Modos e meios de implementação

Modos e meios de implantação

I. Criação de uma metodologia baseada no PMBOK.

O PMI (Project Management Institute) coloca à disposição dos interessados a sua obra, PMBOK (Project Management Body of Knowledge), que contempla uma consolidação de boas e melhores práticas. O mesmo descreve processos e ferramentas relacionadas à filosofia de gerenciamento de projetos.

No entanto, como qualquer framework de processos, o PBMOK diz o que deve ser feito, porém não diz como deve ser feito. Este aspecto fica a cargo de uma metodologia que deve ser desenvolvida de acordo com a realidade de cada organização.

Para elaboração de uma metodologia que dê suporte à execução dos processos, coloco as seguintes sugestões:

Mapear todos os processos, a partir do PMBOK, que se aplicarão ao contexto da organização;

Desenhar os fluxogramas de todos os processos e sub-processos identificados;

Definir de forma clara e inequívoca todos os papéis e responsabilidades envolvidos nos processos;

Especificar, para cada processo, as suas entradas, atividades, responsabilidades, ferramentas e saídas;

Criar modelos (“templates”) para todos os documentos que comporão a metodologia;

Documentar de forma inequívoca todas as técnicas e demais procedimentos necessários à execução dos processos;

Estabelecer um repositório (ferramenta) para armazenamento da metodologia;

Estabelecer normas de gerenciamento do conhecimento expresso na metodologia, permitindo, dentre outras coisas, o controle das atualizações sempre que elas ocorrerem;

Definir indicadores que permitam a medição da qualidade dos processos e dos produtos;

Criar um repositório para armazenar o resultado das execuções do processo com a metodologia;

Criar um repositório para armazenamento e pesquisa das melhores práticas e dos melhores produtos produzidos com a metodologia;

Definir ferramentas da Tecnologia da Informação que darão suporte à execução dos processos com a metodologia.

II. Implantação de uma nova cultura

A implantação de uma nova cultura em um ambiente organizacional ocorre, em geral, dentro de um campo de forças, pois como disse Nicolau Maquiavel (1513 D.C): "Nada é mais difícil do que a introdução de uma nova ordem. O inovador tem como inimigos todos aqueles que se saíram bem nas condições antigas, e seus defensores são aqueles que podem se sair bem em novas condições". Para mudar uma organização, é preciso entender essas forças e canalizá-las para que dêem espaço às mudanças, em vez de se oporem a elas.

John Kotter (1997), em seu livro Liderando Mudanças, sugere oito etapas para um processo de mudança bem sucedido, quais sejam:

Criar um sentido de urgência – ajuda as pessoas a perceberem a necessidade de mudança e a importância de agir de imediato.

Trabalho de equipe – criação de um grupo forte orientando a mudança, com capacidade de liderança, definição e manutenção de foco, linhas de ação, credibilidade, capacidade de comunicação, autoridade e boa capacidade analítica.

Desenvolver a visão e a estratégia da mudança – definir direção, apresentar os ganhos da mudança, esclarecer como o futuro será diferente do passado e esclarecer como as mudanças e seus ganhos se tornarão realidade.

Comunicar para melhorar a compreensão – disseminar a visão e a estratégia.

Motivar e capacitar aqueles que querem participar – remover todas as barreiras possíveis para aqueles que querem ajudar a tornar a visão uma realidade e afastar os que estão contra o processo.

Obter pequenas vitórias – produzir alguns sucessos com a maior brevidade possível, ainda que não sejam consolidados, mas que permitam dar credibilidade ao processo da mudança.

Não desistir – ser exigente e mais rápido após os primeiros sucessos. Ser implacável com a instituição da mudança passo a passo, obstáculo a obstáculo, até a visão se tornar uma realidade.

Criar uma nova cultura – Assegurar a aplicação das novas formas de comportamento, e certificar que se conseguiu, até se confundirem com a própria cultura da organização.

As ações estratégicas são fundamentais para o sucesso do processo de Mudança. Eis algumas delas:

Comunicação e Educação – importante para o nivelamento de expectativas, para comunicação clara dos resultados esperados, para esclarecimento do processo. A educação é especialmente importante quando há necessidade de conhecimento técnico especializado, porém não se limita a isso. Presta-se a explicar conceitos, padrões, procedimentos e outros elementos envolvidos.

Participação – visa, sobretudo, envolver as pessoas a participar do processo. Adicionalmente, tem o propósito de coletar impressões, sentimentos, forças favoráveis ou desfavoráveis. Tais informações são úteis para refinar a estratégia.

Negociação – visa estabelecer consenso por meio do diálogo e do estabelecimento de uma relação ganha-ganha entre os envolvidos.

Coerção – implica no uso do poder para solucionar conflitos. Usada principalmente quando é exigida uma