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Todos nós, ao longo da vida, desempenhamos em maior ou menor frequência, mais ou menos conscientemente, a função de «formador». Seja de forma perfeitamente consciente ou simplesmente no contacto ou convívio com as pessoas com quem interagimos, procuramos com as nossas palavras e ações influenciar, num certo sentido, as ações dos outros, procurando ajustá-las aos nossos próprios padrões, seja de pensamento ou de comportamento, que consideramos, inevitavelmente, os mais coretos. Contudo, se as nossas tentativas de influência consistirem na explicação das nossas razões e maneiras de pensar apelando à compreensão e reflexo dando, no entanto, a liberdade de escolha, ajustada ao modo de ser e de estar de cada um, esse é um comportamento formativo no sentido próprio do termo: isto é, proporcionar e facilitar o desenvolvimento pessoal, a capacidade de iniciativa, discernimento e decisão, através do fornecimento de elementos e de instrumentos que possibilitem uma análise pessoal e uma escolha consciente. Só assim desenvolveremos uma atividade verdadeiramente formativa.

Durante muito tempo, um formador era visto antes de mais como um especialista dos conteúdos, que lhe conferia um determinado carisma, que devia possuir talentos de orador. Esta conceção tem evoluído significativamente nos nossos dias, embora não tenha desaparecido completamente. Formar é um trabalho de profissional que apesar de acarretar consigo uma certa parte de intuição e arte, também exige, para ser eficaz, competências específicas. Formar é uma profissão que assenta em atos técnicos, compreendendo uma parte que pode ser descrita, operacionalizada e aprendida.Cada vez mais, a variedade e complexidade das situações de formação exigem do formador uma grande capacidade de adaptação, dando-lhe a possibilidade de explorar as suas especificidades através de decisões adaptadas.

O formador, quer exerça essa atividade a tempo inteiro ou não, desempenha e regula o processo de aprendizagem de uma forma sistemática, visando proporcionar com esse exercício a transmissão e aquisição de competências profissionais que confiram, aos indivíduos em formação, o domínio de um conjunto de técnicas fundamentais, que lhes permitam o seu sucesso num mercado de trabalho cada vez mais competitivo, num mundo tecnológico em permanente mudança.

O formador deve, possuir competências a nível «humano», técnico/profissional e pedagógico. Ao formador cabe a responsabilidade direta de proporcionar a aquisição de conhecimentos, habilidades e atitudes correspondentes ao eficaz desempenho de uma profissão, mantendo-se alerta, atento e interessado, de formaa permanecer atualizado, nunca dando por concluído o seu processo formativo. O formador deve ser capaz de questionar sistematicamente os seus próprios conhecimentos, para que possa existir uma constante reestruturação da sua «bagagem» profissional.