O CONCEITO DE ARQUIVINOLOGIA

CONCEITO DE ARQUIVOLOGIA

É a aplicação de técnicas e métodos específicos voltados a organização, a conservação e a restauração e a

preservação de arquivos. O Arquivista é o profissional responsável por identificar ,organizar,avaliar e preservar

os documentos de mais diversos tipos , estejam eles em papel, fotografia, filme, microfilme, disquete, Cd Room

ou ainda em bancos de dados on-line.

Esse graduado é responsável por tornar disponíveis as informações que serão geradas e acumuladas em órgãos

privados, órgãos do governo, escolas, associações, instituições de saúde e ONGS.

Ele precisa desfrutar sólida formação cultural para poder avaliar a importância dos documentos que mani-

pula e ter preparo para trabalhar com produção documental de diferentes épocas históricas.

É fundamental que ele possua, também boa organização, senso crítico e flexibilidade para atuar em equipe

com gerentes, pesquisadores e profissionais de informática, entre outros.

ARQUIVO E DOCUMENTAÇÃO

CONCEITO DE DOCUMENTAÇÃO

Documento é toda informação registrada em suporte material, suscetível de ser utilizado para consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprovam fatos, fenômenos, formas de vida e pensamento do homem numa determinada época ou lugar.

Documentos de arquivo são todos, produzidos e/ou recebidos por uma pessoa física ou jurídica, pública ou privada, no exercício de suas atividades, constituem elementos de prova ou de informação. Formam um conjunto orgânico, refletindo as atividades e se vinculam expressando os atos de seus produtores pelos quais são produzidos, determinando a sua condição de documento de arquivo e não a natureza do suporte ou formato.

Os documentos de um arquivo apresentam características, conteúdo e formas diferentes; são classificados em dois grupos:

Quanto ao gênero

Os documentos podem ser definidos segundo o aspecto de sua representação nos diferentes suportes:

• textuais: são os documentos manuscritos,datilografados/digitados ou impressos

• cartográficos : são os documentos em formatos e dimensões variáveis, contendo representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia.

• Iconográficos: são os documentos em suportes sintéticos, em papel ou não, contendo imagens estáticas;

• Filmográficos: são os documentos em películas cinematográficas e fitas magnéticas de imagem (types), conjugadas ou não a trilhas sonoras, com bitolas e dimensões variáveis, contendo imagens em movimento.

• Sonoros: são os documentos com dimensões e rotações variáveis, contendo registros fotográficos.

• Micro gráficos: são os documentos em suporte fílmico resultante da micro reprodução de imagens, mediante utilização de técnicas específicas.

• Informáticos: são os documentos produzidos, tratados e armazenados em computador.

Quanto à natureza do assunto

Quando se considera a natureza do assunto tratado em um documento, pode ser;

a)Ostensivo

b)Sigiloso (ultra-secreto,Secreto, Confidencial e Reservado)

2. ARQUIVO

2.1 - CONCEITO DE ARQUIVO

Uma visão moderna de conceito de arquivos, segundo Solon Buck, ex-arquivista dos Estados Unidos:

Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros

Segundo a Lei nº 8159

Consideram-se arquivos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

Atividades específicas do arquivo

A memória humana é limitada e devemos sempre que possível aliviar sua carga transferindo uma parte do que necessitamos ao arquivo que é a memória mecânica da instituição.

A importância do arquivo pode ser sentida quando possuímos um determinado documento mas não conseguimos localiza-los dentre milhares de outros papéis. Na frustração de quem possui algo que necessita e não poder utiliza-lo reflete-se a importância do arquivo.

O arquivo dá a possibilidade de manter o conjunto de documentos devidamente ordenados e classificados de acordo com a necessidade da instituição; permite encontrar o documento na ordem necessária retirando dele as informações precisas constitui todo o passado da instituição.

Grande parte das pessoas não dá o devido valor ao arquivo, lembrando dele como um dos últimos pontos fundamentais de sucesso de uma organização. Porém a boa administração do fluxo , guarda e manuseio de documentos é de extrema importância para qualquer organização.

Tramitação de documentos - cuidados básicos

- Não se pode recusar o recebimento de qualquer documento. O cuidado é para não manifestar acordo com o seu teor;

- Ao dar recebimento em cópia, conferir atentamente se a cópia corresponde em todos os detalhes da original;

- Documentos com mais de uma página, conferência e recebimento em todas as páginas da cópia;

- Em caso de recebimento com protocolo, conferir se a especificação do documento no protocolo corresponde ao mesmo;

- Não expedir documento sem reter cópia;