GESTÃO DE PROCESSOS

Roteiro para implantação

 Definição do processo a ser gerenciado

Vários são os motivos que levam uma organização ao estudo e a implantação de um modelo de gestão de processo focado em resultados.

 Definição da estratégia de abordagem do problema

Nem sempre as lideranças têm clareza de qual deva ser o processo prioritário na aplicação da metodologia. Isso ocorre com frequência em ambientes altamente desestruturados e em que o sistema de medidas ou é precário ou tem foco apenas em questões financeiras.

Relatório preliminar traçando o perfil o ambiente organizacional:

- Quanto à gestão de processos

Não existe um gerente. A responsabilidade sobre a produtividade e a qualidade do processo licitatório está fatiada pelos chefes dos diversos órgão afetados por esse processo.

- Quanto à gestão de pessoas

Não se percebe um esforço institucional, sistemático, visando à capacitação dos funcionários envolvidos com o processo licitatório.

 Capacitação dos envolvidos

A consciência sobre a importância da aplicação da metodologia só virá a partir da capacitação das pessoas nos fundamentos da gestão orientada para a melhoria contínua dos processos.

Sessões de treinamento sobre fundamentos da gestão orientada para a melhoria contínua do desempenho devem ser previstas para essa etapa.

As pessoas só devem ser iniciadas nas ferramentas de controle propostas no momento em que sua unidade estiver apta a utilizá-las.

Mapeamento das funções do processo

 Metodologia convencional

 Metodologia de mapeamento

 Abordagem de cima para baixo

A visão macro é importante para organizar o esforço de planejamento da melhoria o processo, que culmina com a obtenção do novo padrão, revisado de maneira crítica e controlado com base nos resultados medidos.

Uma maneira de avaliar o nível de gerenciamento exercido sobre o processo em estudo é verificar, já nesse momento, quais indicadores e metas estabelecidos, tanto para o processo quanto para cada função nele representada.

 Validação do processo atual

O exercício de preenchimento do formulário descrevendo cada posto de trabalho permite que, posteriormente, sejam validados os seguintes aspectos:

- requisitos de entrada

- a correta sequência das atividades do fluxo de informações

São exemplos de oportunidades de melhoria que podem constar do Plano de Melhoria:

Erros e retrabalhos frequentes;

Falta de mecanismos de controle na entrada e na saída dos postos de trabalho;

Falta de uma sistemática de medidas do posto(indicadora de qualidade e/ou produtividade e metas);

Limitação das responsabilidades do posto de trabalho;

Desbalanceamento do volume de trabalho dos postos analisados.

 Análise Crítica dos Indicadores

O mapeamento dos processos e dos seus postos permite uma primeira análise crítica dos indicadores estabelecidos. As medidas podem ser parte da solução quando sinalizam para resultados indesejáveis, mas nunca deverá ser desconsiderada a variável política, ao sugerir mudanças processuais ou estruturais.

A generalização do uso de medidas de volume e tempo, largamente usadas nas atividades rotineiras, em geral, acarreta problemas quando utilizadas para medir a produtividade de trabalhadores intelectuais, como os advogados. Isso se explica pelo fato de cada parecer exigir um nível diferente de conhecimento, podendo demandar um tempo considerável até que ele consiga firmar juízo soibre o material analisado.

 Estabelecimento do padrão

Concluídas