Gestão por Processos

2.6 Gestão por Processos

Ao analisar um processo, a equipe de projeto deve partir sempre da perspectiva do

cliente (interno ou externo), de forma a atender às suas necessidades e preferências, ou

seja, o processo começa e termina no cliente, como sugerido na abordagem derivada da

filosofia do Gerenciamento da Qualidade Total (TQM). Dentro dessa linha, cada etapa do

processo deve agregar valor para o cliente, caso contrário será considerado desperdício,

gasto, excesso ou perda; o que representaria redução de competitividade e justificaria uma

abordagem de mudança.

Entender como funcionam os processos e quais são os tipos existentes é importante

para determinar como eles devem ser gerenciados para obtenção de melhores resultados.

Afinal, cada tipo de processo tem características específicas e deve ser gerenciado de

maneira específica.

A visão de processos é uma maneira de identificar e aperfeiçoar as interfaces

funcionais, que são os pontos nos quais o trabalho que está sendo realizado é transferido de

um setor para o seguinte. Nessas transferências é que normalmente ocorrem os erros e a

perda de tempo.

Todo trabalho realizado numa organização faz parte de um processo. Não existe um

produto ou serviço oferecido sem um processo. A Gestão por Processos é a forma

estruturada de visualização do trabalho.

O objetivo central da Gestão por Processos é torná-los mais eficazes, eficientes e

adaptáveis.

Eficazes: de forma a viabilizar os resultados desejados, a eliminação de erros e a

minimização de atrasos;

Eficientes: otimização do uso dos recursos;

Adaptáveis: capacidade de adaptação às necessidades variáveis do usuário e

organização.

Deve-se ter em mente que, quando os indivíduos estiverem realizando o trabalho

através dos processos, eles estarão contribuindo para que a organização atinja os seus

objetivos. Hunt (1996) discute que esta relação deve ser refletida pela equipe de trabalho,

através da consideração de três variáveis de processo:

Objetivos do processo: derivados dos objetivos da organização, das necessidades

dos clientes e das informações de benchmarking disponíveis;

Design do processo: deve-se responder a pergunta: “Esta é melhor forma de realizar

este processo?”

Análise e Melhoria de Processos

10

Administração do processo: deve-se responder as seguintes perguntas: “Vocês

entendem os seus processos? Os subobjetivos dos processos foram determinados

corretamente? O desempenho dos processos é gerenciado? Existem recursos

suficientes alocados em cada processo? As interfaces entre os processos estão

sendo gerenciadas?”

Realizando estas considerações, a equipe estabelecerá a existência da ligação principal

entre o desempenho da organização e o individual no desenvolvimento de uma estrutura

mais competitiva, além de levantar informações que servem para comparar as situações

atuais e desejadas da organização, de forma a impulsionar a mudança.

2.7Mapeamento de Processos

O mapeamento de processos é uma ferramenta gerencial analítica e de comunicação

que têm a intenção de ajudar a melhorar os processos existentes ou de implantar uma nova

estrutura voltada para processos. A sua análise estruturada permite, ainda, a redução de

custos no desenvolvimento de produtos e serviços, a redução nas falhas de integração entre

sistemas e melhora do desempenho da organização, além de ser uma excelente ferramenta

para possibilitar o melhor entendimento dos processos atuais e eliminar ou simplificar

aqueles que necessitam de mudanças.

Do modo como é utilizado atualmente este mapeamento foi desenvolvido e

implementado pela empresa General Eletric