Importancia Da Informação Contábil

RESUMO

Os sistemas de informações podem auxiliar as empresas nas soluções de grandes problemas que surgem no dia a dia, devido às rápidas mudanças que ocorrem no mercado. Ao longo do tempo, observou-se o surgimento de diferentes tipos de informações; entre as quais a informação contábil é primordial para a tomada de decisão empresarial. É na controladoria que convergem todas as informações contábeis necessárias e adequadas que permitem aos gestores uma decisão rápida e segura dentro da organização. O problema está em identificar o que é útil ou não para o processo decisório, onde tem como finalidade evitar a produção de informação irrelevante, sendo um ponto importante e complexo, que requer planejamento. Para que as ações sejam providas na forma correta e no momento exato, é imprescindível que as empresas utilizem um sistema confiável que dê suporte aos dirigentes e consequentemente ao aumento da eficácia da organização. O presente estudo tem como objetivo demonstrar as características da informação contábil como sendo capaz de proporcionar benefícios ao usuário garantindo sua comunicação e confiabilidade. O problema apresentado é: O que é útil para o processo decisório nas empresas, a fim de evitar à produção de informação irrelevante, muito comum na atualidade, dada a multiplicidade de dados disponíveis? Entende-se que os relatórios associados às demonstrações apresentadas aos empreendedores é uma necessidade básica de qualquer empresa, tal como as grandes organizações, que permitem ao gestor tomar decisão, acompanhar a rentabilidade, comparar com o seu setor de atividade e controlar os seus objetivos. Assim, tem-se a informação necessária para crescerem e serem rentáveis.

PALAVRAS-CHAVE: informações contábeis, tomada de decisão, sistema de informações.

ABSTRACT

The information systems can help companies in the solutions of major problems that arise on a daily basis due to the rapid changes occurring in the market. Over time, there was the emergence of different types of information, including the accounting information is vital for decision-making business. It is the control that converge all information necessary and appropriate accounting allowing managers a decision quickly and securely within the organization. The problem is identifying what is useful or not for the decision process, which aims to prevent the production of irrelevant information, being an important and complex, requiring planning. What actions are provided in the correct way and the timing, it is imperative that companies use a reliable system that supports the leaders and thus to increase the effectiveness of the organization. This study aims to demonstrate the characteristics of accounting information as being able to provide benefits to the user ensuring your communication and reliability. The question presented is: What is useful for decision making in enterprises in order to prevent the production of irrelevant information, very common nowadays, given the plethora of data available? It is understood that the reports relating to statements made to entrepreneurs is a basic necessity for any company as large organizations, allowing managers to take decision, monitor the profitability, compared to its sector of activity and control their objectives. Thus, we have the information needed to grow and be profitable.

KEY WORDS: accounting information, decision-making, information system.

1 INTRODUÇÃO

Nos dias atuais todas as empresas, para obterem o retorno almejado e se manterem no mercado, necessitam de controles eficientes para que os gestores possam estar a par do que está acontecendo, podendo assim, tomar suas decisões em momento oportuno. Neste contexto está inserida a contabilidade, que é a responsável pela organização dos documentos referentes às negociações efetuadas pela empresa, assim como o registro de todos os fatos ocorridos no período, em conseqüência destas negociações. E para que a contabilidade possa estar bem organizada e em condições de fornecer as informações que seus usuários necessitam naquele momento, ela precisa do auxílio do sistema de informação contábil e das demais ferramentas da tecnologia da informação disponíveis para a empresa.

A informação surgiu com a necessidade de guardar memória dos fatos passados. Mais do que nunca, observa-se que é a ferramenta primordial para que se possa planejar o futuro, na busca de se antecipar às decisões e visando a resguardar riscos eminentes.

Um ponto importante e complexo é identificar o que é útil ou não para o processo decisório a fim de evitar a produção de informação irrelevante. Os avanços tecnológicos têm liberado os profissionais dos trabalhos rotineiros. Eles agora passam menos tempo preparando relatórios e mais tempo analisando e interpretando informações de negócios. Muitos estão saindo do isolamento de seus departamentos operacionais, os contadores, por exemplo, trabalham agora em grupos e têm muito contato com outros departamentos, e estão ativamente envolvidos nos processos gerenciais de suas empresas.

