Nocoes Basicas Do Almoxarifado

Noções Básicas de Almoxarifado

• Histórico dos Almoxarifados Primitivos

O almoxarifado se constituía em um depósito, quase sempre o pior e mais inadequado local da empresa, onde os materiais eram acumulados de qualquer forma, utilizando mão-de-obra desqualificada.

Com o tempo surgiram sistemas de manuseio e de armazenagem bastante sofisticados, o que acarretou aumento da produtividade, maior segurança nas operações de controle e rapidez na obtenção das informações.

O termo Almoxarifado é derivado de um vocábulo árabe que significa " depositar".

• Conceituação

Almoxarifado é o local destinado à guarda e conservação de materiais, em recinto coberto ou não, adequado à sua natureza, tendo a função de destinar espaços onde permanecerá cada item aguardando a necessidade do seu uso, ficando sua localização, equipamentos e disposição interna acondicionados à política geral de estoques da empresa.

O almoxarifado deverá:

1. assegurar que o material adequado esteja, na quantidade devida, no local certo, quando necessário;

2. impedir que haja divergências de inventário e perdas de qualquer natureza;

3. preservar a qualidade e as quantidades exatas;

4. possuir instalações adequadas e recursos de movimentação e distribuição suficientes a um atendimento rápido e eficiente;

Depositar materiais em um almoxarifado é o mesmo que depositar dinheiro em um banco

Portanto pode-se comparar o esquema de funcionamento do almoxarifado ao de um banco, conforme esquema abaixo :

BANCO

ALMOXARIFADO

Entrada para estoque

Ficha de depósito bancário

Nota fiscal de compra

Saída do estoque

Cheque

Requisição de material

• Eficiência do Almoxarifado

A eficiência de um almoxarifado depende fundamentalmente :

1. da redução das distâncias internas percorridas pela carga e do conseqüente aumento do número das viagens de ida e volta;

2. do aumento do tamanho médio das unidades armazenadas;

3. da melhor utilização de sua capacidade volumétrica;

• Organização do Almoxarifado

O organograma funcional do almoxarifado está demonstrado na figura abaixo :

Analisando o organograma funcional de um almoxarifado podemos resumir as suas principais atribuições :

1. Receber para guarda e proteção os materiais adquiridos pela empresa;

2. Entregar os materiais mediante requisições autorizadas aos usuários da empresa;

3. Manter atualizados os registros necessários;

Vamos analisar os setores componentes da estrutura funcional do almoxarifado :

• CONTROLE :

Embora não haja menção na estrutura organizacional do almoxarifado, o controle deve fazer parte do conjunto de atribuições de cada setor envolvido, qual seja, recebimento, armazenagem e distribuição.

O controle deve fornecer a qualquer momento as quantidades que se encontram à disposição em processo de recebimento, as devoluções ao fornecedor e as compras recebidas e aceitas.

• RECEBIMENTO

As atividades de recebimento abrangem desde a recepção do material na entrega pelo fornecedor até a entrada nos estoques. A função de recebimento de materiais é módulo de um sistema global integrado com as áreas de contabilidade, compras e transportes e é caracterizada como uma interface entre o atendimento do pedido pelo fornecedor e os estoques físico e contábil.

O recebimento compreende quatro fases :

1. 1a fase : Entrada de materiais;

2. 2a fase : Conferência quantitativa;

3. 3a fase : Conferência qualitativa;

4. 4a fase : Regularização

• ARMAZENAGEM

A guarda dos materiais no Almoxarifado obedece a cuidados especiais, que devem ser definidos no sistema de instalação e no layout adotado, proporcionando condições físicas que preservem a qualidade dos materiais, objetivando a ocupação plena do edifício e a ordenação da arrumação.

FASES

DESCRIÇÃO

1A FASE

Verificação das condições de recebimento do material;

2A FASE

Identificação do material;

3A FASE

Guarda na localização adotada;

4A FASE

Informação da localização física de guarda ao controle;

5A FASE

Verificação periódica das condições de proteção e armazenamento;

6A FASE

Separação para distribuição;

• DISTRIBUIÇÃO

Os materiais devem ser distribuídos aos interessados mediante programação de pleno conhecimento entre as partes envolvidas.

• DOCUMENTOS UTILIZADOS

Os seguintes documentos são utilizados no Almoxarifado para atendimento das diversas rotinas de trabalho :

1. Ficha de controle de estoque (para empresas ainda não informatizadas) : documento destinado a controlar manualmente o estoque, por meio da anotação das quantidades de entradas e saídas, visando o seu ressuprimento;

2. Ficha de Localização (também para empresas ainda não informatizadas) : documento utilizado para indicar as localizações, através de códigos, onde