Sintese De Arquivistica

5. INTRODUÇÃO

As organizações vivem uma realidade pouco confortável e extremamente complexa, onde nada é constante e previsível. Diante dessa realidade, cujo ambiente empresarial vem se tornando cada vez mais competitivo e globalizado, os documentos exercem um papel importante no processo decisório, para a comprovação legal de suas atividades administrativas.

Os documentos produzidos no desenvolvimento dessas atividades são considerados documentos arquivísticos, porquanto se constituem em elemento integrador das diversas atividades administrativas de qualquer organização pública ou privada, visto que refletem suas estruturas e funções, configuradas em seu ambiente informacional.

Os documentos arquivísticos sempre existiram ao longo do desenvolvimento da humanidade, como instrumentos necessários para a administração das organizações, fornecendo informações que comprovam direitos e deveres e contribuem para a construção da história dos povos.

O registro documental cria uma verdadeira revolução na maneira de ver e utilizar a informação, fato que possibilitou o ato de registrar as diversas atividades da sociedade e das organizações ao longo de seu desenvolvimento. Com efeito, o registro documental possibilitou o ato de copiar, transmitir, difundir, classificar, recuperar, armazenar, avaliar, selecionar, conservar e utilizar a informação de uma maneira mais estável.

A identificação arquivística se caracteriza como modelo metodológico que permite o estudo das organizações, de sua estrutura administrativa, das atribuições a elas conferidas e dos tipos documentais que circulam como produto dessa gestão, gerando um conhecimento que fundamenta a elaboração dos instrumentos (plano de classificação e tabela de temporalidade), que sustentam o programa de gestão de documentos.

6. DESENVOLVIMENTO

Em geral, o arquivo é considerado uma unidade administrativa menor, sem atribuições bem definidas a não ser “guardar papéis”. O conceito corrente de “arquivo” é sinônimo de “arquivo morto”, ou seja, um amontoado de papéis velhos sem “utilidade” nenhuma.

Por outro lado, para o controle pleno dos documentos, desde a sua produção até a sua

destinação final, torna-se necessário assegurar a integração dos protocolos com os arquivos visando à padronização dos procedimentos técnicos. Essa integração permitirá que os documentos sejam rapidamente localizados não apenas durante sua tramitação, mas também durante o período em que aguardam o cumprimento de seus prazos no arquivo corrente, intermediário e permanente.

Assim, a implantação de um programa de gestão documental garante aos órgãos públicos e empresas privadas o controle sobre as informações que produzem ou recebem, uma significativa economia de recursos com a redução da massa documental ao mínimo essencial, a otimização e racionalização dos espaços físicos de guarda de documentos e agilidade na recuperação das informações.

O programa de gestão documental deverá definir normas e procedimentos técnicos referentes à produção, tramitação, classificação, avaliação, uso e arquivamento dos documentos durante todo o seu ciclo de vida (idade corrente, idade intermediária e idade permanente), com a definição de seus prazos de guarda e de sua destinação final, requisitos necessários inclusive, para o desenvolvimento de sistemas informatizados de gestão de informações.

Ao fazer gestão documental não estamos nos preocupando somente em atender aos interesses imediatos do organismo produtor, de seus clientes ou usuários, mas estamos nos assegurando que os documentos indispensáveis à reconstituição do passado sejam definitivamente preservados. Aliado ao direito à informação está o direito à memória.

A gestão documental pressupõe uma ampla pesquisa e estudo da produção documental de um organismo produtor. A fim de identificar os tipos documentais produzidos, recebidos e acumulados, definir quais e quando poderão ser eliminados e quais deverão ser preservados permanentemente.

A execução das atividades de gestão, classificação e avaliação, permitem a elaboração do Plano de Classificação e de Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo.

Esses dois instrumentos associados garantem a simplificação e a racionalização dos

procedimentos de gestão documental, imprimindo maior agilidade e precisão na recuperação dos documentos e informações.

A gestão documental se caracteriza como um conjunto de procedimentos aplicados para controlar os documentos arquivísticos durante todo o ciclo de que incide sobre todo o seu ciclo de vida, incidindo sobre o momento da produção e acumulação na primeira e segunda idade, ou seja, no corrente e intermediária. A partir da identificação das características que apresenta a tipologia documental, são definidas as regras para sua formatação e utilização, tramitação, avaliação e classificação.

OBJETIVOS

1. Avaliação e seleção dos conjuntos de documentos que devem ser preservados permanentemente e dos que podem ser eliminados sem prejuízo de perda de informações substanciais.

2. Coordenação do sistema de arquivos do órgão, definindo procedimentos para o funcionamento dos arquivos e garantindo as transferências, recolhimentos e pleno acesso aos documentos.

3. Centralização normativa dos aspectos que envolvem a produção documental do órgão.

O programa de gestão documental deve ser desenvolvido em três fases:

 Produção: fase em que se administram os elementos específicos de um programa de

controle e criação de documentos, através da elaboração e gestão de formulários; gestão da correspondência e dos relatórios; sistemas de gestão da informação; gestão das diretrizes da preparação e difusão da informação sobre as políticas e procedimentos e aplicação das novas tecnologias a estes processos.

 Utilização e conservação: fase que corresponde ao controle, utilização e

armazenamento dos documentos necessários para realizar ou facilitar as atividades de uma organização. Compreende a implantação dos sistemas de arquivos e de recuperação da informação; a gestão dos correios e telecomunicações; seleção e uso de equipamentos reprográficos; análise de sistemas; produção e manutenção de programas