Algumas empresas desfrutam amplamente deste recurso, porém outras não reconhecem o poder informacional dos dados gerados pela contabilidade e a utilizam apenas para atender as exigências legais e fiscais. Para que isso aconteça é necessário que o usuário seja capaz de interpretar estas informações.

O trabalho tem como objetivo demonstrar como o sistema de informação contábil é utilizado para fornecer aos usuários dos demonstrativos financeiros as informações necessárias para a tomada de decisão. O desvendar do estudo será importante para que administradores, gerentes e outros usuários possam conhecer as melhores alternativas de se utilizar o sistema de informações contábeis. Conhecer o modelo decisório do usuário e estar de acordo com a filosofia gerencial da empresa também são fatores que auxiliam na produção de informação relevante e precisa para o usuário.

2.1 CONTROLADORIA

A Controladoria é uma vertente da Contabilidade e que também pode ser definida como ramo da Administração, dependendo do rumo atribuído pelos gestores e contadores responsáveis pelas informações disponibilizadas aos responsáveis pela tomada de decisão.

O objeto principal da Controladoria é o estudo e a prática das funções de planejamento, controle, registro e a divulgação dos fenômenos da administração econômica e financeira das empresas em geral.

Definir Controladoria é um tanto complexo, pois este termo está no meio contábil há pouco tempo, fazendo com que inúmeros conceitos sejam atribuídos à área. Segundo Oliveira, Perez Júnior & Silva (2002, p.13), “pode-se entender Controladoria como o departamento responsável pelo projeto, elaboração, implementação e manutenção do sistema integrado de informações operacionais, financeiras e contábeis de determinada entidade com ou sem finalidades lucrativas [...]”.

Fonte - Estrutura da Controladoria, Padoveze (2000).

Diante da posição do autor, verifica-se que a Controladoria poderá transmitir aos seus gestores informações de alta confiança e precisão, pois o seu controle permanente permite que tenhamos essas informações em tempo real. Para que a empresa tenha esse controle permanente, ela precisa do profissional chamado controller. FIGUEIREDO & CAGGIANO (1997) definem este profissional, como sendo um gestor encarregado do departamento de controladoria; tendo o papel de zelar pela continuidade da empresa, viabilizando as sinergias existentes, fazendo com que as atividades desenvolvidas conjuntamente, alcancem resultados superiores aos que alcançariam se trabalhasse independentemente, sendo este trabalho realizado através do gerenciamento de um excelente sistema de informação.

Como vimos, o controller tem o papel de monitoramento do plano de ação da empresa, fazendo a avaliação coordenada da atuação de todos os gestores, sempre com foco no desempenho e resultados, global e por departamento. É importante ressaltar que este profissional não é responsável pelo alcance dos resultados planejados, os gestores é que o são, cada um por sua área.

Percebe-se que nas empresas muitas decisões são tomadas sem a devida consulta ou apoio da fonte de informações à controladoria ou ao controller, que detêm as mais importantes informações da empresa.

A missão da controladoria dentre outras é zelar pela continuidade da empresa assegurando a otimização do resultado global, pois é um órgão de gestão empresarial que irá garantir as informações adequadas ao processo decisório corporativo, colaborando com os gestores na busca da eficácia gerencial.

O profissional responsável pela controladoria, o controller gerencia um eficiente sistema de informações para manter o executivo principal ou os gestores principais, informados sobre os rumos que a empresa deve tomar, baseado em suas análises e questões.

2.2 SISTEMAS DE INFORMAÇÕES CONTÁBEIS

Os Sistemas de Informações Contábeis podem produzir efeito positivo na organização, auxiliando os administradores a tomarem decisões mais acertadas, possibilitando o crescimento e a prosperidade da empresa. No entanto, nem sempre as informações disponibilizadas são as mais adequadas para a tomada de decisão, e isto pode estar relacionado a alguma deficiência ou limitação dos Sistemas de Informações Contábeis (SICs). Informações impressas muitas vezes não são úteis, mas sim impressos com informações que os usuários necessitam, estas farão diferença.

É preciso então, antes de adquirir o sistema, fazer uma avaliação para ter certeza que o mesmo oferece o que a empresa necessita, se for o caso, identificar alterações necessárias para que satisfaçam as necessidades informacionais dos diferentes gestores responsáveis pelas decisões. O sistema deve ser concebido mediante a convicção de que este incorpora conceitos que estejam sintonizados com o modelo de gestão adotado pela empresa. O sistema de informação contábil deve ser implementado a partir de preferências e experiências particulares e individuais.

