Sistemas De ERP Numa Instituição De Ensino Superior Privada

Sistemas de ERP numa Instituição de Ensino Superior Privada

Sabrina Lais Lima da Silva(1)

(1) Graduando do Curso de Engenharia de Produção - Luis Eduardo Magalhães, BA, CEP: 47850-000, [e-mail]

RESUMO – O presente artigo tem o desígnio de mostrar as dificuldades administrativas que uma Instituição de Ensino Superior enfrentava, e como a implantação de um sistema ERP auxiliou-a a solucionar alguns problemas. Expondo em uma aplicação prática a importância de ter em seus Sistemas de Informação o conceito de sistemas ERP, enfatizando os critérios que devem ser considerado para a implantação, o antes e depois da adoção, e como as dificuldades foram solucionadas.

Palavras-chave: sistemas ERP. integração. instituição de Ensino.

INTRODUÇÃO

A era da tecnologia alterou o mundo dos negócios de forma irreversível, consequentemente o aumento na competitividade entre as empresas, e com isso vem à necessidade da inovação, de um gerenciamento adequado de seus recursos, dados e processamentos. Essa evolução não se limita apenas em âmbito empresarial, mas também em instituições de ensino superior (IES) particulares, pode-se certificar que estão passando por mudanças para se adaptar ao mercado competitivo tornando-se empresas mercantilistas e com a necessidade de ser economicamente viáveis.

Dentro dessa competitividade, os gestores das instituições necessitam de ferramentas que lhes proporcionem informações precisas, planejamento, controle de custos. Nos Sistemas de Informações Gerenciais, o que tem grande destaque é o ERP (Enterprise Resource Planning), que são sistemas genéricos capazes de integrar todas as informações numa organização por intermediário de uma base de dados única, e para as instituições é um novo nicho a ser explorado auxiliando nas tomadas de decisão.

O objetivo principal desse artigo é apresentar de forma sucinta a aplicação e o funcionamento de um ERP numa instituição de ensino superior, as mudanças obtidas ao aplica-lo, quais os critérios necessários para essa implantação, e as modalidades de licenciamento oferecidas para saber qual melhor atende suas necessidades.

Espera-se evidenciar as dificuldades que a organização se deparava, e após a implantação de um Sistema integrado, como essas dificuldades foram solucionadas e quais as vantagens e desvantagens da mesma.

A investigação utilizada nesse trabalho foi uma entrevista semi estruturada de forma oral, foi realizado com o Analista de Sistema da instituição situada na cidade Luis Eduardo Magalhães - Bahia.

SISTEMA INTEGRADO DE GESTÃO (ERP)

O ERP (Enterprise Resource Planning), ou em português, Sistemas Integrados de Gestão Empresarial, é um conceito em que se integra em um único banco de dados todas as informações da empresa, procurando melhorias, confiabilidade de dados, e diminuição de retrabalhos. Possibilita agilidade nos processos e maximização de resultados, integra o planejamento, o gerenciamento e controla os recursos. Estão sendo utilizados em médias e pequenas empresas, mostrando que independente do porte e do setor de atuação está produzindo ótimos resultados.

“O principal objetivo do ERP é integrar todos os departamentos e fluxos de informação funcionais de uma empresa em um único sistema de computador que possa atender a todas as necessidades da empresa” (TURBAM; RAINER; POTTER, 2005, p.303, grifo do autor).

Para empresas que possuem vários setores, cada um com um software isolado, mas com dados similares, para obter uma trocar de dados é necessário pedir relatórios ou informações de forma manual, o que resulta maior consumo de tempo, e mais gatos. Em casos como esse, um software integrado traz vários benefícios como, padronizar as informações internas, obter relatórios em tempo real podendo evitar falhas de informações entre setores, reduzir custos, pois os gastos com manutenção e treinamento com outros softwares iriam diminuir.

O software integrado é parte de uma tecnologia com recursos de informática que registra e processa cada evento empresarial oriundo das funções empresariais básicas, por um único input ou entrada para processamento. E após a entrada e armazenamento dos dados, o software integrado disponibiliza a informação para todos na empresa que dela necessitem, distribuída por nível estratégico, tático e operacional. Essa disponibilização implica critérios de segurança efetivos, claros, consistentes, em tempo real e com qualidade, ou seja, informação oportuna (GUIA, 1998). (ABREU e REZENDE, 2010, p.188).

Normalmente esses softwares são fornecidos por empresas especializadas, mas no momento da aquisição, a empresa deve enfatizar os seus objetivos, conhecer todas as características do sistema, tem um custo alto, tempo para ser implantado, e dar início a funcionalidade. “Acontece que cada empresa, em face de suas atividades e de suas estratégias operacionais, possui necessidades distintas das outras, portanto, sistemas de ERP só serão funcionais se ao menos as características mais importantes da companhia forem levadas em conta”. (online, 2014).

Se a empresa não tem uma equipe capacitada para essa escolha, muitas vezes é necessário contratar um serviço de consultoria, pois o sucesso da utilização depende muito da fase de instalação, e é necessário customizar a solução conforme a necessidade de cada organização. Segundo Mendes e Escrivão Filho (2000) “deve ser planejado, ter passado por uma etapa de análise das funcionalidades da empresa e do sistema e estar de acordo com a orientação estratégica da empresa”.

Além da escolha, é importante enfatizar a necessidade de treinamento dos usuários, não podendo ser apenas técnico de utilização e manuseio do sistema, mas que tenha uma visão geral da estratégia da empresa, benefícios e utilização.

Fonte: CENTRODATA (on-line, 2014).

Figura 1 – Visão geral da estrutura de um sistema ERP.

Instituições de Ensino Superior (IES)

Devido a uma grande expansão, as instituições de ensino superior particulares vêm enfrentando uma concorrência acirrada, pois é oferecido variedades de cursos e faculdades, levando uma necessidade de melhoria de estrutura administrativa, e para isso os gestores necessitam de um sistema de informação que auxilie e