Manual De Processos PMSP

MANUAL DE PROCESSOS

D.O.C. 24 DE SETEMBRO DE 2010

1. PROCESSO

1.1 Processo é a unidade documental onde são reunidos oficialmente documentos de natureza diversa no decurso de uma ação administrativa, legislativa ou judicial formando um conjunto materialmente indivisível, com vistas à obtenção de uma decisão final.

1.2 O processo é constituído por: capa, documento inicial, documentos e folhas de informação juntados no decorrer da tramitação e anexos.

1.3 Os processos classificam-se em processos administrativos e processos legislativos. Os processos legislativos são aqueles que se referem a proposituras e outras matérias legislativas e devem obedecer às determinações do Regimento Interno da Câmara Municipal de São Paulo. Os processos administrativos são aqueles que se referem a todos os demais casos.

2. AUTUAÇÃO DO PROCESSO

2.1 Autuação é a reunião e registro inicial de documentos para a formação de um processo.

2.2 A autuação de um processo é atividade privativa da Equipe de Protocolo e Autuação – SGA.6 (quando se tratar de processos administrativos) e da Equipe de Controle do Processo Legislativo – SGP.22 (quando se tratar de processos legislativos). A autuação deverá ser feita de acordo com as normas deste manual e com as Instruções Normativas que regulamentam os respectivos protocolos Administrativo e Legislativo.

3. TRAMITAÇÃO DO PROCESSO

3.1 Após a autuação, o processo é remetido à Unidade que deve apreciar o assunto em primeiro lugar, dando início à sua tramitação.

3.1.1 Tramitação é a sequência de etapas necessárias para a conclusão de um processo realizadas através da movimentação do processo de uma Unidade a outra.

3.2 Cabe ao responsável pela Unidade onde o processo estiver tramitando zelar pela sua conservação. O responsável deve manter o processo limpo, sem folhas ou capas rasgadas, com a numeração correta das folhas e sem que falte nenhum despacho necessário à tramitação. Compete também ao responsável pela Unidade verificar a juntada de folhas e documentos que antecedem o último despacho. No caso de serem constatadas falhas ou incorreções, o responsável pela Unidade deve devolvê-lo à Unidade remetente para que sejam efetuadas as correções necessárias e a certificação

em despacho do ocorrido, caso seja necessário.

3.3 Os processos devem sempre tramitar com carga manual ou eletrônica e com despacho. É proibida a tramitação de processos “em mãos”.

3.3.1 Carga é o ato de registro onde consta o encaminhamento do processo de uma Unidade para outra.

3.3.2 Despacho é a manifestação de uma Unidade dada por escrito no processo, podendo ser uma cota, um encaminhamento, uma informação, etc.

3.3.3 Os processos considerados encerrados que estão sob a guarda do Arquivo Geral – SGP.33 poderão ser enviados para atendimento de pedidos de consultas sem necessidade de despacho, mas deverão ser enviados com carga manual ou eletrônica e com o devido registro nos sistemas automatizados (APL, TID ou equivalentes) e nas bases de dados de SGP.33 (ver item 13.7). Caso ocorra o desarquivamento de um processo encerrado, a sua tramitação deverá ser feita com carga manual ou eletrônica e com o despacho adequado (ver item 13.8).

4. JUNTADA DE DOCUMENTOS E FOLHAS DE INFORMAÇÃO

4.1 Juntada é a inclusão definitiva de um documento ou folha de informação em um processo efetivada pelo servidor responsável pelo seu andamento.

4.1.1 Documento é toda informação registrada em um suporte material e suscetível de consulta, estudo, prova e pesquisa.

4.1.2 Folha de informação é a folha do processo onde são inscritos os despachos que impulsionam o andamento processual. Cada folha de informação tem duas faces.

4.2 Sempre que possível, a folha de informação deverá ser preenchida totalmente na frente e no verso. Quando isto não for possível ou quando for feita uma juntada de documento ao processo, o espaço em branco da folha de informação deverá ser anulado riscando-se o espaço restante na diagonal. Se a folha de informação tiver uma das faces sem nenhuma informação, ela deverá receber um carimbo com os dizeres EM BRANCO ou então ser riscada totalmente na diagonal, conforme modelo 1.

Modelo 1

4.3 Todos os documentos e folhas de informação juntados a um processo deverão receber numeração em ordem crescente, sem rasuras. A numeração deverá ser rubricada pelo servidor responsável pela juntada, sendo a rubrica acompanhada do seu nome e registro funcional inscritos de modo legível.

4.3.1 A numeração da folha de informação deve ser feita sempre na frente, em cabeçalho próprio. O cabeçalho deve sempre ser preenchido de acordo com o modelo 2. Não se numera o verso da folha de informação.

Modelo 2

4.3.2 A numeração de documentos deverá ser feita com a colocação de carimbo próprio, sempre que possível no canto superior direito, conforme o modelo 3.

4.3.3 Caso haja alguma falha na numeração, o servidor que fez a juntada será responsável por todas as correções que se fizerem necessárias, de acordo com as especificações do item 6.

4.4 Quando houver a necessidade de realizar uma juntada a uma folha de informação, a Unidade deverá preencher o seu rodapé conforme o texto que consta no modelo 4.

Modelo 4

4.5 É proibido assinar por outra pessoa.

4.6 É proibido fazer assinaturas diferentes numa mesma juntada.

4.6.1 Excepcionalmente, no caso dos processos legislativos, é permitida a colocação de assinaturas diferentes numa mesma juntada.

4.7 Quando houver documentos e folhas de informação numa mesma juntada,