Gestão Por Processos

Conceitos de processos

Um processo, para Davenport (1994), seria uma ordenação específica das atividades de trabalho no tempo e no espaço, com um começo, um fim, inputs e outputs claramente identificados,enfim, uma estrutura para ação. Já Harrington (1993) o define como sendo um grupo de tarefas interligadas logicamente, que utilizam os recursos da Organização para gerar os resultados definidos, de forma a apoiar os seus objetivos.

Para Johansson et al. (1995), processo é o conjunto de atividades ligadas que tomam um insumo(input) e o transformam para criar um resultado (output). Teoricamente, a transformação que nele ocorre deve adicionar valor e criar um resultado que seja mais útil e eficaz ao recebedor acima ou abaixo da cadeia produtiva.

Já Rummler e Brache (1994) afirmam ser uma série de etapas criadas para produzir um produto ou serviço, incluindo várias funções e abrangendo o “espaço em branco” entre os quadros do organograma, sendo visto como uma “cadeia de agregação de valores”.

Outra forma de pensar a respeito de processos é apresentada pela equipe do Centro de Ciências da Coordenação do MIT, que considera os processos como seqüências semi-repetitivas de eventos que, geralmente, estão distribuídas de forma ampla no tempo e espaço, possuindo fronteiras ambíguas (Pentland et al., 1999).

Objetivos:,

A Gestão de processos visa:

• Saber gerenciar as funções operacionais e como implementar as principais medidas para avalia-las.

• Compreender como funciona a cadeia de valor.

Ter um excelente sistema de comunicações por toda empresa, mantendo todos os funcionários de todos os níveis com acesso a informações relevantes:

• Gerenciar funções operacionais;

• Compreender como funciona a cadeia de valor;

• Construir coletivamente um sistema interativo de comunicação extensivo à toda a organização;

• Manter todos os funcionários, de todos os níveis, com acesso a informações relevantes;

• Implementar estratégias de avaliação no processo operacional

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Principais etapas da GP

Pdca

A qualidade em produtos de consumo e serviços começou a ser discutida e estudada com mais intensidade no Japão logo após a segunda guerra mundial. Nesse período, foram desenvolvidos alguns métodos e técnicas para melhoria da qualidade, e na década de 1980 começaram a ser introduzidas nas empresas de diversos países inclusive no Brasil, influenciadas principalmente pela maior competitividade dos produtos japoneses, os quais possuíam alta qualidade e preços menores. A presente pesquisa buscou avaliar o nível de conhecimento e o uso do método Plan, Do, Check, Action (PDCA) e de ferramentas da qualidade na agroindústria de Mato Grosso do Sul e a relação do uso dessas técnicas no desempenho dos processos nas empresas que as utilizam. Para isso, realizou-se uma pesquisa exploratória descritiva, com uma amostra de empresas agroindustriais aplicando-se um questionário semiestruturado aos profissionais dirigentes dessas empresas. Constatou-se que é pequeno o número de empresas que utilizam o método PDCA, e moderado o número de empresas que usam alguma ferramenta da qualidade no gerenciamento de seus processos. Quanto ao impacto do uso dessas técnicas nos processos industriais, foi possível observar melhorias em grande parte das empresas que as utilizam. Após a realização de análises bivariadas e multivariadas, foi possível identificar também algumas características de empresas que utilizam mais efetivamente o método

PDCA e ferramentas da qualidade, que são: maior número de funcionários; maior nível de instrução de suas equipes e maior nível de automação de processos.

O ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act / Planejar-Fazer-Verificar-Agir) consiste em uma seqüência de passos utilizada para controlar qualquer processo definido. É uma ferramenta que auxilia na organização do processo de implementação de melhorias, dando uma diretriz para a condução de tais projetos / processo. É também utilizada para o planejamento de testes para obtenção de informações a respeito de um processo, antes da implementação de uma melhoria.

A figura abaixo e as descrições correspondentes a cada etapa nos dá uma idéia da dinâmica do ciclo PDCA.

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PLAN – Planejar – Refere-se ao planejamento do seu projeto de melhoria, ou seja, quais são os objetivos, o que já sabemos, o que queremos aprender, e como iremos fazer (quem, o que, quando, onde, como).

DO – Executar – Conduzir o plano, ou seja, implementar de acordo com o que foi planejado na etapa anterior.

CHECK – Verificar – Coletar dados, realizar a análise dos dados e com base nessa, verificar quais são as conclusões que nós podemos tirar.

ACT – Agir Corretivamente – Definir quais mudanças poderão ser feitas e quais outros ciclos podem ser disparados para a melhoria do processo em questão.

A seguir vamos descrever em detalhes cada uma das etapas do Ciclo PDCA.

1. Etapa PLAN – PLANEJAR

A etapa de planejamento do ciclo deve conter os seguintes itens:

- Descrição do Problema: devemos descrever qual é o problema / processo que será estudado/modificado no presente ciclo. Aqui deve ser descrito o objetivo do trabalho. O que se quer saber/fazer.

- Questões que se pretende que sejam respondidas: é importante no processo de planejamento, que o grupo faça as perguntas e estabeleça quais questões precisamos conhecer e que informações queremos obter.

Ao falarmos de testes a serem feitos, é fácil responder a esta etapa, pois em geral, quando pretende-se fazer um teste, mesmo que intuitivamene, as perguntas são formuladas (embora muitas vezes, as perguntas não são feitas formalmente e acaba-se esquecendo de observar as respostas, o que só se verifica depois de concluído o teste).

Quando falamos de implementação de mudança, o que se quer não é necessariamente obter