OS 10 MANDAMENTOS DA BOA ADMINISTRAÇÃO

OS 10 MANDAMENTOS DA BOA ADMINISTRAÇÃO

 Para manter uma empresa funcionando bem e gerando lucro é fundamental fazer o que os especialistas chamam de boa administração. Parece simples, mas ainda há muitos empresários que encontram dificuldades em acertar a gestão do negócio. Muitos donos de empresas conhecem as ferramentas de gestão e como executá-las, porém esquecem que a boa administração exige mais do que executar tarefas, é preciso planejar o negócio com rumo e direção bem definidos. Para o consultor do Sebrae-SP, Fabiano Akiyoshi Nagamatsu, a boa administração exige do empresário um planejamento prévio que responda algumas questões básicas, como: “Qual será a missão da empresa?”, “Qual será o meu público-alvo?”, “Quanto devo investir na empresa?”, “Como vou divulgar os meus produtos e os meus serviços?”, “Em quanto tempo terei de volta o investimento realizado?”, “Quais serão os custos fixos e variáveis da empresa?”, “Qual será o meu lucro baseado nas expectativas de vendas?”. Embora essas sejam algumas das questões básicas que devem ser respondidas antes de se iniciar qualquer negócio, elas ainda são completamente ignoradas por uma grande parte dos empreendedores. De acordo com os estudos do Sebrae, 27% das empresas fecham suas portas antes de completar o segundo ano de vida e uma das causas principais dessa mortalidade de empresas é a falta de planejamento. “É importante conhecer todas as áreas da empresa e o segmento de mercado em que está inserido. Para isso, o empresário precisa realizar um Plano de Negócio, que é uma ferramenta essencial para o estudo de mercado e para a organização de rotinas da empresa. Importante lembrar que esse Plano de Negócio não é estático, mas sim dinâmico, acompanhando as tendências do mercado”, destaca o consultor. Para fugir desses índices, o empresário Sergio Rodrigues Jr., da Vitasucos, localizada no município de Jales, procurou o Sebrae-SP. O comerciante que vende sucos naturais, porta a porta, já atuava na informalidade há sete meses, mas sentiu a necessidade de melhorar o negócio. “Fabrico cerca de 40 sucos por dia e vendo praticamente todos no mesmo dia. Mas não conseguia ver o dinheiro e queria aumentar a clientela. Liguei para o Sebrae-SP e, há três meses, estou sendo atendido por telefone e e-mail por um consultor de administração que está me ajudando a enxergar a minha empresa, coisa que eu não conseguia fazer sozinho”, explica Sergio. Na consultoria pelo 0800 com o consultor Fabiano Akiyoshi Nagamatsu, Sergio foi orientado a formalizar o negócio e realizar os controles básicos da empresa tais como: separar as contas pessoais das contas da empresa, organizar as entradas e as saídas financeiras, controle de fluxo de caixa mensal ou semanal e controles de gastos pessoais, realizar o monitoramento da cadeia de suprimentos para posteriormente aprimorar as programações de compras, além de dicas de como melhorar a comunicação visual do produto e divulgar o negócio para manter e ampliar a clientela. “Uma orientação boa que recebi foi tentar comprar a fruta direto do produtor, para diminuir o custo. Também peguei uma representação de lanche natural para montar um kit lanche e atender uma demanda dos meus clientes. As pessoas gostaram da ideia e as vendas estão aumentando a cada dia. Eu já achava que vendia bastante, mas não via o dinheiro. Agora, com os controles certos de estoque, entradas e saídas da empresa, consigo ver exatamente onde está o meu lucro, o que é dinheiro meu e o que é da empresa. “Minha meta agora é tentar diminuir o fiado e acertar o meu preço de venda para equilibrar as contas”, completa. Planejar a empresa antes de abrir é a principal tarefa para quem pretende empreender. Mas se você já abriu sua empresa e não planejou como deveria, ainda dá tempo para organizar o negócio ou até readequá-lo. Conheça abaixo as dicas dos consultores do Sebrae-SP de marketing, administração e finanças para organizar sua empresa e ter sucesso nos negócios. Os dez mandamentos: Elabore um Plano do Negócio: descreva e planeje a viabilidade mercadológica e financeira da empresa. Também apresente a missão, a visão e os valores da empresa, bem como perfil do público-alvo, valor do investimento a ser realizado, localização e layout da empresa, enquadramento tributário, forma jurídica, expectativa de vendas, estudos de mercado (fornecedores, parceiros, concorrentes, entre outros), estratégias de divulgações e metas de longo prazo. Divulgue sua empresa: realize divulgações de acordo com as características do público, não visando somente questões financeiras. Utilize meios de divulgações mais atuais e que realcem a necessidade ou desejo do público-alvo. Crie um clima organizacional favorável: o clima da empresa deve ser o mais favorável possível para que o funcionário se sinta à vontade profissionalmente para exercer suas tarefas. Cada empresa tem o seu clima organizacional baseado no perfil de funcionários e tipo de público a ser atendido. Ex.: os funcionários da Microsoft trabalham livremente em seus escritórios ou laboratórios, fazendo o tempo de trabalho de acordo com o que acredita ser necessário. É claro que isso ocorre desde que consigam produzir com qualidade e atinjam as metas propostas. Treine e motive os funcionários: os funcionários devem sempre estar capacitados e motivados para o trabalho na empresa. São peças chave na execução das atividades planejadas. Não esqueça que, além de ser funcionário, ele também é um cliente interno da empresa. Conecte-se à internet: utilize a internet para apresentar sua empresa e para se atualizar quanto às informações do segmento. Existem, atualmente, meio gratuitos para divulgar na internet. Realize uma avaliação de satisfação do cliente: identifique a satisfação dos clientes criando um sistema simples de contato pós-venda. Dessa maneira, o empresário identificará possíveis falhas e poderá elaborar novas estratégias para atendimento com qualidade. Acompanhe e adapte-se às mudanças do mercado: é de extrema relevância que o empresário acompanhe as novas tendências do mercado para o segmento em que atua. Sejam elas tecnológicas, sociais ou ambientais. Crie uma rotina de trabalho: criação de um plano de trabalho que contribuirá para a sistematização e a organização dos processos. Para isso, é necessário descrever as principais atividades dos departamentos ou dos profissionais envolvidos, tanto da parte operacional quanto da parte gerencial da empresa. Acompanhe a contabilidade: mesmo que haja a contratação do serviço de um contador, é importante que o empresário acompanhe os relatórios gerados pelo escritório de contabilidade, quanto aos impostos, aos balanços mensais e aos demonstrativos de resultados. Tenha controles administrativos/financeiros: realize controles de estoque (inventários), controles de fluxo de caixa, contas a pagar e a receber, cadastro de clientes, controle de orçamentos e pedidos, controle de custos fixos e variáveis, entre outros.

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