ROTEIRO PARA ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS

ROTEIRO PARA ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS.

• Em relação a organização:

1-Quando e através de que ato legal foi criada?

Tratando-se da instituição de ensino do município de Maringá, a Escola Dr. Osvaldo cruz foi criada em 1955 mas com o titulo de escola Estadual, e só passou a ser municipal a partir do ano de 2007 o ato legal em que foi criado é a partir da LEI Nº 9.394, que intitula o direito de todos a educação.

2-Como é seu organograma?

Seu organograma é feito da seguinte forma : Prefeito  Vice Prefeito e Chefe de gabinete  Procuradoria Juridica  Secretaria da Educação  Diretoria  Servidores.

3-Quais são os seus objetivos?

Os objetivos da instituição como escola municipal de Maringá é proporcionar melhores condições no ensino publico e formação

• Em relação à unidade administrativa:

1-A quem se vincula hierarquicamente?

Diretoria – Supervisora – Orientadora – Professores – Secretaria – Funcionários – Estagiários.

2- Quais são as suas atribuições?

As atribuições da unidade administrativa como instituição de ensino é cuidar dos documentos dos estudante como matriculas, boletins escolares, transferências e etc. .Para cumprir essa atividades o departamento desenvolveu um método para guardar e organizar esses documentos para que fiquem de fácil acesso para os funcionários quando necessário.

• Em relação à produção documental da unidade:

1-Que atividades produzem quais documentos?

As atividades que produzem os documentos são as desenvolvidas no conselho de classes dos alunos onde são colocados todo o rendimento de cada aluno em todas as matérias nas visões de todos os professores envolvidos. Esses documentos são colocados em pastas segundo a serie cursada pelo aluno.

2-Há algum controle (quantitativo e qualitativo) dessa produção?

Não há controle como os documentos são pessoais, dependem do aluno.

3-Quais deles tem mais do que uma via?

Sim, documentos como, histórico escolar, contratos de horas suplementar, quadro de horas do funcionário são sempre feitos em duas vias uma para parte interessada e outra arquivada na secretaria da instituição.

4- Por onde esses documentos circulam?

Os documentos geralmente circulam somente dentro da secretaria da escola. Porém quando se trata de um comunicado interno, solicitações de serviços ou pedido de compra de materiais alguns documentos são levados até a SEDUC ou Núcleo da Educação normalmente esses documentos são sempre enviados a essas instituições em suporte eletrônico.

5- Que documentos são recebidos de outras unidades/organizações?

Os documentos recebidos de outras unidades/ organizações são as ordens de serviços, e-mails, ofícios e comunicado interno da organização. Cada secretaria manda os seus documentos que são arquivados em um único departamento quando se diz a respeito de documentos pessoais.

6- Por quanto tempo?

Todos os documentos pessoais dos alunos são guardados como arquivos permanentes, exemplos: histórico escolar, declaração de que realmente cursou o ensino fundamental naquela instituição. Já as solicitações de serviços e o comunicado interno são descartados anualmente.

7- Quais as datas limites?

A maioria dos documentos desse departamento é caracterizada como documentos permanentes. Tendo alguns que serão descartados como as solicitações de serviços e o comunicado interno que são eliminados anualmente

8- Qual o volume já existente?

Não se tem idéia do volume estimado em toneladas.

9- Como são ordenados?

São ordenados em ordem alfabética e cronológica os arquivos de pasta funcional.

10- Em que condições físicas estão armazenados?

Os arquivos que estão em utilização são armazenados em pastas dentro de arquivos deslizantes, já os que não tem uma frequente utilização são guardados dentro de caixas dentro de uma sala separada.

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11- Há transferência de documentos? Para onde? Com que periodicidade?

Sim, há transferências de documentos normalmente são enviados para a Prefeitura do munícipio. São mensalmente transferidos documentos como contrato de horas suplementar dos professores, folhas pontos e boletins de ocorrência de frequência dos funcionários.