Introdução à história da gestão do orçamento

PRODUÇÃO TEXTUAL

Introdução à História da Administração Orçamentária:

O orçamento é praticado desde a época pré-histórica, quando os homens o utilizavam, segundo Bazoli apud Lunkes (2007), para prever a necessidade de comida para sobreviver na época do inverno. Dessa forma, os homens existentes no período pré-histórico deram início ao desenvolvimento das práticas orçamentárias.

Atualmente, o orçamento proporciona para as empresas planejamento e controle necessários para a obtenção do prestígio das mesmas no mercado e para a satisfação de seus clientes. Essa ferramenta contábil denominada orçamento possibilita, ainda, uma medida dos resultados financeiros. Esses resultados são de grande importância para que a empresa possa planejar e organizar suas atividades futuras.

Welsh (1983) resume orçamento como um planejamento administrativo de todas as operações da empresa, que tem como objetivo prever e organizar os acontecimentos de um futuro período definido.

Quando bem organizada, a empresa comumente segue determinadas etapas orçamentárias, de acordo com Horngren, Datar e Foster (2004). Primeiramente, é necessário que seja feito o planejamento do desempenho da empresa como um todo. Após o planejamento do desempenho de toda a empresa incluindo suas subunidades, deve ser fornecido um conjunto de expectativas específicas com o qual os resultados reais podem ser comparados. A próxima etapa é constituída da análise de variações do planejado. Dessa forma, quando preciso, essa análise traz como conseqüência medidas corretivas que colaboram para o sucesso do processo. Finalmente, a última etapa é um novo planejamento, à luz do feedback e das condições modificadas.

Um planejamento orçamentário bem realizado possibilita diversas vantagens aos administradores, uma vez que impulsiona o planejamento e a implementação estratégica de planos; possibilita uma estrutura para a avaliação do desempenho; motiva os administradores e os funcionários da empresa e promove a coordenação e a comunicação entre as subunidades dentro da empresa.

Em relação ao tempo referente à realização dos orçamentos, os mesmos possuem períodos característicos já estabelecidos como, por exemplo, um mês, um trimestre, um semestre, etc. É recomendado que os orçamentos elaborados com períodos distantes sejam divididos em subperíodos, ou seja, o planejamento do período de um ano deve ser dividido em doze meses. Assim é possível obter um melhor controle da situação da empresa.

Tipos de Orçamentos:

O Orçamento de Vendas é formado mediante as previsões de vendas de um período predeterminado. Esse orçamento é elaborado com a finalidade de multiplicar a quantidade de unidades estimadas de venda para cada produto, pelo preço de venda estimado. Ele sustenta todo o planejamento operacional e financeiro, uma vez que é através dele que se pode projetar a dimensão de toda estrutura organizacional da empresa.

O Orçamento de Produção ou Fabricação é a etapa posterior ao orçamento de vendas. Segundo Lunkes (2007), o orçamento de produção tem como principal objetivo assegurar um suficiente nível de produção para atender à demanda de vendas considerando: o espaço de armazenamento, disponibilidade de mão-de-obra, prazo de entrega de materiais, capacidade dos equipamentos, políticas de estoque, capacidade de produção, adequação das instalações, disponibilidade de matéria-prima, etc.

É preciso salientar que, para atender seus clientes de maneira eficaz, toda empresa deve manter uma Margem de Segurança de Estoque. No entanto, é necessário que este estoque seja administrado corretamente para que a empresa não tenha custos excessivos.

Orçamento dos Custos de Matéria-Prima (MP): o setor de produção das empresas estima a quantidade de matéria-prima que será utilizada. Enquanto isso, o setor administrativo de compras responsabiliza-se pela aquisição dos itens estimados. Logo, conforme Lunkes (2007) objetiva-se a compra no momento certo da utilização ao valor planejado.

Da mesma forma que os produtos acabados precisam de uma Margem de Segurança de Estoque, as matérias-primas para a produção dos mesmos também comportam um estoque mínimo.

O Orçamento dos Custos de Mão-de-Obra Direta (MOD) tem como responsáveis as gerências dos respectivos departamentos que constituem a fase de fabricação. Seu maior e principal objetivo é o de estimar a necessidade de recursos humanos, assim como seu recrutamento, treinamento, avaliação e especificação de tarefas, avaliação de desempenhos e, por fim, a administração salarial. Esse orçamento contém a necessária quantidade de horas para a satisfação das exigências da produção. O MOD, parafraseando Bazoli (2008) é indispensável para que se mantenha o número de empregados preparados necessários para atender à demanda de produção.

O Orçamento dos Custos Indiretos de Fabricação (CIF) engloba todos os custos de fabricação que não se encaixam como mão-de-obra direta e matéria-prima, e são incorridos em nível de departamento ou em nível de fábrica como um todo. Tais custos referem-se à mão-de-obra indireta, depreciação, material de escritório, seguros, aluguéis, serviços de terceiros, energia elétrica, água, entre outros. O orçamento do CIF, estima custos indiretos esperados para um período próximo.

É importante enfatizar que, no momento da elaboração do orçamento dos custos indiretos de fabricação, seja feito também, a separação dos custos controláveis e não controláveis. Caso a empresa inclua custos não controláveis, ficará difícil aos demais cobrar responsabilidades, uma vez que os colaboradores não interferem naquele valor, prejudicando assim o controle dos demais custos.

O Orçamento das Despesas de Vendas e Administrativas inclui todos os gastos referentes à gestão das operações da empresa e os itens relacionados à pessoal, viagens, telefones, correio, fax, material de escritório, depreciação dos bens de escritório, taxas, seguros, energia elétrica, etc. Esse tipo de orçamento, de acordo com Bazoli (2008), projeta antecipadamente as despesas com vendas e as despesas administrativas para o próximo período. As despesas, nesse orçamento, são classificadas em variáveis e fixas.

Depois do levantamento de todo o orçamento operacional, pode-se elaborar o orçamento financeiro, que determina os resultados da empresa em determinado período. Para isso, são utilizados os dados encontrados no orçamento operacional para se chegar a um resultado projetado.

O Orçamento da Demonstração do Resultado é preparado a partir de vários orçamentos operacionais levando