No ato de administrar os gestores se amparam nos sistemas de informações referentes a cada área de gestão. Contudo, o sistema de informação contábil passou a ser considerado um dos principais sistemas de informação gerencial, o qual atuando conjuntamente com os demais sistemas organizacionais contribui com todas as etapas do processo decisório e de gestão (PADOVEZE, 2004) tornado-se uma ferramenta gerencial indispensável.

O que é útil para o processo decisório nas empresas, a fim de evitar à produção de informação irrelevante, dada a multiplicidade de dados disponíveis?

SISTEMA DE INFORMAÇÃO CONTÁBIL

ÁREA LEGAL/FISCAL ÁREA DE ANÁLISE ÁREA GERENCIAL

- Contabilidade Gerencial - Análise de Balanço - Orçamentos e Projeções

- Correção Monetária Integral - Análise Fluxo de Caixa - Custos e Preços de Venda

- Contab. em outras Moedas - Gestão de Impostos - Contab. por Responsabilidade

- Consolidação de Balanços - Centro de Lucros e Unidades de

- Valorização de Inventários Negócio

- Controle Patrimonial - Acompanhamento do Negócio

Fonte - Sistema de Informação Contábil: Padoveze (2000).

A informação se tornou no mundo de hoje uma poderosa ferramenta nos negócios, quem a possuir, controlará o mercado e estará à frente dos seus principais concorrentes. Porém é importante destacar que as informações contábeis devem ser completas e precisas, em muitos casos essas informações servirão para uma nova decisão.

Conforme Cassarro (1988) tanto mais dinâmica será uma empresa, quanto melhores e mais adequadas forem as informações de que os gerentes dispõem para as suas tomadas de decisão. Para que essas informações sejam utilizadas de forma eficaz pelo tomador de decisão e possam ser consideradas como um recurso estratégico, estas devem ser geradas a partir das necessidades do usuário e serem comparativas, confiáveis, econômicas, com periodicidade certa e detalhamento adequado.

“O processo de gestão constitui-se num processo decisório. Decisões requerem informações. Os sistemas de informações devem apoiar as decisões dos gestores em todas as fases do processo de gestão, que requerem informações específicas”. (PEREIRA, 1999, p.61).

Portanto, os dois autores têm a mesma forma de pensamento, pois a informação é um dado processado e armazenado que possui um valor real para a tomada de decisão empresarial. A boa informação deve ter algumas características para que possa ser interpretada corretamente dando apoio à tomada de decisão através dos relatórios gerenciais e legais.

A contabilidade está vinculada às mudanças sociais que ocorrem ao longo dos anos e que a cada nova mudança exige-se da contabilidade nova postura na divulgação das informações geradas, visando suprir os anseios de informações requeridas pelos seus usuários. Não resta dúvida que o cumprimento da missão da contabilidade tornou-se mais difícil de ser alcançado, já que cada usuário deseja um conjunto específico de informações que possam suprir seu modelo decisório. Segundo Iudícibus (1995), a contabilidade é o grande instrumento que auxilia a administração a tomar decisões.

Na verdade, ela coleta dados econômicos, mensurando-os monetariamente, registrando e sumarizando em forma de relatórios ou de comunicados, que contribui sobremaneira para a tomada de decisões. (MARION, 2003).

Torna objetivo ainda, demonstrar como a contabilidade e seus dados auxiliam a administração de recursos econômicos e financeiros na tomada de decisão. Os dados contábeis consistem em um completo sistema de geração de informações; pois além de abranger o gerenciamento financeiro, gerenciamento de resultados, também possibilita aos seus usuários obter a evolução patrimonial da empresa.

O usuário de contabilidade está apto para atuar na área econômica e financeira, através do desenvolvimento de um sistema de informações que proporcione uma visão ampla, com base nos dados da contabilidade, que facilite o posicionamento dos empresários numa organização, desde o aspecto operacional até o estratégico.

As demonstrações contábeis associadas ao aconselhamento do negócio pelo usuário é uma necessidade básica de qualquer organização, tal como as grandes empresas, que permitem ao gestor tomar decisões, acompanhar a rentabilidade, comparar com o seu setor de atividade e controlar os seus objetivos. Assim, têm-se as informações necessárias no momento certo para crescerem e serem rentáveis.

