RESENHA CRÍTICA SOBRE O TEXTO “O USO DO CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS”

FACULDADE UNYLEYA

THAYS ARES NABUCO

RESENHA CRÍTICA SOBRE O TEXTO “O USO DO CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS”

RIO DE JANEIRO – RJ

2020

THAYS ARES NABUCO

RESENHA CRÍTICA SOBRE O TEXTO “O USO DO CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS”

Trabalho apresentado como pré-requisito de avaliação da disciplina Gestão Organizacional de Documentos do curso de Pós Graduação Lato Sensu Gestão de Documentos e Informações da Faculdade Unyleya.

RIO DE JANEIRO – RJ

2020

RESENHA CRÍTICA SOBRE O TEXTO “O USO DO CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS”

A classificação é primordial na organização dos documentos de arquivo e dependem dela todas as demais facetas de um programa de gestão de documentos. O número de registro e a data do documento são considerados insuficientes como forma de identificação, avaliação e acesso, sendo assim, para satisfazer o pré-requisito, é essencial a verificação da prescrição dos valores primários e a análise da existência de valor secundário em conjuntos documentais. (INDOLFO, 2008).

Segundo Paes (2005), a classificação se sustenta na interpretação dos documentos, isso quer dizer que primeiramente é necessário conhecer o funcionamento das atividades dos setores da instituição para só então determinar sua tipologia documental e poder executar a atividade de classificação dos documentos. É seguro salientar a importância que a classificação tem na organização de um arquivo.

Entretanto, Rodrigues (2003) fala que ainda é recente e pouco estudada a representação das informações contidas em documentos de arquivo como um problema para a Arquivística. Segundo Ribeiro (1996), a Biblioteconomia considera que as técnicas de tratamento documental estão abastadamente estudadas e têm uma aplicação generalizada. Já na Arquivologia, essas técnicas não estão adequadamente aprofundadas e nem as normas existentes têm aplicação consensual.

Para Shellenberg (2002), as diferenças entre os métodos utilizados pelos bibliotecários e arquivistas se dão, fundamentalmente, pela natureza dos materiais com que cada uma das organizações lida diariamente. Enquanto o bibliotecário seleciona e classifica seu material de acordo com esquemas de classificação já predeterminada, o arquivista avalia e classifica o seu material em relação à estrutura orgânica e funcional.

No Brasil, a partir de março de 1996 a classificação de documentos de arquivo foi desenvolvido com a publicação da Resolução nº 4 do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), tornando-se obrigatório o seu uso nos arquivos referentes às atividades-meio da Administração Pública Federal. A Secretaria de Planejamento da Presidência da República (Seplan) foi quem traçou o plano de classificação nos anos 80 depois de identificar que até o breve momento não existia nenhuma iniciativa de sistematização das metodologias de tratamento dos arquivos. (SOUSA et. al., 2006).

O estudo feito por Sousa e colaboradores (2006) trazem algumas noções dos usuários:

Quanto às dificuldades em aplicar o Código, a maioria (86%) afirmou possuir dúvidas na aplicação, enquanto somente 14% não tiveram dificuldade em utilizar o instrumento. Entre as dificuldades relatadas estão: entendimento do Código (por desconhecimento e falta de clareza do instrumento), possibilidade de classificar em mais de um código (múltiplas interpretações), defasagem do Código, não contemplando todas as funções e atividades desenvolvidas pelos órgãos. (SOUSA et. al., 2006)

O Plano de Classificação possui problemas, os quais estabelecem motivo suficiente para a sua revisão. Uma das colaboradoras na elaboração do Plano de Classificação reconhece esses problemas:

Andresa Castro considera um fator positivo o Código de Classificação de Documentos do Conarq possuir critérios de classificação baseados em espécies, funções, atividades e assuntos, simultaneamente. Para ela, isso não dificulta o entendimento, pelo contrário, dá uma abrangência maior, facilitando o trabalho do classificador. No entanto, ela considera que o Código não é autoexplicativo, é de difícil entendimento, devido às muitas técnicas e a metodologia, sendo necessário o acompanhamento de um arquivista para utilizá-lo (SOUSA et al., 2006).

Gonçalves (1998) acrescenta a importância da ligação que se deve ter entre a elaboração do plano de classificação e a sua aplicação. O profissional responsável pela criação do plano de classificação deve ter sempre essa preocupação.

O Arquivo Nacional (2001) esclarece que a construção do plano de classificação adianta os processos arquivísticos de avaliação, seleção, eliminação, transferência, recolhimento e a recuperação de documentos.

As propostas de classificação do Conarq utilizam, indistintamente, nas subdivisões das subclasses, os critérios “assunto”, “função”, “espécie documental” ou “tipologia documental” (normalmente para apontar o assunto) e “atividade” (às vezes empregada no nível de função, ou vice-versa). (PINHO, 2011).

Gonçalves (1998) acredita que o uso do termo “assunto” acarreta confusão por vezes ser entendido como “função” e outras vezes como “tema”. Com isso, seria conveniente que o uso do termo “assunto” fosse evitado, para que, futuramente, não haja complicações que envolvam o desenvolvimento do plano de classificação.

Castro, Castro e Gasparian (2007) apresentaram algumas etapas para a construção de um plano de classificação:

• Primeira etapa: conhecimento da estrutura e funcionamento da instituição. Dessa forma, é possível estudar segundo o organograma, fluxograma, manual e legislação da mesma. Faz-se importante também a elaboração de entrevistas e coleta de dados com pessoas que possam fornecer os assuntos de cada área (meio e fim).
• Segunda etapa: levantamento de documentos existentes no arquivo, assim como o exame dessa documentação para entender os assuntos, as funções, as atividades e as tipologias e espécies documentais encontradas.

Segundo o Conarq (2006), os assuntos ficam organizados de forma hierárquica no plano de classificação, de acordo com as funções e atividades eu a instituição exerce. É por meio desses assuntos que se consegue observar, além das funções e atividades, as espécies e tipos documentais gerados nos setores e departamentos da instituição.