Meu Trabalho

Gerenciamento de Projetos

GERENCIANDO OBJETIVAMENTE O SEU PROJETO

por Mauricio Aguiar

"While you're refreshing yourself," said the Queen, "I'll just take the measurements."

Lewis Carrol, Through the Looking Glass

Pode existir um projeto sem objetivos? Acredito que todos concordam que não. Um projeto deve ter objetivos bem definidos, associados a produtos claramente especificados. E, mais do que isso, um projeto deve possuir mecanismos que permitam verificar se os objetivos estão sendo alcançados, quanto já foi conseguido e quanto falta para chegar ao final. Isso tudo parece óbvio. No entanto, é surpreendentemente elevado o número de projetos que chegam à metade, ou mesmo ao final do prazo estabelecido sem qualquer medida quantitativa de sucesso.

Na área de melhoria do processo de software, ou Software Process Improvement (SPI), bem como na implantação do gerenciamento de projetos segundo o PMBOK, ainda é comum a ocorrência de casos desta natureza, onde a falta de definição dos objetivos e a ausência de um mecanismo para a medição dos resultados impede a quantificação do sucesso do projeto. Nesses casos, torna-se difícil justificar os valores gastos com as iniciativas, devido à dificuldade de identificar e quantificar os resultados obtidos.

Como exemplo, consideremos um projeto de implantação de um processo de Planejamento do Projeto de Software, em uma unidade de desenvolvimento de sistemas. Este projeto poderia estar sendo conduzido como parte das ações destinadas a levar a unidade de desenvolvimento ao Nível 2 do CMM, no qual uma das KPAs (Key Process Areas) é exatamente essa. Um dos prováveis produtos de tal projeto seria a definição e disseminação de um Processo de Estimativa de Custo e Prazo, o qual é essencial para a elaboração dos orçamentos dos projetos. Como medir o sucesso na implantação do processo mencionado? Definindo um objetivo e comparando o resultado com a meta fixada. O objetivo poderia ser: implantar o processo em 10% dos projetos de desenvolvimento no primeiro mês, em 15% no segundo, em 15% no terceiro e assim por diante, até concluir a implantação. Nesse caso, uma medida simples do resultado seria o percentual de projetos no qual o processo estivesse efetivamente implantado, medido a cada mês. E para medir a eficácia do processo, uma vez implantado? Novamente, uma medida simples poderia ser obtida através da comparação do prazo e custo previstos com aqueles efetivamente realizados. A manutenção de um histórico dessas medidas seria útil para monitorar o desempenho do processo de estimativa.

Infelizmente, dificilmente encontramos projetos desse tipo onde os mecanismos acima sejam utilizados desde o início. É claro que tais falhas são muito mais freqüentes quando os processos são conduzidos sem a presença de especialistas, em iniciativas entusiásticas, levadas a efeito por desenvolvedores bem intencionados porém desconhecedores das armadilhas do gerenciamento de projetos.

Para evitar a maioria dos problemas aqui apontados, algumas medidas simples podem ser tomadas logo no início dos projetos, conforme demonstramos a seguir:

Estabelecimento da Linha de Base

A linha de base de um projeto é um retrato da situação atual, que servirá de referência na avaliação dos resultados obtidos. Por exemplo, na implantação de um novo processo de gerenciamento de projetos, será necessário levantar o número de projetos em andamento, as formas de controle utilizadas e outros fatores que servirão de base a comparações futuras. A linha de base pode abordar vários aspectos do projeto, tais como escopo, prazo e custo.

Um importante subproduto da atividade de levantamento da linha de base em um projeto do tipo aqui considerado é o contato com os desenvolvedores e com as práticas de desenvolvimento utilizadas. Nessa oportunidade, poderão ser estabelecidos relacionamentos profissionais que, se bem administrados, irão facilitar a implantação dos mecanismos destinados à medição e avaliação dos resultados.

Formulação dos Objetivos do Projeto

Os objetivos do projeto devem contemplar as necessidades e expectativas de todos os envolvidos (stakeholders). Além disso, devem ser claramente formulados. Um checklist conhecido pelos especialistas nas disciplinas comportamentais e que pode ajudar bastante é a "Meta ESPERTA" (SMART Goal). Na especificação de um objetivo, deve-se buscar que o mesmo seja formulado observando-se os seguintes aspectos:

Específico - O objetivo deve ser suficientemente específico para que seja possível avaliar, quantitativamente, se o mesmo está sendo alcançado. Evitar objetivos genéricos demais, tais como "Melhorar o processo de desenvolvimento".

Sua Ação - Idealmente, todas as ações definidas para alcançar o objetivo devem estar sob o controle do gerente do projeto. Devem ser elaborados planos de contingência, a fim de que os objetivos possam ser alcançados independentemente de fatores fora do controle do projeto. Os riscos devem ser avaliados e controlados.

Positivo - Estudos comportamentais indicam que, para maior motivação dos envolvidos, o objetivo do projeto deve ser definido em termos positivos, em função do que se pretende alcançar. Por exemplo, "Reduzir o número de defeitos para 10% ou menos" é melhor do que "Não ter mais do que 10% de defeitos". Os objetivos expressos através de frases negativas devem ser evitados.

Evidência - Devem ser especificadas, em termos quantitativos, as medidas que irão indicar o sucesso do projeto. Como saber que o objetivo foi alcançado? As medidas e os respectivos valores almejados deverão ser definidos logo no início, na fase de planejamento do projeto.

Recursos - Devem ser determinados e relacionados os recursos necessários ao alcance do objetivo. Considerar tanto os recursos materiais quanto os intangíveis, tais como situação política favorável e momento histórico da organização.

Tamanho - O objetivo deve ser subdividido em partes suficientemente pequenas para facilitar a correspondente especificação. Ao mesmo tempo, as partes definidas devem ter importância e visibilidade suficientes para motivar a equipe, dando ensejo a um sentimento de resultado alcançado.

Ambiente - Deve-se avaliar o objetivo do ponto de vista sistêmico, garantindo