O sistema contábil precisa apresentar segurança e confiabilidade a clientes e investidores, pois cada vez mais a economia se cercará de dados contábeis que sempre foram tidos como verídicos e íntegros. Laudon e Laudon (2004) consideram que informação é o conjunto de dados significativos e úteis aos seres humanos em processos como o de tomada de decisões. Os sistemas de informações representam na atualidade uma das principais ferramentas de que os gestores dispõem para auxiliá-los nos processos de gestão e decisão.

A contabilidade e seus sistemas contábeis cada dia mais voltado ao gerenciamento empresarial assume o posto de número um em confiabilidade e capacidade de oferecer aos operadores financeiros um instrumento de tomada de decisões, sejam elas para gerir o dia a dia, ou para projetar os rumos futuro das empresas. Chegou a hora dos sistemas contábeis serem os guardiões de informações precisas e de fácil extração para assim atrair o interesse dos usuários que vivem a rotina de tomar decisões instantâneas e praticamente sem margem de erro.

No que tange o sistema de informações, FISH e MOSIMANN (1999) afirmam: pode ser conceituado como uma rede de informações cujos fluxos alimentam o processo de tomada de decisões, não apenas da empresa como um todo, mas também de cada área de responsabilidade.

Conforme afirma o autor, um sistema contábil com toda a tecnologia que o mundo digital moderno permite agregar é capaz de atender em sua plenitude os interesses tanto do público interno como externo de qualquer empresa. Um sistema moderno e eficiente atende o público interno - funcionários e administradores e também demonstra confiabilidade ao público externo - clientes, bancos e muitos outros, com os mesmos dados, porém com demonstração focada para cada interesse.

Este público quer informação que lhe possibilite agilidade, segurança, transparência, organização, então para isso basta que os dados postados nos sistemas contábeis sejam oferecidos a eles dentro do interesse de cada um, sem necessidade de expor os interesses de sigilos que toda a empresa precisa ter em parte dos seus dados. Já com referência ao público interno - funcionários, administradores - os mesmos dados depositados em algum momento nos sistemas contábeis disponibilizam-se a clientes, bancos, fornecedores, serão abertos para gerir a empresa, pagar impostos, entre outras finalidades. O público interno visualiza de maneira diferente, mais abrangente, podendo servir não somente como uma informação presente, mas principalmente com instrumento de planejamento futuro de novas ações e definições estratégicas.

Como já foi amplamente descrito, a importância de um sistema contábil moderno, é aquela que permite ao administrador em visualizar não somente os acontecimentos do presente, mas sim os futuros. Um problema que atinge muitas empresas que estão em plena capacidade de desenvolvimento, é a descoberta que seu capital de giro está esgotado e sua capacidade de produção chegou ao fim.

Certamente um administrador que possui um moderno e eficiente sistema contábil jamais passará por situação semelhante, pois com antecedência descobrirá que diante de sua evolução de crescimento precisará buscar recursos financeiros para fazer frentes aos novos patamares que a empresa estará inserida no futuro. Podemos ainda descrever necessidade de novos equipamentos, novos mercados, novos negócios.

3 METODOLOGIA

O presente estudo tem como tema a Utilização de Sistemas de Informações Contábeis no Processo de Tomada de Decisão Empresarial.

Foi utilizado o método de pesquisa por objetivo descritivo e os procedimentos realizados para o desenvolvimento do estudo foram pesquisas do tipo bibliográficas, caracterizando, no primeiro momento, a informação contábil, como ferramenta essencial à tomada de decisão no exercício do processo empresarial e realizando um levantamento e análise das informações utilizadas pelos gestores. Com esses dados, descrevemos o ambiente informacional da empresa, bem como sugerimos o uso das demonstrações contábeis como instrumento na tomada de decisão.

