Direção e Controle

Direção e Controle

Direção: consiste em atuar de forma a conseguir dos subordinados um desempenho tal que permita atingir os objetivos da organização.

• Envolve atividades de liderança, motivação e comunicação.

Níveis da organização Níveis de direção Cargos envolvidos Abrangência

Estratégico Direção Diretores e altos executivos A empresa ou áreas da empresa

Tático Gerência Gerentes e pessoal do meio de campo Cada departamento ou área da empresa

Operacional Supervisão Supervisores e encarregados Cada grupo de pessoas e tarefas

Motivação

• Motivação é o impulso de uma pessoa para agir. Ela vê no ato algo significante para ela.

• O indivíduo pode agir sem ter uma motivação interna, porém ele estará meramente reagindo a uma pressão, a uma coerção.

• A pessoa só realizará uma ação de forma motivada, se ela conseguir ver nessa ação

• uma possibilidade de atingir alguma expectativa interna.

• Principais teorias sobre motivação:

– Maslow: Hierarquia das necessidades

– Mc Gregor: Teoria X e Y

– Herzberg: Teoria dos dois fatores (higiênicos e motivacionais)

Teoria da Hierarquia das Necessidades

Teoria X e Teoria Y

Pressuposições da Teoria X Pressuposições da Teoria Y

• As pessoas são preguiçosas.

• As pessoas evitam o trabalho.

• As pessoas evitam a responsabilidade, a fim de se sentirem mais seguras.

• As pessoas precisam ser controladas e dirigidas.

• As pessoas são ingênuas e sem iniciativa. • As pessoas são esforçadas e gostam de ter o que fazer.

• O trabalho é uma atividade tão natural como brincar ou descansar.

• As pessoas procuram e aceitam responsabilidades e desafios.

• As pessoas podem ser automotivadas e autodirigidas.

• As pessoas são criativas e competentes.

Teoria dos Dois Fatores

FATORES HIGIÊNICOS

(Insatisfacientes) FATORES MOTIVACIONAIS

(Satisfacientes)

Fatores extrínsecos

Relacionados ao ambiente de trabalho Fatores intrínsecos

Relacionados ao trabalho em si

Políticas e administração da empresa.

Supervisão.

Condições de trabalho.

Relações interpessoais.

Salário, status e segurança.

Conquistas.

Reconhecimento.

Trabalho em si.

Responsabilidade.

Crescimento profissional.

Teoria dos Dois Fatores

• O que pode ser feito pela motivação? Enriquecimento de tarefas ou do cargo

Liderança

• Um líder é alguém que influencia os outros a atingir metas.

• Quanto maior o número de seguidores, maior a sua influência.

• Quanto mais bem-sucedida a realização de metas, mais evidente a liderança.

• Os líderes tem visão, são estrategistas, mas também detalhistas.

• A liderança vai além das funções administrativas – ela inspira as pessoas a atingir a visão.

• Visão é uma imagem mental de um estado futuro possível e desejável para a organização

Estilos de Liderança – Lewin

Conduta autoritária Conduta democrática Laissez-faire

Toda determinação de política é feita pelo líder. Toda questão de política de discussão e de decisão é feita pelo grupo, encorajado e ajudado pelo líder. Toda liberdade para decisão do grupo ou dos indivíduos, sem participação do líder.

Técnicas e etapas de atividades ditadas pelo líder. As etapas gerais na direção do objetivo do grupo são esquematizadas; ocorrendo necessidade, o líder sugere duas ou três técnicas dentre aquelas que o grupo pode escolher. O líder não toma parte na discussão.

O líder, habitualmente, determina a cada membro seu trabalho e seus colegas de equipe. Os membros são livres para trabalhar com um colega de sua escolha; a decisão das tarefas é confiada ao grupo. Ausência completa de participação do líder.

