Gestão Da Comunicação

6. A importância da comunicação na Gestão de Projetos

Conforme os casos apresentados no capítulo anterior, a comunicação é um ponto crucial para o sucesso de um projeto, assim como para o seu fracasso (Figura X).

Figura 4.1 – Ilustração de problemas comuns de comunicação em projetos

Fonte: [?],http://escritoriodeprojetos.com.br/gerenciamento-das-comunicacoes-do-projeto.aspx

O PMI (Project Management Institute) utiliza de um processo contínuo e sistemático para medir e comparar processos organizacionais, o chamado Benchmarking, através do qual as empresas compartilham anualmente informações e experiências, que além de gerar dados para tal pesquisa, também é um meio de melhorar o seu próprio índice de desempenho e suas práticas de trabalho. (PMSURVEY, 2012)

No ano de 2012, Chapters do PMI de diversos países realizaram um estudo de Benchmarking com a participação de 730 organizações de países como Argentina, Brasil, França e Uruguai, o chamado PMSURVEY.ORG, e por dois anos consecutivos Problemas na Comunicação (67,9%) foi classificado como o principal motivo de projetos fracassarem, seguido por Não cumprimento dos prazos (65,%) e Escopo não definido adequadamente (61,5%) - os quais não deixam de estar correlacionados com o primeiro. (PMSURVEY, 2012)

Na visão das empresas, a principal deficiência dos gerentes de projeto está exatamente na Comunicação (41,8%), e é por isso que esta habilidade tem sido cada vez mais necessária e valorizada ao gerenciar projetos, ocupando o primeiro lugar com 59,4%, e ficando a frente da Liderança, em segundo, com 50,3%. (PMSURVEY, 2012)

6.1. Comunicação

Comunicação é uma palavra de origem latina (comunicare), cujo significado é “partilhar, participar algo, tornar comum”, e trata-se de uma ferramenta através da qual os seres humanos, desde o início dos tempos, puderam partilhar diversas informações entre si, sendo de grande importância para a integração, instrução e desenvolvimento da sociedade.

Conforme figura 37, o processo de comunicação é composto por: emissor, receptor, mensagem, canal de comunicação (meio) e a resposta (feedback), além do ruído, caracterizado por tudo aquilo que pode afetar a perfeita captação da mensagem.

Figura 37 - O Processo de Comunicação.

Fonte: http://comumunicare.blogspot.com.br/

O emissor é o remetente, ou seja, é o responsável por enviar a mensagem. É importante que este saiba o grau de conhecimento de quem irá recebê-la, o nível cultural, a sua instrução, para que seja codificada de forma a viabilizar o melhor entendimento possível, e então enviada pelo canal de comunicação escolhido. (Chaves et al., 2010)

A mensagem é o conteúdo da comunicação propriamente dito, cujo objetivo é gerar reações e comportamentos. Pode ser de forma verbal (fala e texto) ou não verbal (desenhos, gestos, movimentos e expressões faciais). (Chaves et al., 2010)

A codificação, no processo de comunicação, é o ato de traduzir a mensagem para uma linguagem que seja entendida pelo receptor. (Chaves et al., 2010)

O canal de comunicação é o meio pelo qual a mensagem é transmitida até atingir o seu receptor. Estes canais podem ser formais, como: e-mails, memorandos, instruções normativas, relatórios de progresso, atas de reunião etc., ou informais, como: encontros face a face (face-to-face), telefonemas e mensagens orais. Vale ressaltar que os canais informais podem ser decisivos para o sucesso da comunicação, principalmente quando utilizado para reforçar o que foi transmitido formalmente. (Chaves et al., 2010)

O receptor é o destinatário, ou seja, quem receberá a mensagem e a interpretará (decodificará), sendo que a compreensão está diretamente relacionada à familiaridade do mesmo com o assunto em questão, bem como a receptividade, a clareza e precisão com que a mensagem foi emitida, a relação de confiança entre o receptor e o emissor e a necessidade e interesse que o receptor tem de dispor do conteúdo daquela mensagem. (Chaves et al., 2010)

O feedback, ou resposta, é a informação que o receptor envia ao emissor quanto à mensagem recebida. É através deste feedback que o emissor tem a confirmação que sua mensagem chegou ao receptor e analisar a forma na qual está sendo processada, para que se tenha ciência de sua compreensão ou não. Pode ainda ocorrer em forma de comentários e dados, frutos de uma análise realizada pelo receptor, a fim de melhor o desempenho do emissor e ajuda-lo a atingir seus objetivos. (Chaves et al., 2010)

O ruído é todo tipo de interferência indesejável que ocorre no processo de comunicação, como: erros de escrita e de interpretação, voz baixa ou rouca, uma dicção ruim, o uso de jargões, siglas ou termos não familiares a todos, distorções de sinais eletrônicos, a distância entre o emissor e o(s) receptor(es) e principalmente a falta de atenção e/ou interesse do receptor. (Chaves et al., 2010)

6.2. O guia PMBOK

O Project Management Body of Knowledge, ou PMBOK, é essencialmente um Guia de Conhecimento em Gerenciamento de Projeto produzido por membros do PMI (Project Management Institute), no qual está descrito um conjunto de boas práticas para o gerenciamento de projetos, baseadas em experiências de profissionais da área, e é reconhecido como uma norma para a profissão de gerente de projetos, visto que existe um consenso geral quanto ao seu valor e utilidade. [Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos, Quarta edição, 2008]

O Project Management Institute (PMI), por sua vez, trata-se da maior associação mundial para profissionais da área de gerenciamento de projetos, e hoje conta com mais de 700 mil membros, sendo que grande parte deles (cerca de 370 mil) possuem a certificação de Profissional em Gerenciamento de Projetos (Project Management Professional – PMP). Esta certificação é reconhecida mundialmente e atesta que o profissional tem formação, experiência e competência para conduzir e dirigir projetos, com base nas diretrizes do PMBOK. [Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos, Quarta edição, 2008]

O Guia PMBOK além de apresentar uma visão geral sobre como deve ser conduzido um projeto, ele também promove um vocabulário padrão para os profissionais da área, o qual é utilizado para se discutir, escrever e aplicar os conceitos de gerenciamento de projetos, sendo essencial para a profissão.

Porém, por ser um guia, não é necessário que