4 RELATO DOS FATOS

Cabe ressaltar, a eficiência do sistema operacional, o qual desempenha um papel essencial na segurança de um sistema contábil. Como é ele que controla os recursos de máquina usados pelas aplicações contábeis, uma vulnerabilidade em um sistema operacional pode arruinar a segurança do sistema como um todo, mesmo que os aplicativos que executam sobre o referido sistema não possuam qualquer falha de projeto ou implementação. Isso ocorre porque as aplicações lidam com abstrações criadas ou gerenciadas pelo sistema operacional, e uma violação da segurança do mesmo oferece a um atacante a possibilidade de manipular livremente essas abstrações. Por essas razões, um sistema operacional vulnerável gera problemas em qualquer sistema, por mais robustos que sejam os componentes que executam sobre esse sistema operacional. Além disso, os sistemas operacionais atuais são geralmente grandes e complexos, o que os torna mais propensos a possuir vulnerabilidades do que software de menor porte. Abaixo um modelo simplificado de sistema de informação:

Fonte - Sistemas de informações contábil/financeiros, GIL, 1999

Como se observa na figura, um sistema de informação consiste num conjunto de recursos utilizados para fornecer informações oportunas e relevantes, para qualquer uso que se possa fazer dela, a partir de processos anteriormente definidos, valendo-se para tanto de dados específicos.

O usuário quer informação que lhe possibilite agilidade, segurança, transparência, organização, então para isso basta que os dados postados nos sistemas contábeis sejam oferecidos a eles dentro do interesse de cada um, sem necessidade de expor os interesses de sigilos que toda a empresa precisa ter em parte dos seus dados. Para que exista essa transparência, é necessário um sistema de controle interno que verifique os procedimentos a serem adotados pelos gestores no que concernem as atividades e registros das operações. Tais procedimentos são previstos nos manuais de normas das empresas.

5 CONCLUSÃO

Ao desenvolver este trabalho através de pesquisa bibliográfica, com base nas fontes pesquisadas, conclui-se que uma empresa para chegar ao sucesso não necessita estar a anos no mercado, mas sim ser inovadora e gerenciar muito bem seu negócio. Para isso ser possível é necessário que o gestor tenha em mãos ferramentas capazes de em tempo real apontar rumos e tendências, desta forma sua decisão será alicerçada em dados confiáveis.

Para que o gestor moderno conduza os rumos de sua empresa com rapidez, obrigatoriamente tem que encontrar os dados em um único lugar, dando direcionamento estratégico ao negócio. Um diferencial competitivo, que possibilite antecipar-se e prever o mercado.

A contabilidade no dia a dia das empresas modernas há muito tempo deixou de ser um mero sistema que reúne dados para atender legislações fiscais. A informação contábil eficaz, ou seja, comunicada de forma clara e objetiva, com credibilidade por quem a recebe e no momento oportuno, produz, indubitavelmente, uma decisão acertada.

Hoje não podemos pensar em uma simples contabilidade que apenas apure resultados operacionais, e sim um sistema que reúna dados das mais diversas áreas da empresa. Por isso todo o sistema contábil deve ser desenvolvido com estrutura operacional capaz de possibilitar a criação de mecanismos que permitam o manuseio dos dados informados de várias maneiras, pois somente assim uma informação será capaz de possibilitar uma visão tanto micro, como macro em uma análise gerencial.

A contabilidade gerencial será eficaz se contiver um sistema de informações contábeis integrado ao sistema de gestão empresarial. Sistema este que reúne e consolida todas as informações relevantes e necessárias para gerir a organização, e se considerar o controle como uma forma de se estudar novas possibilidades ou analisar novos caminhos que possibilitem redução de custos, agilidade de operação, maximização de lucros e manutenção da qualidade do produto ou serviço prestado pela empresa.

E para finalizar, sempre é bom salientar que a saúde financeira de uma empresa depende de controles nos processos diários, o que mais uma vez fica claro que somente um eficiente sistema contábil é possível realizar.

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

CASSARRO, Antonio Carlos. Sistemas de Informações para Tomada de Decisões. Pioneira, São Paulo, 1998.

FIGUEIREDO, Sandra, CAGGIANO, Paulo César. Controladoria Teoria e Prática. Ed. Atlas, 1997.

FISH, Sílvio; MOSIMANN, Clara Pellegrinello. Controladoria: Seu Papel na Administração de Empresas. 2. ed. Ed. Atlas, São Paulo,1999.

GIL, Antônio de Loureiro. Sistemas de informações contábil/financeiros. 3. ed. Ed. Atlas, São Paulo, 1999.

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PADOVEZE, Clóvis Luis. Sistemas de Informações Contábeis – Fundamentos e Análise. Ed. Atlas, 2000.

PADOVEZE, Clóvis Luis. Contabilidade Gerencial – Um Enfoque em Sistema de Informação Contábil. Ed. Atlas, 2004.

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ZANETTE, M