Processo, qual processo?

Processo, que Processo?

Muitas empresas querem organizar-se por processos, mas não têm uma noção clara dos passos a seguir e das providências que devem ser tomadas. Outras não estão certas da decisão a tomar a respeito da sua estruturação por processos e podem beneficiar-se de um raciocínio que as ajude a decidir. Existem também as empresas que não sabem ao certo o que significa serem organizadas por processos e as que não têm certeza se a sua forma organizacional atual é adequada para a gestão por processos.

Finalmente, temos, ainda, as empresas que precisam de mais esclarecimentos sobre o assunto para que possam analisar as vantagens da gestão por processos.

Mas afinal, o que são os processos nas empresas?

Na concepção mais freqüente,processo é qualquer atividade ou conjunto de atividades que toma um input, adiciona valor a ele e fornece um output a um cliente específico.Os processos utilizam os recursos da organização para oferecer resultados objetivos aos seus clientes.

As empresas estão procurando se organizar por processos para terem maior eficiência na obtenção do seu produto ou serviço,melhor adaptação à mudança,melhor integração de seus esforços e maior capacidade de aprendizado. Para organizar a empresa por processos de negócio, precisamos colocar o foco no cliente externo, já que os processos de negócio começam e terminam nele.Os processos enxergam uma linha de atividades que começa com o entendimento exato do que o cliente externo deseja e termina com o cliente externo adquirindo o que ele precisa e deseja de um negócio.

O cliente está no centro das organizações por processos, e o objetivo final dessas empresas é oferecer para o cliente mais valor, de forma mais rápida e a um custo mais baixo. O cliente avalia cuidadosamente o que ele recebe em função do que paga e não enxerga aspectos internos da organização, por mais maravilhosos que eles possam parecer para o pessoal interno.Com raras exceções,o cliente não se interessa por detalhes de como a empresa produz o que oferece e, certamente, não compra para melhorar o resultado da empresa fornecedora.

Organizar por processos

O processo é um conceito fundamental no projeto dos meios pelos quais uma empresa pretende produzir e entregar seus produtos e serviços aos seus clientes,uma das mais importantes aplicações da idéia de processos é a simulação do funcionamento de novas formas operacionais de obtenção dos resultados da empresa,sejam eles produtos,sejam conquistas de qualquer outro tipo.

A organização orientada por processos pressupõe que as pessoas trabalhem de forma diferente. Em lugar do trabalho individual e voltado a tarefas, a organização por processos valoriza o trabalho em equipe, a cooperação, a responsabilidade individual e a vontade de fazer um trabalho melhor. Ela projeta e mensura cuidadosamente seus processos e faz com que todos os funcionários entendam e se responsabilizem por eles, possibilitando o desenvolvimento de um sentimento de ‘’propriedade do processo’’.O funcionamento das empresas de acordo com a lógica dos processos implica a adoção de novas maneiras de trabalhar e de gerenciar o trabalho. A gestão por processos organizacionais difere da gestão por funções tradicional por pelo menos três motivos: ela emprega objetivos externos, os

empregados e recursos são agrupados para produzir um trabalho completo e a informação segue diretamente para onde é necessária, sem o filtro da hierarquia. O sucesso da gestão por processos está ligado ao esforço de minimizar a subdivisão dos processos empresariais.

A essência da gestão por processo é a coordenação das atividades realizadas na empresa , em particular aquelas executadas por diversas equipes de diversas áreas.

Estruturação por processos

O emprego do conceito de processos na estruturação das empresas leva ao desenvolvimento da função do process owner,cujas atribuições essenciais são:

.garantir o andamento apropriado ao fluxo do processo (.pumping.), mantendo o ritmo adequado e eliminando os ‘’gargalos’’; assegurar a facilitação do relacionamento dos recursos aplicados ao processo (facilitating) especialmente das pessoas; fazer a avaliação do funcionamento da empresa da perspectiva