PROCESSO ADMINISTRATIVO

GESTÃO E ADMINISTRAÇÃO

DESVENDANDO AS QUATRO FASES DO PROCESSO ADMINISTRATIVO

Administrar uma organização é sem dúvida, uma das atividades mais complexas da atualidade. Por constituírem uma das mais complexas invenções do homem, sua complexidade surge na medida em que são vistas de maneira global e abrangente. Evidentemente podemos concluir que, se trata de uma tarefa bastante crucial e que implica no desenvolvimento de habilidades e competências gerais e específicas.

Talvez uma das maneiras mais práticas de se interpretar o que significa administrar uma empresa, seja através das atividades do processo administrativo. Obviamente, temos no processo administrativo, quatro fases bem distintas entre si. A primeira delas, o planejamento é na verdade, o alicerce do processo administrativo. É ele que determina a existência das demais atividades do negócio.

1. PLANEJAMENTO

O planejamento nada mais é, do que unir um conjunto de decisões que o administrador toma para realizar o futuro de seu empreendimento. É uma atividade que envolve a identificação das oportunidades, ameaças, forças e fraquezas que afetam o negócio.

Planejar é pensar antes, qual o melhor caminho para se chegar aos resultados desejados. O planejamento deve ser flexível, afim de superar os problemas que eventualmente surjam no caminho.

Vamos entender melhor essas expressões:

• Oportunidades – são situações externas, atuais ou futuras que, se adequadamente aproveitadas pelo administrador, podem influenciá-lo positivamente.

Por exemplo: novas políticas de governo, novos fornecedores, etc.

• Ameaças – são situações externas, atuais ou futuras que, se não evitadas ou eliminadas, podem afetar o negócio.

Por exemplo: concorrência forte, roubos, incêndios, etc.

• Forças – são características do administrador que podem fortalecer e aperfeiçoar o seu negócio, dando-lhe destaque frente aos concorrentes.

Tais como: habilidades de liderança motivacional, reconhecimento, etc. Ou tecnicamente, pode-se considerar: a eficiência dos colaboradores, a credibilidade dos fornecedores e a qualidade dos produtos.

• Fraquezas – são características do administrador que devem ser minimizadas, a fim de evitar influências negativas sobre o desempenho da organização.

Por exemplo: autoritarismo, individualismo, pouca ou nenhuma comunicação com os colaboradores. Tecnicamente podemos sujerir, a pressão dos fornecedores, colaboradores sem compromisso com o negócio.

Elementos de um bom planejamento:

1. Diagnóstico – é o conhecimento exato da realidade presente. Ou seja, o administrador deve analisar a fundo a situação da empresa, para identificar seus problemas, desenvolver estratégias e estabelecer as prioridades.

Para maior precisão, o diagnóstico deve ser sempre:

• Realista (ver as coisas como elas são, sem falsas ilusões);

• Completo (considerando a realidade do negócio e do mercado no qual atua).

2. Objetivos definidos - são os resultados que o administrador se propõe a alcançar, num determinado período.

Tais objetivos podem ser:

• De curto prazo (os que devem ser realizados nos próximos seis meses);

• De médio prazo (os que devem ser realizados nos próximos cinco amos);

• De longo prazo (aqueles que devem ser realizados além dos próximos cinco anos).

Tais objetivos devem ser:

• Concretos (especificados de maneira precisa);

• Claros (definir como podem ser realizados);

• Factíveis (possíveis de ser realizados);

• Associados ao tempo (quando e em quanto tempo?);

• Mensuráveis (que se pode medir até o ponto em que foi realizado).

3. Estratégias – são as ações que o administrador se propõe a realizar para atingir seus objetivos. As estratégias são caminhos que o administrador deve seguir em direção aos seus objetivos.

Existem muitos caminhos que levam a uma mesma meta. Escolher uma estratégia envolve entre outras coisas, os aspectos relacionados com:

• Prazos previstos;

• Recursos disponíveis;

• Locais determinados;

• Indicação de tarefas;

• Contratação de pessoal, etc.

4. Critérios de avaliação – são critérios que medem se cada um dos planos foi realizado e se os resultados foram realmente atingidos.

O administrador deve determinar com precisão, o que espera obter em cada passo do que foi planejado. O planejamento envolve todas as atividades do negócio, por isso quando o gestor formular o seu projeto, ele precisa definir também as estratégias para atuar em todas as atividades da empresa.

2. ORGANIZAÇÃO

Organização no negócio, significa o ordenamento dos recursos e das funções a fim de facilitar o trabalho e criar uma nova visão da empresa.

Organizar o negócio é ordenar:

1. O espaço:

Um lugar para cada coisa e cada coisa em seu devido lugar.

2. O tempo:

Um tempo para cada tarefa e cada tarefa em seu devido tempo.

A organização do tempo requer:

• Uma agenda para controlar os compromissos;

• Ter em mente as prioridades;

• Pontualidade para executar tudo o que foi programado.

3. O trabalho:

A organização do trabalho, pode ser bem mais simples do que imaginamos. Uma boa idéia seria, fazer uma lista de