Conceitos fundamentais de arquivologia

AULA 1

Conceitos fundamentais de arquivologia

O arquivo da instituição funcionará como o guardião das informações ali existentes. Assim, para entendermos o conceito de arquivo, devemos antes conhecer três conceitos básicos que integram a área: informação, suporte e documento.

Informação: Pode ser definida como idéia ou conhecimento.

Suporte: Meio no qual a informação é registrada.

Entende-se por suporte qualquer meio utilizado para gravar a informação. O papel é hoje o suporte mais utilizado, mas não é o único . No passado, tivemos o pergaminho e o papiro como suportes bastante utilizados. Com o avanço de novas tecnologias ligadas à informática, é cada vez maior o número de instrumentos capazes de servir de suporte para a informação. Dentre os meios mais utilizados, podemos destacar: disquete, CD, DVD e fita VHS.

Documento: Qualquer informação registrada em um suporte.

No momento em que o homem registra sua idéia em um suporte, dá origem a um documento. Com o aparecimento da escrita, o volume de documentos criados foi se tornando cada vez maior e surgiu a necessidade de se criarem técnicas que permitissem organizar esta massa documental de forma a permitir sua imediata localização quando necessária. A partir de então surgiram os primeiros arquivos.

Conceituação Moderna

Quanto à conceituação moderna, Solon Buck, arquivista dos EUA assim definiu: “Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros”.

Marilena Leite Paes, por sua vez, define arquivo como sendo “a acumulação ordenada dos documentos, em sua maioria textuais, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecução de seus objetivos, visando a utilidade que poderão oferecer no futuro”.

Heloísa Almeida Prado define ainda arquivo como sendo “a reunião de documentos conservados, visando à utilidade que poderão oferecer futuramente”, destacando que, “para ser funcional, um arquivo deve ser planejado, instalado, organizado e mantido de acordo com as necessidades inerentes ao setores” e que “para realizar o trabalho de arquivamento, o arquivista precisa conhecer a natureza do arquivo que lhe será entregue” .

Desse conceito é importante destacar:

1 – Os documentos de arquivo, além de serem produzidos pela instituição, podem também ser recebidos pela mesma;

2 – Os documentos de arquivo podem estar registrados em qualquer suporte e serem de vários tipos (textual, iconográfico, audiovisual...) , ao contrário da idéia básica de que documentos de arquivo seriam basicamente na forma textual e em suporte papel;

3 – Ao se produzir documentos no decorrer de suas atividades, podemos destacar que os documentos de arquivo possuem uma característica chamada organicidade, que significa que o mesmo foi criado em função de uma atividade realizada pela instituição, de forma que o mesmo servirá de prova das transações realizadas pela organização. Assim, ao se estudar os docu-mentos de um arquivo, pode-se ter uma idéia clara das atividades realizadas por aquele órgão.

O termo arquivo pode também ser usado para designar:

• conjunto de documentos; • móvel para guarda de documentos; • local onde o acervo documental deverá ser conservado; • órgão governamental ou institucional cujo objetivo seja o de guardar e conservar a documentação; • títulos de periódicos - geralmente no plural, devido à influência inglesa e francesa.

AULA 2

Importância do arquivo

A importância do arquivo para a instituição está ligada ao aumento expressivo do volume de documentos que a mesma se utiliza no exercício de suas atividades a necessidade de se estabelecerem critérios de guarda e de eliminação de documentos, quando estes já não são mais úteis para a organização. A adoção de técnicas arquivísticas adequadas permite não apenas a localização eficiente da informação desejada, mas também a economia de recursos para a instituição.

Finalidade do arquivo

Podemos destacar como finalidades do arquivo:

1 – Guarda dos documentos que circulam na instituição, utilizando para isso técnicas que permitam um arquivamento orde-nado e eficiente; 2 – Garantir a preservação dos documentos, utilizando formas adequadas de acondicionamento, levando em consideração temperatura, umidade e demais aspectos que possam danificar os mesmos; 3 – Atendimento aos pedidos de consulta e desarquivamento de documentos pelos diversos setores da instituição, de forma a atender rapidamente à demanda pelas informações ali depositadas;

Alem destas funções principais podemos destacar outras, de relativa importância, como a expedição da correspondência, criação dos modelos para documentos e criação das normas de gestão documental da instituição.

Para alcançar estes objetivos é necessário que o arquivo disponha dos seguintes requisitos:

a. contar com pessoal qualificado e em número suficiente; b. estar instalado em local apropriado; c. dispor de instalações e materiais adequados; d. utilizar sistemas racionais de arquivamento, fundamentados na teoria arquivística moderna; e. contar com normas de funcionamento; f. contar com dirigente qualificado, preferencialmente formado em Arquivologia.

Para Marilena Leite Paes, “a principal finalidade dos arquivos é servir a administração, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da história” . Destaca ainda que a “função básica do arquivo é tornar disponível as informações contidas no acervo documental sob sua guarda” .

AULA 3

Distinção entre arquivo, museu e biblioteca

Embora arquivo, museu e biblioteca tenham a mesma finalidade (guardar documentos), seus objetivos são diferentes, tendo em vista os tipos documentais de que cada instituição trata. Poderíamos assim definir cada instituição:

Arquivo - É o conjunto de documentos, criados ou recebidos por uma instituição ou pessoa, no exercício de sua atividade, preservados para garantir a consecução de seus objetivos.

Biblioteca - É o conjunto de material, em sua