Elaboração De Projetos Sociais

Elaboração de Projetos Sociais

I - MOTIVOS, PROCESSOS E RESULTADOS: PONTE PARA UM MELHOR DESEMPENHO

Atuando junto a iniciativas sociais, é comum escutar queixas a respeito do funcionamento dos serviços, da pouca clareza que os funcionários têm de seus papéis, queixas de que as pessoas se perdem em meio às suas tarefas e já têm dúvidas se estão fazendo a coisa certa, reclamações de que, após o planejamento, as pessoas se envolvem na infinidade de demandas internas e externas à organização. O mesmo ocorre na gestão de projetos sociais, as pessoas se questionam sobre o que está dando errado quando percebem que o que está acontecendo é diferente do que havia sido planejado: meses depois do início do projeto os jovens ainda não estão aptos para determinado ofício, ou as organizações que deveriam estar em rede ainda não estão interagindo, a oficina que deveria reunir pais e filhos na entidade não despertou o interesse dessas pessoas...

O que está errado? Mal planejamento? De quem é a culpa? Falta profissionalismo?

As respostas a estas perguntas geralmente não são simples. Normalmente envolvem uma complexidade de fatores que devem ser considerados conjuntamente.

Um conceito que pode ajudar as pessoas a lidarem melhor com estas questões é o conceito de processo.

A palavra processo tem sido amplamente utilizada em diferentes âmbitos. Fala-se em processo de tomada de decisão, processo de aprendizagem, processo grupal, processo de produção, processo de atendimento, processo criminal, processo de cura, etc. Processo vem do latim, processu, que quer dizer ato de proceder ou de andar. O dicionário Michaellis, na internet, ainda dá como definições: sucessão de mudanças numa direção definida, sucessão de fenômenos.

Por ter atuado durante anos no setor empresarial, junto a indústrias e empresas prestadoras de serviços, e depois direcionar minha atuação para as organizações da sociedade civil, posso falar sobre processos nestes dois âmbitos. E posso dizer que, a despeito das diferenças entre estes dois setores, processos sempre possuem algumas características comuns.

Nos processos de produção industrial, controlados por máquinas, as variáveis são amplamente controladas. Considerando-se o processo de produção de uma indústria de salsichas, por exemplo, pode-se controlar com grande precisão as matérias-primas que comporão o produto final, as atividades mecânicas, os tempos e as temperaturas necessários, pode-se controlar a colocação de embalagem, de modo que, como resultado, se obtém milhões de salsichas praticamente iguais.

Os trabalhos realizados nas iniciativas sociais também são permeados de processos: o atendimento de moradores de rua em uma associação, as atividades que ocorrem desde que uma mãe procura a entidade para matricular seu filho até o momento em que a criança vem para o seu primeiro dia na organização; o processo de produção de bonecas de pano, etc.

Processos também podem ser reconhecidos nas rotinas internas, administrativas, financeiras de uma organização: o processo de pedido de isenção de impostos, o caminho do dinheiro na organização, o processo de análise, seleção e aprovação de projetos em organizações financiadoras, os processos de contratação e treinamento de novos funcionários, entre tantos outros.

O que é comum a todos os processos mencionados acima?

Processos são uma sucessão de ações, uma sequência de atividades;

Desenrolam-se no tempo;

Ocorrem em decorrência de um motivo, algo que os impulsionou;

Terminam em um resultado, um efeito, um produto, um fim.

Por que pensar em processos?

Reconhecer os processos que são realizados em uma iniciativa social pode ajudar seus envolvidos a compreender como estão sendo utilizados os recursos, as capacidades, os tempos, dentro da organização. É possível, por exemplo, se detectar se há sobreposição de funções, se há retrabalho, se há desperdício, se há atividades em que ninguém é responsável, ou se identificar "aonde a coisa emperra".

Qualquer processo dentro de uma organização pode ser mapeado. Existe uma ferramenta chamada Diagrama de Fluxos que é simples e que pode ser de grande valia no mapeamento de processos.

Para se compreender um processo, a fim de documentação ou a fim de análise de problemas, é preciso aproximar-se dele, conhecê-lo intimamente. Por isso, recomenda-se envolver nesta tarefa as pessoas que lidam diretamente com o referido processo na organização. Ninguém melhor do que os responsáveis para descreverem como ocorre a ação.

A simples tarefa de descrever a ação, etapa por etapa, já pode revelar oportunidades de melhoria como o eventual desconhecimento de determinadas etapas, sobreposições, confusão sobre quem são os responsáveis, etc.

Conheci uma associação que durante anos recebeu citações da prefeitura reclamando de inadimplência de um imposto. Nesses anos a organização achou que tinha entrado com o pedido de isenção daquele imposto e continuou a receber as citações. O gerente não compreendia como eram os "trâmites burocráticos", como dizia, e não conseguia uma resposta de seu contador e dos órgãos públicos. Quando um conselheiro propôs-lhe que juntos fossem conhecer o processo do pedido de isenção desse imposto, foi possível identificar que diversas etapas do processo eram controladas por ninguém, ficavam sem um responsável, sem um "dono". Conhecendo-se o processo de pedido de isenção do imposto, foi possível definir responsáveis e prazos para cada etapa ser realizada.

Outro exemplo: uma escola que importava materiais didáticos apresentava há anos problemas de atraso na entrega dos materiais, falta de livros e estoques desnecessários. O responsável administrativo da escola culpava o agente aduaneiro,