los, principalmente se, se tratar de estudo de racionalização, em que a situação encontrada deverá ser cotejada com a solução proposta;

Planejamento da Solução: Envolvendo, se for o caso, a elaboração do formulário ou racionalização do existente, atendendo às reais necessidades da organização, convenientemente diagnosticadas. Nessa etapa, quando se desenvolver o novo formulário, além de se levar em conta os daos coletados, deve-se dar atenção especial ao layout do formulário, verdadeiro trabalho artesanal. Como na etapa precedente, aqui também se torna imprescindível a elaboração dos instrumentos normativos e dos competentes fluxogramas, não mais retratando a situação levantada, mas apresentando as possíveis soluções. Isto é, o novo formulário, instruções de preenchimento e seu fluxo ou rotina, desde a emissão até o arquivamento;

Crítica do Planejamento: Etapa em que o analista criticará a solução proposta, negociando-a com os usuáriso, em todos os seus aspectos. A aceitação dos usuários é fundamental para a implantação do formulário. Qualquer modificação proposta pelos usuários deve ser vista com muita simpatia, só não devendo ser aceita se de todo inviável. Mesmo nesse caso, deixar bem claro o motivo da não-aceitação da modificação. Se houver alguma alteração no projeto, em virtude da negociação com os usuários, proceder às adequações necessárias no formulário, intrumentos normativos e fluxogramas, se for o caso;

Implantação e Controle dos Resulatdos: Etapa em que o formulário é aprovado e entra em vigor na empresa, devendo o analista acompanhar tal processo durante certo espaço de tempo, para verificar se a soluçao adotada é de fato a melhor ou se ainda é necessária alguma adaptação.

12.3 Natureza Básica do Problema de Formulários

Abaixo são citados alguns deles citados pelo especialista F. M. Knox, no texto de formulários:

Boa parte do problema dos formulários concentra-se no fato de que muitos deles são utilizados em pequenas quantidades e um a um não parece que tenham a importância