Os principais elementos do processo de comunicação

Introdução

A comunicação organizacional serve em um plano para harmonizar a comunicação externa com a interna, em outro, criar um clima motivador dentro de uma empresa onde educa, constrói novos valores e valoriza indivíduos.

É cada vez mais necessário que empresas de qualquer porte tenham a preocupação de ter um departamento de assessoria de comunicação.

A comunicação se bem administrada oferece a qualquer empresa agilidade e leveza. Não vivemos mais na era dos grandes que comem os pequenos e sim na era dos ágeis que devoram os lentos e comunicação e seus processos provocam numa empresa agilidade tornando-a mais competitiva no mercado organizacional.

A comunicação é responsável pelo desenvolvimento humano e sua organização. Tudo que é construído, ou destruído, é pela comunicação ou falta dela. Em todas as esferas da atividade humana, as mais variadas, sempre estão relacionadas com a utilização da comunicação.

Os administradores passam cerca de 80% do seu dia de trabalho em comunicação direta com outras pessoas. Cerca de 90% dos problemas das organizações giram em torno da ausência ou inadequação da comunicação. Os problemas de comunicação não são facilmente constatáveis, embora estejam na base dos principais conflitos que ocorrem dentro das organizações, sabotando decisões, ações e o alcance de metas e objetivos organizacionais e individuais.

Por isso, a comunicação eficaz é tão importante para o administrador, é o processo pelo qual ele realiza as funções de planejamento, organização, liderança e controle.

A comunicação é extremamente importante em qualquer relação humana visto que, sem ela seria praticamente impossível trocar informações, transmitir pensamentos e sentimentos, enfim estabelecer uma interação entre as pessoas.

Sendo assim, em um ambiente organizacional, a comunicação é uma das vias

indispensáveis para se ter acesso ao(s) outro(s), constituindo-se em um meio de integrar as partes da organização, fazendo com que as atividades estejam coordenadas de modo que o conjunto consiga cumprir sua finalidade.

Cabe reforçar a idéia de que se comunicar é uma habilidade que não depende somente de um emissor que transmita a informação e um receptor que a compreenda, pois os seres humanos não são seres cartesianos, vistos como máquinas da razão. Compreender o mecanismo da linguagem é muito mais complexo do que se imagina, visto que cada sujeito utiliza sua própria linguagem que está imbuída de sentidos e significados próprios. Sendo assim, as informações codificadas em um mundo de valores individuais podem ser transmitidas com essa sobrecarga e, conseqüentemente, chegarem de forma distorcida aos ouvidos de outra pessoa.

Conceito de Comunicação

Comunicar significa tornar algo comum. Seja uma mensagem, notícia, informação ou significado qualquer. Assim, a comunicação é uma ponte que transporta algo de uma pessoa a outra ou de uma organização a outra.

Comunicação é o fenômeno pelo qual um emissor influencia e esclarece um receptor. É o processo pelo qual a informação intercambiada, compreendida e compartilhada por duas ou mais pessoas, geralmente com a intenção de influenciar o comportamento. Assim, comunicação não é apenas enviar uma informação, mas torná-la comum entre as pessoas envolvidas. Essa diferença é crucial para a comunicação eficaz, pois falar nem sempre corresponde a ser ouvido. A comunicação é uma estrada de duas mãos que inclui a ida – enviar a mensagem – e a volta – ouvir e obter retroação para chegar a um entendimento comum.

Modelo do processo de comunicação

A comunicação é um processo complexo, e as possibilidades de enviar ou receber mensagens de maneira errada ou distorcida são numerosas.

Jonh Kotter definiu comunicação como um processo que consiste em “um emissor transmitindo uma mensagem, através de um meio, para um receptor que reage.”

Principais elementos do processo de comunicação:

* Fonte ou Emissor: O iniciador da comunicação.

* Codificador: o símbolo ou código que será utilizado pela fonte na transmissão da mensagem.

* Mensagem: a informação codificada mandada do emissor para o receptor.

* Canal: o meio de comunicação entre o emissor e o receptor.

* Decodificador: a interpretação e tradução de uma mensagem.

* Receptor: a quem se deseja passar e/ou tem a finalidade de receber a mensagem.

* Ruído: empecilho que confunde, perturba, diminua ou interfira na comunicação.

* Feedback: Reação do receptor á mensagem do emissor.

Barreiras à comunicação interpessoal eficaz

A comunicação pode ser atravancada quando o emissor e receptor partem de percepções diferentes. Identificando as barreiras deve tomar atitudes para superá-las:

* Percepções diferentes: Pessoas com conhecimentos e experiências diferentes percebem o mesmo fenômeno a partir de perspectivas diferentes. O modo como percebemos uma comunicação é influenciada pelas circunstancias em que ela ocorrem. Por isso a mensagem deve ser explicada de modo a poder ser compreendida pelos receptores, deve-se procurar conhecer o blackground das pessoas com as quais vai se comunicar. Enquanto o assunto não estiver claro, fazer perguntas é crítica.

* Diferenças de Linguagem: Para que uma mensagem seja adequadamente comunicada as palavras devem significar a mesma coisa para o emissor e receptor. A linguagem simples, natural e direta é a mais indicada para assegurar que todos os conceitos importantes tenham sido entendidos, é útil pedir que o receptor confirme ou repita os pontos principais da mensagem. Os receptores devem ser encorajados a fazer perguntas sobre pontos que ficaram obscuros.

* Ruído: Fatores que confundem , perturbam ou interfiram de outro modo na comunicação. A melhor maneira de lidar com ele é eliminá-lo. Evitar ambientes que distraiam. Quando o ruído for inevitável deve-se aumentar a clareza e a força da mensagem.

* Reações Emocionais: Raiva, amor, autodefesa, ódio, ciúme, medo, vergonha influenciam na maneira de compreendermos a mensagem dos outros e o modo como influenciamos os outros com nossas mensagens. A emoções devem ser aceitas