Normas E Procedimentos Do Contas A Receber

1 OBJETIVO – Controlar recebimentos realizados pelos clientes de modo a evitar perdas na empresa;

2 RESPONSÁVEL – Gerência Financeira através do Setor de Contas a Receber;

3 APLICAÇÃO – A todos os setores da empresa, no que for aplicado;

4 PROCEDIMENTOS

4.1 Emissão e Registro

4.1.1 Todas as NFs de vendas serão informadas para a Gerência Financeira através de planilha emitida diariamente pela Gerência de Vendas, conforme módulo anexo 1;

4.1.2 Da mesma forma que 4.1.1 deverá ser informado, os NFs eventualmente cancelados e/ou substituídos também deverão ser informados, utilizando planilha conforme modelo anexo 2.

4.2 Controle

4.2.1 Em base de relatório de faturas recebidas emitido pelo banco, deverá ser precedida a baixa das faturas pagas pelos clientes, sendo emitido internamente o relatório de faturas recebidas;

4.2.2 As faturas não recebidas serão listadas para fins de cobrança, sendo emitida cópia de relação para a Gerência Financeira;

4.2.3 A Gerência Financeira dará conhecimento à Gerência de Vendas sobre faturas não liquidadas pelos clientes.

4.3 Cobrança

4.3.1 A cobrança de faturas se referirá sempre as faturas não liquidadas pelos clientes nos seus vencimentos;

4.3.2 As faturas listadas conforme 4.2.2 terá a seguinte ordem de ação de cobrança:

4.3.2.1 Contato telefônico 1 dia após vencimentos;

4.3.2.2 Contato telefônico 1 dia após a data de liquidação informada pelos clientes;

4.3.2.3 E-mail 1 dia após 1ª data de liquidação informada pelo cliente, quando do contato telefônico conforme 4.3.2.2 – cópia do e-mail para Gerência Financeira/Gerência de Vendas;

4.3.2.4 Contato telefônico de Gerente Financeiro com o responsável financeiro do cliente;

4.3.2.5 Gerente Financeiro repete 4.3.2.2;

4.3.2.6 Gerente Financeiro repete 4.3.2.3.

4.3.3 Caso o Gerente Financeiro não logre sucesso, passará o assunto para a Diretoria da empresa juntamente com cópias dos e-mails trocados com o cliente;

4.3.4 A diretoria envidará esforços no sentido de receber as faturas pendentes. Em caso de insucesso, analisará possibilidade de cobrança judicial;

4.3.5 Caso a diretoria resolva pela não cobrança, referida decisão deverá estar endereçada e será informado à Gerência Financeira e Gerência de Venda;

4.3.6 O disposto em 4.3.2 a 4.3.5 deverá ser registrado em formulário apropriado;

4.3.7 Os clientes podem ser divididos em classes e as cobranças processadas observando as referentes classes.