Manuais De Processos

Manuais de Processos

Os manuais de processos são aqueles cujo conteúdo atinge a organização em ação, apontando como fazer o trabalho. Araújo afirma que a decisão de manualizar independe de algum estudo específico, bastando o gestor, por meio de instrumentos de diagnostico como a observação e questionários, decidir por esse recurso.

Os indicadores para adotar manuais normalmente estão ligados a processos com fins de: divulgação, como liberação de um edital para o vestibular da universidade; coordenação, como as normas para o recrutamento e seleção de pessoal que devem ser adotadas em diferentes filiais de maneira uniforme; análise, manuais específicos de processos, de procedimentos e outros prontos para serem consultados pelo gestor visando a melhor gestão dos processos; treinamento, como o treinamento de uma tarefa para reduzir a ineficiência em alguma atividade.

O objetivo geral desse tipo de manual é sistematizar as informações facilitando e agilizando a gestão de processos. O conteúdo do manual de nada importa se não há persistência no uso, pois somente com o uso correto do manual a organização conseguirá manter uma dinâmica ágil em seus variados aspectos. Contudo, Araujo afirma que a utilização devida do manual não deve ser vista como obrigatória em todos os momentos da organização, pois isso elimina a criatividade das ações do gestor, o que reduz sua flexibilidade para lidar com situações distintas.

Araújo afirma que o manual vai ser utilizado primordialmente por quem não sabe ou tem duvidas sobre o assunto, logo, deve indicar todas as informações sobre o objeto a ser manualizado, até mesmo informações consideradas obvias. O manual perderá a sua vitalidade à medida que as alterações de dados referentes ao assunto forem feitas apenas de forma oral. O manual deve ser constantemente atualizado, para isso, é recomendável que seja impresso em folhas soltas para que partes específicas possam ser substituídas ou ser distribuído de forma digital para facilitar o processo.

É importante ressaltar que os modelos de manuais descritos não são específicos, apenas servem como orientação, não dogmas a serem obedecidos, cabe a quem for elaborar o manual perceber as especificidades da organização e que adapte da melhor forma possível o modelo de manual escolhido.

Estratégia para a manualização

a) Listar os tipos de manual que a organização demanda

b) Selecionar os modelos à utilizar

c) Elaboração do manual

d) Distribuição do manual para as pessoas....

Tipos e Técnicas de manualização

a) Manual de organização, manual de estrutura: tem como escopo a própria organização

b) Manual de intruções, manual de normas e procedimentos, manual de processo, manual de procedimentos, manual de serviços: define como fazer o trabalho, as normas e diretrizes.

c) Manual de formulários: define a finalidade, como preencher, como distribuir e a utilização dos formulários em uso na organização.

d) Manual de sequência administrativa: descreve as fases e as operações de cada processo, citando as unidades e as pessoas que executam os volumes de trabalho em cada fase, os tempos e as distancias da execução.

e) Manual de normas: semelhante a um regulamento interno, procura ser a “lei”

manualizada.

Modelos de Manuais

A adoção de um modelo é uma tarefa complexa, pois do modelo depende a viabilização do entendimento e da assimilação. Estes são alguns modelos possíveis de serem utilizados em qualquer organização.

Manual de Instruções

1. Instruções: Acolhe a instrução originada mediante a divulgação do documento onde ela se encontra. O manual pode originar novas instruções também.

2. Origem da instrução mencionada.

3. Áreas de Operação

4. Justificativa das instruções: explicação da razão pela qual a instrução foi emitida

Manual de normas e procedimentos

1. Objetivo: estabelecer as normas e procedimentos de como preparar comunicações de caráter normativo.

2. Classificação dos assuntos: listar os assuntos das normas classificando em grupos e, quando necessário, em subgrupos.

3. Preparo e emissão de normas: ditar os procedimentos usados para emissão da norma

4. Padrões para redação de comunicações normativas, por exemplo, todas normas devem ser ABNT.

5. Modificação de normas: Apenas a gerencia tem autoridade para modificar.

Manual de processo

1. Normas básicas: origem documentada do processo.

2. Processo: pode incluir fluxogramas, mas deve ser escrito também de forma convencional, junto da inclusão dos cargos e unidades envolvidas.

3. Interface: integração de varias partes da organização.

Manual de Serviços (a)

1. Normas básicas: estabelece as diretrizes e os princípios legais

2. Roteiro de execução: como deve ser executados os passos dos processos que compõe o roteiro, indicando os cargos e as unidades participantes

3. Roteiro de supervisão: possui informações sobre o que se espera do comportamento do supervisor do processo.

Manual de serviços (b)

1. Normas legais: documentos que deram origem ao serviço manualizado

2. Roteiro de execução: apresenta os processos e, em seguida, apresenta sua integração. Pode apresentar fluxogramas pra cada processo também.

3. Formularios: os formulários referentes aos processos devem ser anotados.

4. Interface: descreve a relação de um serviço com os demais da unidade ou da organização, pois muitos dependem de informações de outros serviços.

5. Roteiro