Resumo Do Livro: Arquivos Modernos. Administração De Arquivos Correntes. Parte II Autor: Schellemberg, T. R.

Natureza dos arquivos modernos

Por causa do aumento populacional que vem ocorrendo, desde meados do século XVIII, devido aos desenvolvimentos tecnológicos, o volume dos documentos oficiais vai crescendo cada vez mais.

Com isso, a administração de arquivos preocupa-se com o período de vida da maioria dos documentos.

Os documentos são eficientemente administrados quando podem ser localizados com rapidez e sem transtorno ou confusão, quando conservados a um custo mínimo de espaço e manutenção, e quando nenhum documento é preservado por tempo maior do que necessário a tais atividades, a menos que tenham valor contínuo para pesquisa e outros afins.

O aspecto mais importante da administração de arquivos correntes relaciona-se com o uso dos documentos no curso das operações governamentais. Na cúpula, os documentos fornecem informações básicas para decisões executivas. No nível de execução, onde se processa a maior parte do trabalho, os documentos são necessários para transmitir, de cima para baixa, a orientação e os processos a serem seguidos, e, de baixo para cima, o relato das realizações e execuções e, ainda, para registrar todas as fases dos atos do governo em relação às partes envolvidas em suas operações.

Apesar de a tecnologia moderna facilitar a confecção e a guarda de documentos, ela também produz muitos que seriam desnecessários e que, de outra forma, passariam a integrar o registro da ação governamental.

Os documentos relacionados às questões políticas podem ser arquivados intercaladamente com outros que não apresentam valor duradouro. Os que são referentes a diretrizes e normas são difíceis de reunir para organizar em unidades de arquivamentos e difíceis de identificar de forma que seu valor se torne evidente. Por outro lado, os documentos sobre operações de rotina são facilmente classificáveis.

Os documentos de importância, uma vez terminados seu uso corrente, tornam-se difíceis de tirar de circulação.

Os que apenas evidenciam a execução política e normas tornam-se não-correntes tão logo todos os atos semelhantes, no caso particular, tenham sido executados. O término das operações de rotina é, comumente, claro e definido.

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Natureza da organização

O órgão encarregado da administração de documentos pode estar ligado a um órgão que trate de assuntos orçamentários, de pessoal oi administrativos de todo o governo.

A Lei dos Documentos Federais (Federal Record Act) de 1950, que dedicou especial atenção à administração dos documentos contidas ainda nas repartições federais, atribuiu ao chefe do órgão central de staff a responsabilidade pelos documentos em relação aos seguintes pontos: Poder de inspeção; Poder de regulamentar a transferência dos documentos entre os diversos órgãos; Poder de estabelecer “normas, métodos e técnicas destinados a melhorar a administração dos documentos correntes, garantir a manutenção e segurança daqueles considerados mercadores de preservação e facilitar a triagem e descarte dos que apresentam valor temporário”; Poder de “estabelecer normas para preservar, mediante seleção, os documentos de valor permanente e assistir as várias repartições na aplicação de tais normas aos documentos sob sua custódia”; e Poder de “criar, manter e dirigir centros de armazenamento, preparo e utilização dos documentos dos órgãos federais que estejam dependendo ou de transferência para o Arquivo Nacional ou de descarte por qualquer forma autorizada em lei”.

Um órgão central pode coletar informações sobre os métodos e técnicas adotadas nos diversos órgãos do governo, na elaboração e conservação dos papeis, tornando-se assim um repositório de tais informações para toda a administração. Pode analisar as informações para determinar quais os métodos e técnicas mais eficientes. Pode realizar estudos de casos concretos no que diz respeito a técnicas e métodos eficazes. Pode também dirigir programas de treinamento para melhorar o nível técnico e a eficiência do pessoal que trabalha com documentos.

Ele deve proporcionar às repartições recursos de instalação onde possam guardar seus documentos semicorrentes ou não-correntes a serem conservados ainda por períodos de tempo limitados. Pode dar assistência às repartições quanto aos métodos de elaboração de planos de destinação de documentos, inclusive no que concerne às atividades correlatas de levantamento, descrição, analise, preparo de tabelas e listas de descartes. Pode elaborar tabelas gerais de descarte de documentos relativos a atividades de administração geral e auxiliares.

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No que diz respeito à destinação, as funções do órgão central de administração de documentos podem ser de caráter executivo de análise, ou de promoção de iniciativa.

Cada órgão deve ter o seu próprio staff que se ocupe exclusivamente dos problemas de documentação.

Um staff encarregado da administração de documentos tem como objetivo fazer com que os papéis atendam as necessidades dos funcionários do governo e dar-lhes destinação depois que estes tenham sido atendidas. Deve também visar ao duplo objetivo de aumentar a “economia” e a “eficiência”. O grau de excelência dos julgamentos feitos depende da competência profissional e da maneira mais ou menos perfeita pela qual se analisam os documentos.

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Controle da produção de documentos

A maioria das repartições públicas produz documentos em quantidade excessiva. Esse excesso pode ser reduzido, simplificando-se: a) funções; b) os métodos de trabalhos; e c) a rotina de documentação adotada nas diversas