O dominador é pessoal em seus elogios e em suas críticas ao trabalho de cada membro, porém permanece fora da participação ativa do grupo, exceto na demonstração. Ele é amistoso ou bastante impessoal e às vezes hostil. O líder é objetivo ou realista em seus elogios e suas críticas e procura ser, espiritualmente, um membro regular do grupo, sem para isso cumprir uma parte demasiada do trabalho. Raros comentários sobre a atividade do grupo, a não ser quando solicitados; nenhuma tentativa para participar ou para interferir nos acontecimentos.

Comunicação

• A comunicação inclui a transferência e a compreensão de uma mensagem.

• As falhas de comunicação são fontes freqüentes de conflitos interpessoais.

Funções da comunicação:

– Agir no controle do comportamento das pessoas.

– Facilitar a motivação – esclarecer o que deve ser feito, avaliar desempenho e orientar.

– Fornecer o meio para a expressão emocional de sentimentos.

– Proporcionar as informações que as pessoas precisam para tomar as decisões.

Barreiras para a comunicação eficaz:

• Filtragem – manipulação da informação pelo emissor

• Percepção seletiva – interpretação da realidade

• Sobrecarga de informação

• Linguagem

Redes de comunicação:

• Redes formais – seguem a cadeia de autoridade e são limitadas à comunicação relacionada com o trabalho.

• Redes informais – redes de rumores (“rádio peão”).

Controle

Controle é o processo de garantir que as atividades realizadas se igualem às atividades planejadas.

Consiste em verificar em que medida os objetivos estão sendo atingidos. Se isso não acontecer deve-se procurar compreender a razão dos desvios, e, eventualmente tomar medidas corretivas.

• O controle serve para garantir que os planos sejam concretizados e para ter certeza que as pessoas estão fazendo o que precisa ser feito.

• O planejamento eficaz facilita o controle e o controle facilita o planejamento.

Estabelecendo um Sistema de Controle

Passo 1 – Estabelecimento de Parâmetros de Desempenho

Parâmetro: nível de desempenho esperado para uma dada meta.

Os parâmetros podem ser estabelecidos em relação a:

• Quantidade

• Qualidade

• Tempo

• Custo

Passo 2 - Medição do Desempenho

Os dados de desempenho são obtidos a partir de:

• Inspeção visual

• Dispositivos mecânicos ou eletrônicos

• Questionários

• Sistemas automatizados

E apresentados em:

• Relatórios verbais ou escritos

• Gráficos e mapas

• Telas de computador

• Escalas

Passo 3 - Comparação do Desempenho com o Parâmetro

A comparação pode indicar:

Passo 4 - Medidas Corretivas

• Quando são descobertas variações significativas, o administrador deve tomar medidas imediatas e vigorosas.

• O controle realimenta o processo de planejamento.

Momentos de Controle

Controle Preliminar (prévio): ocorre antes de as operações iniciarem e inclui políticas, procedimentos e regras destinadas a garantir que as atividades planejadas sejam implementadas adequadamente.

Ex: Inspeção de matérias-primas e a seleção e treinamento adequado de funcionários.

Controle por Níveis Hierárquicos

Resistência ao Controle

• Os sistemas de controle aumentam a precisão dos dados de desempenho e tornam os funcionários mais responsáveis por suas ações. Revelam erros, ameaçam a estabilidade no emprego e o status e diminuem a autonomia das pessoas.

• Os sistemas podem mudar a estrutura de poder, os indivíduos temem a perda de autoridade nas tomadas de decisão.

• Podem mudar a estrutura social da empresa, gerando competição nos grupos sociais e perturbando amizades.

Para Reflexão e Revisão

1. A direção envolve que tipo de atividades?

2. O que é controle? Ele é bom ou ruim?

3. Qual é a relação entre planejamento e controle?

4. Quando um sistema de controle pode ser considerado eficaz?

5. Você consegue lembrar de um exemplo em que uma organização não utilizou alguma forma de controle? O que aconteceu?

6. Na sua opinião, dos quatro passos do processo de controle, qual é o mais importante?